Qualitätssicherung auf Amerikanisch

Dank seines außergewöhnlichen Portfolios an Dienstleistungen ist Data-Mail Inc. Marktführer in der US-amerikanischen Direktmarketingbranche seit 40 Jahren. Grund für den Erfolg ist die nahtlose Verzahnung der angebotenen Services.

Anderthalb Milliarden Sendungen verschickt Data-Mail Inc. jährlich. Der US-amerikanische Komplettdienstleister für Direktmarketing mit Hauptsitz in Newington (Connecticut) zählt große Finanzdienstleister, Versicherungen, Versorgungsunternehmen und Firmen aus dem Gesundheitswesen zu seinen Kunden. Diese arbeiten in ihrer Kundenkommunikation (Mailings, Kampagnen etc.) oft mit variablen Daten. Insgesamt steigt das Volumen an personalisierter Korrespondenz kontinuierlich. Gleichzeitig wird die Struktur der Dokumente komplexer. Damit einher geht das Risiko, Dokumente fehlerhaft oder unvollständig zu erstellen: Wie schnell ist da mal die falsche Adresse oder ein veraltetes Logo gewählt? Wie leicht können nicht autorisierte Daten nach außen gelangen? Im günstigsten Fall sind solche Pannen für das Unternehmen einfach nur „peinlich“. Richtig unangenehm wird es, wenn dadurch gesetzliche Auflagen verletzt werden, beispielsweise zum Datenschutz. Vor allem für Banken, Versicherer und Versorger, die es mit besonders kritischen Informationen zu tun haben, können die Auswirkungen von ungenügender Compliance fatal sein: teure Rechtsstreitigkeiten, Schädigung des Firmenimages, finanzielle Einbußen infolge von Kundenverlust etc.

Gesucht: Leistungsfähiges Tool für Prüfung von komplexen Dokumenten mit variablen Daten

Traditionelle Prüfverfahren sind oft kostspielig, umständlich und fehleranfällig. Die zunehmende Komplexität können die meisten von ihnen nur schwer meistern, denn die Validierung muss nicht nur Basisdaten wie Namen und Adressen erfassen, sondern auch Unterschiede im Layout und in der Positionierung der Daten. Grund genug für Data-Mail, die bestehende Qualitätssicherung auf den Prüfstand zu stellen. Ziel war es, effizienter und flexibler auf Veränderungen in der Produktion von Dokumenten mit besonders komplexen variablen Daten reagieren zu können. Gesucht wurde eine Software, die nicht nur Inhalt und Layout einschließlich Schriftarten (Fonts) und einzelner Wörter vergleicht, sondern auch kontextabhängige Gegenüberstellungen ermöglicht. Das Problem dabei: Herkömmliche Prüftools können nur ein Zeichen mit einem anderen vergleichen. Ändert sich aber beispielsweise der Font innerhalb eines bestimmten Abschnitts oder werden Änderungen bei den variablen Daten durchgeführt, versagen die meisten Lösungen.

DocBridge Delta: Schnell, sicher und detailliert prüfen

Eine Alternative dazu bot DocBridge Delta von Compart, auf die man im Zuge der Evaluierung aufmerksam wurde. Chris Bennett, Chief  Technology Officer (CTO) bei Data-Mail: „DocBridge Delta hinterließ bei der Präsentation einen starken Eindruck, so dass wir beschlossen, diese Software ausgiebig zu testen.“ Mit dem Ergebnis, dass sie nicht nur schneller, sondern auch genauer prüft. Bereits unmittelbar nach dem Start stellten Chris Bennett und seine Mitarbeiter bei rund 80 Prozent der Prüfungen eine deutlich höhere Verarbeitungsgeschwindigkeit fest. Eine von Compart initiierte Optimierung der PDF-Erzeugung bei Data-Mail beschleunigte zusätzlich die Überprüfung. „Compart bietet die Reaktionsfähigkeit und Kundenorientierung eines agilen Mittelständlers und gleichzeitig die hohe Produktqualität eines Weltkonzerns“, erläutert Chris Bennett.

Heute ist DocBridge Delta fest integriert in der IT-Infrastruktur des Dienstleisters. Jedes auszugebende Dokument wird vom System auf Unterschiede zur Originalversion hin überprüft. Bei Korrekturabzügen mit vielen Seiten geht automatisch ein Exemplar an die interne Qualitätskontrolle. Werden Veränderungen festgestellt oder vom Kunden initiiert, generiert das System einen weiteren Korrekturabzug und übergibt ihn an die Compart-Lösung. Sie garantiert, dass nur die gewünschten Änderungen vorgenommen werden.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Teile eines Dokuments lassen sich mittels Markierung vom Vergleich ausschließen. Auf diese Weise beschleunigt sich die Prüfung, da nur die Abschnitte mit den erfolgten Änderungen kontrolliert werden.
• Vergleiche lassen sich kontextbezogen durchführen, so dass Wörter, Sätze etc. auch unabhängig von den verwendeten Fonts geprüft werden können.
• Bereiche, die eine andere Schriftart benutzen, können explizit auf korrekten Textfluss und richtigen Seitenumbruch hin geprüft werden.
• Zeichen und Zeichenabstände lassen sich auf Pixelebene miteinander vergleichen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass ein verwendeter Font, seine Abstände und der Textfluss einwandfrei sind.

Data-Mail setzt Maßstäbe in der Qualitätssicherung

DocBridge Delta hat bei Data-Mail die Produktivität und Qualität in der Dokumentenverarbeitung deutlich verbessert. Heute lassen sich mehr Seiten in derselben Zeit überprüfen als mit den bisherigen Methoden. Zudem sind die Prüfergebnisse deutlich detaillierter. Chris Bennett: „Wir haben die Sicherheit, dass alle zu verschickenden Dokumente absolut korrekt sind. Von unserer hohen Qualität sind unsere Kunden inzwischen derart überzeugt, dass einige von ihnen öffentlich Data-Mail als Qualitätsstandard definieren.“ Auf die Frage von Interessenten und Kunden, worauf dieser basiere, erläutere man die Vorteile und Funktionsweise von DocBridge Delta, so der CTO. „Wir wollen neue Technologien so einsetzen, dass wir mehr Arbeiten in derselben Zeit erledigen können. Die Herausforderung besteht darin, Lösungen zu finden, die innerhalb der Produktion einen klaren Mehrwert bieten. DocBridge Delta ist solch ein Produkt“.