Post vom Polarkreis

Rund 1.000.000 Auszüge aus dem zentralen Strafregister verschickt die schwedische Polizei jährlich. Vergleichbar sind sie mit den in Deutschland üblichen polizeilichen Führungszeugnissen. Auch in Schweden fordern viele Firmen von ihren Mitarbeitern diese Dokumente. Gedruckt werden sie in Kiruna nördlich des Polarkreises. Die für ihre Eisenerzmine berühmte Stadt ist seit jeher Sitz des landesweiten Strafregisters. Alle Dienststellen der Polizei (Department) übermitteln die Daten nach Kiruna, wo sie gespeichert und bei Bedarf als Dokument gedruckt und verschickt werden.

Doch nicht nur Führungszeugnisse werden hier produziert. Zu den Aufgaben des Standorts gehört auch die Auswertung der Radarkameras: Wer in Schweden wegen zu hoher Geschwindigkeit „geblitzt“ wird, erhält seinen Bußgeldbescheid mit Sicherheit aus Kiruna. Rund 100.000 sind es jährlich.

Hinzu kommen Kopien von Polizeiberichten sowie diverse Post der Staatsanwaltschaft, denn inzwischen lässt auch die schwedische Justiz ihre Korrespondenz in der Stadt in Lappland drucken. Heute hat sich die Polismyndigheten (Police Authority) als Output-Management-Dienstleister für verschiedene Behörden etabliert – auch wenn die Polizei nach wie vor der „Hauptauftraggeber“ ist. Rund 3,7 Millionen Sendungen bzw. 17 Millionen Dokumentenseiten verlassen jährlich das Haus. Tendenz steigend.

Noch dominiert Papier

Dabei gibt es staatlicherseits das Bestreben, auch den elektronischen Versand zu forcieren. Knackpunkt wie so oft ist die Datensicherheit, die in Schweden einen hohen Stellenwert besitzt. Mehrere Behörden und Ministerien haben verschiedene Kampagnen diesbezüglich gestartet. Auch die schwedische Polizei tut inzwischen einiges, um in der Zukunft auch digitale Postfächer zu nutzen bzw. zu unterstützen.

Noch aber gibt Papier im Output-Management von Kiruna den Ton an. Eine zentrale technologische Komponente ist die Lösung DocBridge Pilot, die alle zur Produktion anstehenden Dokumente aus den verschiedenen Fachapplikationen erhält und diese entsprechend den Eingangsformaten “homogenisiert”. Darin eingeschlossen sind diverse Plausibilitätsprüfungen. Anschließend erzeugt DocBridge Pilot mit Barcodes versehene Druckjobs, die nach Sendungsart/-größe sowie Postleitzahlen getrennt sind.

In Zukunft will man zudem die Verarbeitung von Antworten und Rückläufern vereinfachen, indem man einen weiteren maschinenlesbaren Code auf das entsprechende Dokument aufbringt. Für die von Compart entwickelte Software entschied man sich hauptsächlich aus zwei Gründen: Zum einen besitzt DocBridge Pilot die Fähigkeit zur Vorsortierung von Briefsendungen nach den Regeln verschiedener Postdienstleister.

Automatisierte Vorsortierung ist bares Geld wert

Diese IT-gestützte Konsolidierung von Massensendungen ist bares Geld wert; nicht nur, weil sich dadurch Portorabatte, die einem für die Vorsortierung vom Postdienstleister gewährt werden, besser ausschöpfen lassen. Vielmehr ergeben sich durch die Zusammenfassung von verschiedenen Schriftstücken zu einer einzigen Sendung weitere Einsparpotenziale, von denen die Behörde künftig profitieren wird.

In Kiruna schätzt man diese Möglichkeit von DocBridge Pilot, denn in der Vergangenheit bekam man unzählige Batchfiles, die weder nach Versandart und Empfänger noch nach ZIP-Code sortiert waren. Mögliche Rabatte gingen einem durch die Lappen. Für die Zukunft erwartet Polismyndigheten deshalb deutlich niedrigere Kosten.

Zum anderen schätzen die Kollegen in Kiruna den professionellen Umgang der Compart-Software mit verschiedenen Dokumentenformaten, insbesondere mit PDF. Dieses spielt im Output-Management von Kiruna eine wichtige Rolle, denn die Daten werden künftig aus den Fachanwendungen als PDF mit Indexdateien angeliefert. Bewusst hatte man sich für dieses Format entschieden, denn der Umgang mit PDF-Dateien fällt den Mitarbeitern leichter als mit anderen Formaten. Ohnehin hatten etliche Fachanwendungen seit jeher einen PDF-Generator im Einsatz und druckten dezentral ihre Dokumente auch in der Vergangenheit bereits in diesem Format. Daher lag es nahe, PDF als Standardformat zu etablieren.

Wo das nicht der Fall war, wurden in einer Übergangsphase mittels einer separaten Anwendung die Rohdaten aus den Fachapplikationen in AFP-Dateien konvertiert – ein mitunter mühseliges Verfahren, denn der Workflow für die Übernahme der Rohdaten musste für jede einzelne Anwendung manuell programmiert werden. Später wurde dann im Zuge der Restrukturierung sukzessive PDF für alle Standorte festgelegt.

Es fehlt eine zentrale Output-Instanz

DocBridge Pilot nimmt die PDF-Dateien entgegen, bereitet sie entsprechend auf und wandelt sie in AFP um, dem für den Massendruck gebräuchlichen Format. Die Compart-Software ordnet darüber hinaus die Sendungen den entsprechenden Portoklassen zu. Schriftstücke ohne Postleitzahl werden automatisch ausgesondert. Die für den Versand bestimmten Dokumente gehen dann mittels des Ricoh Process Director (RPD), einer Steuerungssoftware für Druck und Korrespondenzerstellung, in die Produktion, wo sie auch kuvertiert, frankiert und schließlich vom Postdienstleister abgeholt werden.

Die Ricoh-Lösung ist in Verbindung mit DocBridge Pilot zudem in der Lage, hochvolumige Jobs zu splitten und entsprechend den Kapazitäten auf verschiedene Maschinen zu verteilen. Hintergrund ist, dass in Kiruna regelmäßig extrem große AFP-Dateien anfallen, die in der Regel nicht auf einem einzigen Drucker verarbeitet werden können. Die Aufteilung einer einzigen AFP-Datei in mehrere kleine ist daher ein wichtiges Feature für das Output-Management von Polismyndigheten.

Es existieren folgende Kategorien (Versandarten):

• A-Post (klassischer Brief: Auslieferung am nächsten Tag)
• B-Post (klassischer Brief: Aussendung innerhalb von fünf Tagen)
• Korrespondenz der Justiz/Staatsanwaltschaft („Aklagaren“)
• Zoll (Tullen)
• geschützte Personen/anonyme Sendungen (Skyddad)
• Einschreiben (Rek)
• Ausland (Utland)

Um die Klassifizierung wurden ausgiebige Diskussionen geführt, ebenso um Fragen wie:

• In welchen Formaten liegen die Rohdaten der Fachapplikationen überhaupt vor?
• In welchem Format sollen die Dokumente an das Output-Management-System (OMS) übergeben werden?
• Welche Versandkategorien sind notwendig?

Die Diskussion erfolgte immer auch in enger Abstimmung mit den Fachbereichen.

An DocBridge Pilot schätzt man außer der automatisierten Vorsortierung die Möglichkeit, die Druckjobs im Sinne einer optimalen Kapazitätsauslastung zu steuern. Zudem profitiert man von einer höheren Transparenz, da man einen Überblick über die gesamte Dokumentenverarbeitung bekommt: Welche Jobs stehen insgesamt in der Behörde an? Wo gibt es Engpässe? Wurden alle Jobs korrekt verarbeitet? In der Vergangenheit besaß man diese Kontrolle nicht, denn jede Dienststelle druckte und versendete ihre Korrespondenz selbst. Was fehlte, war eine zentrale Output-Instanz mit der notwendigen Kontrolle über alle ausgehenden Dokumente.

Bisher gab es einen weiteren Nachteil: Gedruckt wurde zwar lokal in den einzelnen Dienststellen, aber für Änderungen an den dokumentengenerierenden Systemen war einzig und allein das IT-Department in Kiruna zuständig. Eine Mammutaufgabe, denn die Kollegen dort stießen regelmäßig an ihre Grenzen: Jeder noch so kleinste Release-Wechsel bedeutete einen personellen Kraftakt.

Heute dagegen liegen alle Modifikationen der Fachanwendungen im Verantwortungsbereich der einzelnen Dienststellen. Das heißt: Sie müssen prüfen, ob die zu versendenden Dokumente formal und fachlich korrekt sind sowie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen (Compliance). Kiruna ist dann nur für die Produktion und den Versand zuständig.

Angesichts der Vorteile, die eine Zentralisierung des Output-Managements mit sich bringt, plant Polismyndigheten bereits die nächsten Schritte. Demnächst sollen auch die Dokumente zentral gedruckt und verschickt werden, die immer noch lokal produziert werden. Das betrifft vor allem Korrespondenz aus dem Office-Bereich Gleichzeitig will man sich stärker engagieren beim Ausbau der digitalen Kanäle als Alternative zum klassischen (Papier-)Postweg.