Portooptimierung

Durch die konsequente Vorsortierung und Selbstanlieferung beim zuständigen Briefzentrum können Unternehmen deutliche Portorabatte nutzen.

Mit der DocBridge® Production Suite lassen sich Briefsendungen bereits in der Produktionsphase nach vordefinierten Kriterien wie Postleitzahl, Portoklasse oder Zielregion gruppieren. Die Lösung steuert auch die Produktionsreihenfolge – etwa, indem zunächst alle Standardbriefe einer bestimmten Portoklasse gedruckt und kuvertiert werden, bevor die nächste Kategorie bearbeitet wird.

Automatisieren Sie den gesamten Frankierprozess und profitieren Sie von den höchsten Portorabatten der Deutschen Post. Die DocBridge® Production Suite unterstützt Sie bei der Umsetzung der dazugehörigen Abläufe.

Schritt 1: Das Output-Management-System (OMS) übermittelt alle versandrelevanten Daten – wie die elektronische Ankündigung, Anzahl, Gewicht und Zielregion der Sendungen – über eine Standardschnittstelle an den Versanddienstleister z. B. die Deutsche Post via Mailoptimizer.

Schritt 2: Dieser berechnet das optimale Porto, erstellt die Frankier-ID und übermittelt diese zusammen mit der Entgeltabrechnungen zurück an das OMS.

Schritt 3: Das OMS bringt die Frankier-ID als DataMatrix-Code direkt beim Dokumentendruck im Kuvertfenster auf. Dieser Code enthält alle wichtigen Versandinformationen, etwa Sendungsnummer und Zusatzleistungen wie Einschreiben. Die Sendungen sind damit nach dem Kuvertieren sofort versandfertig.

Binden Sie mehrere Post- und Versanddienstleister parallel ein. Die Lösung wählt automatisch den jeweils günstigsten oder verfügbaren Anbieter anhand vordefinierter Kriterien wie Preis, Zielregion oder Sendungsart aus. So sichern Sie sich die bestmögliche Preis-Leistungs-Kombination, schöpfen Portorabatte optimal aus, reagieren flexibel auf Marktänderungen und minimieren Versandrisiken bei Ausfällen.

Extrahieren Sie Sendungsadressen aus beliebigen Datenströmen und prüfen Sie diese vor der Produktion auf Vollständigkeit und formale Korrektheit.

Die DocBridge® Production Suite erkennt fehlerhafte oder unvollständige Datensätze, noch bevor sie in den Versandprozess übergehen. Die betroffenen Sendungen werden aussortiert und, wenn möglich, ergänzt. So minimieren Sie Rückläufer und senken Porto- und Prozesskosten nachhaltig.

Integrieren Sie individuelle Kundenbriefe nahtlos in Ihre bestehenden Output-Management-Prozesse. Mitarbeitende im Büro oder Außendienst können ihre Ad-hoc-Korrespondenz wie gewohnt in vertrauter Software – etwa Microsoft Office – erstellen.

Die DocBridge® Production Suite übergibt diese anschließend automatisiert an die zentrale Prozesskette. Dank zahlreicher Schnittstellen lässt sich nahezu jede datenliefernde Anwendung einbinden. So profitieren Sie von einem durchgängigen, standardisierten Produktionsablauf. Gleichzeitig senken Sie Kosten durch den Wegfall dezentraler Druck- und Versandprozesse und nutzen dabei maximale Portorabatte.

Flexible, moderne Kommunikation bedeutet, Kunden die Freiheit zu geben, ihren bevorzugten Kanal selbst auszuwählen.

Die DocBridge® Production Suite ermöglicht es, Sendungen kanalunabhängig zu erzeugen und je nach Empfängervorgabe auch über Kundenportale, E-Mail oder sichere elektronische Zustelldienste (z. B. IncaMail oder E-POST-Business) zu versenden. Die Nutzung digitaler Kanäle senkt nicht nur die Versand- und Prozesskosten erheblich, sondern sorgt auch für eine sofortige Zustellung und eine nachvollziehbare Kommunikation.