krz Lemgo entwickelt App zur Behördenkommunikation
Um bei der Bearbeitung verwaltungsinterner Vorgänge Papier zu sparen, entwickelt das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) aktuell eine "Unterlagen-App". Mit dieser soll es dem Bürger möglich sein, von der Behörde benötigte Akten auf digitalem Wege mit Computer, Smartphone oder Tablet einzureichen. So soll neben weniger Papierverbrauch zudem erreicht werden, dass der Aufwand des Dokumentenscannens innerhalb der Verwaltung reduziert werden kann.
QR-Code als Einstieg
Der Prozess, wie das digitale Einreichen der Unterlagen ablaufen soll, ist vom krz schon definiert: Zunächst benötigt der Bürger die vom krz entwickelte App, welche auf bekanntem Wege aus den Stores von Google und Apple heruntergeladen werden. Für die Behördenkommunikation an sich erhält der Bürger ein Hinweisschreiben, welches einen QR-Code mit sämtlichen notwendigen Steuerungsdaten für die technischen Hintergrundprozesse enthält. Nach Scan des QR-Codes können die von der Verwaltung benötigten Dokumente orts- und zeitunabhängig entweder direkt aus der App heraus fotografiert werden oder alternativ aus der Galerie hochgeladen werden.
Nach Abschicken der Daten gelangt das Dokument über eine technische Verarbeitungskette in die E-Akte des Verwaltungsbereiches und der Bürger erhält eine Benachrichtigung, dass das Dokument erfolgreich eingereicht wurde. Darüber hinaus ist es möglich, den bisherigen Kommunikationsverlauf mit der Behörde einzusehen. Perspektivisch strebt das krz an, eine mehrsprachige App zu gestalten sowie Hilfe- und Erklärtexte in der App zu platzieren, um den Anwender bestmöglich bei der intuitiven Bedienung der Anwendung zu unterstützen.
Agiler Ansatz
Bei der Entwicklung der Unterlagen-App verfolgt das krz einen agilen Ansatz, um möglichst flexibel auf Kundenanforderungen und -wünsche sowie nötige Anpassungen eingehen und diese final erfolgreich implementieren zu können. Die Entwicklung der App beruht auf der Idee einer Kommune im Verbandsgebiet des Rechenzentrums. Diese Kommune begleitet die App-Entwicklung aktiv und wird sie auch als Pilotkunde einsetzen. Das krz möchte die Idee mittelfristig auf einen verwaltungsübergreifenden Ansatz erweitern.
(Quelle: Behördenspiegel, 24. April 2019)
