Die Diskussion um Sinn und Nutzen des digitalen Postverkehrs dauert an. Kritiker bemängeln die teils aufwändigen Verfahren zur Authentifizierung. So muss sich in Deutschland der Nutzer persönlich beispielsweise in einer Postfiliale mit seinem Ausweis legitimieren, bevor er sein virtuelles Konto eröffnen kann. Mag sein, dass dies ein Grund für die immer noch geringe Akzeptanz von E-Postbrief, De-Mail & Co. ist. Doch es geht auch anders: In Dänemark genügt die Sozialversicherungsnummer, um das Postportal eBoks zu nutzen. Letztlich ist das Argument der umständlichen Legitimierung vorgeschoben und geht am Kern der Sache vorbei.

Fakt ist: Cyberkriminalität, Spams und Phishing-Attacken verunsichern die Verbraucher, die nach einer sicheren Alternative zur herkömmlichen E-Mail suchen. Mehr noch als im Privatbereich sind für Unternehmen und Behörden Verbindlichkeit und Vertraulichkeit in der Geschäftskommunikation unverzichtbar. Doch wie sieht es in der Praxis aus? Laut dem "Global Deliverability Benchmark Report" von 2011 liegt die Zustellrate von E-Mails weltweit bei 76 Prozent. Insgesamt ist die sogenannte Inbox Placement Rate (IPR) im vergangenen Jahr um durchschnittlich sechs Prozent gesunken. Insbesondere in Nordamerika war im 2. Halbjahr 2011 ein starker Negativtrend zu beobachten. So fiel die IPR dort von 86 Prozent im ersten Halbjahr auf 79 Prozent in der zweiten Jahreshälfte 2011. Einzig in Mittel- und Südamerika war eine Verbesserung der Zustellraten zu verzeichnen – allerdings liegt der Durchschnitt dort immer noch bei nur 72 Prozent. In Asien gar werden noch weniger E-Mails zugestellt.

E-Mail kann angesichts dieser Zahlen wohl kaum ein Kanal für den rechtssicheren digitalen Postversand sein – auch wenn es durchaus gute technologische Ansätze dafür gibt. Doch mal ehrlich: Wer will seinen gesamten Dokumentenverkehr über ein- und dasselbe Konto laufen lassen? Viel zu groß ist die Gefahr, dass in der Masse etwas "untergeht" oder versehentlich gelöscht wird. Bei besonders wichtigen Dokumenten – Policen, Kündigungen, Verträge, um nur einige zu nennen – hätte das fatale Folgen. Eine Kündigungsfrist zu übersehen kann da schon mal leicht ins Geld gehen. Das Problem besteht also darin: Wie trennt man Wichtiges von Unwichtigem? Ausgefeilte Ablagesysteme und Policies mögen das Problem lindern – lösen tun sie es nicht. Viel besser wäre es doch, von Beginn an scharf zu trennen und entsprechend der Dokumentenrelevanz separate Ausgabekanäle zu nutzen. Schließlich verschickt man auf herkömmlichem Weg auch nicht alles per Einschreiben. Mehr noch: Warum nicht gleich ein virtuelles Postportal schaffen, auf dem sich alle wichtigen Dokumente nicht nur abrufen und versenden lassen, sondern auch bearbeiten sowie rechtssicher und langfristig archivieren?

Gerade in diesem Konzept besteht der Erfolg solcher Postportale wie eBoks (Dänemark), My eCitizen (Singapur) oder Agosp (Australien). Die Betreiber garantieren, dass die elektronischen Postfächer der Nutzer dauerhaft sicher sind. Das Portal wird zum "digitalen Tresor", der mit personalisiertem PIN geöffnet wird. Die Nutzer, Bürger wie Unternehmen, haben die hundertprozentige Sicherheit, dass ihre Dokumente auch noch in 20 Jahren in vollem Umfang zur Verfügung stehen; vom Abiturzeugnis bis zur Versicherungspolice, vom Lieferantenvertrag bis zur Rechnung. Kein versehentliches Löschen wie bei E-Mails, keine Unkenntlichkeit infolge von Software-Updates, kein "Dokumentendschungel".

Elektronische Postportale sind sicher

Ein Ansatz, der auch bei METAPOSTA, einem von der baskischen Regionalregierung initiierten und etablierten Portal für den Empfang, die Bearbeitung und die Verwaltung von elektronischer Post jeglicher Art eine Rolle spielt. METAPOSTA richtet sich an Bürger und Unternehmen gleichermaßen. Unter www.metaposta.com können sie ein virtuelles Konto eröffnen, um Dokumente hochzuladen, zu bearbeiten, zu signieren, zu versenden und rechtssicher zu archivieren. Die Anmeldung und Nutzung des virtuellen Postfachs ist gratis, lediglich für den Versand fallen wie beim klassischen Postweg Kosten an. Der Empfänger dagegen bezahlt nichts. Auf die Dokumente kann sowohl mobil als auch per PC zugegriffen werden. Das Portal, an dem unter anderem Compart als Spezialist für die Optimierung von Datenströmen technologisch beteiligt ist, soll künftig das klassische Postfach ersetzen, so die Intention des Projektes, das Teil der "Agenda Digital de Euskadi 2015" ist. Seit seiner Einführung im Februar 2011 wurden rund 800.000 Dokumente über das Portal verschickt. Derzeit zählt METAPOSTA rund 17.000 Nutzer, Tendenz steigend.

Ein digitales Postportal wie METAPOSTA hätte wohl kaum Erfolg, wäre es nicht zuverlässig und sicher. Das Argument der Kritiker und Zweifler, E-Post würde dem Datenschutz nicht vollauf gerecht werden, erscheint daher immer weniger plausibel. Vollständige Sicherheit gibt es ohnehin nicht. Aber das ist eine grundlegende, eine philosophische Frage für die gesamte IT-Branche. Wie weit sind wir bereit, eine gewisses "Restrisiko" einzugehen? Fakt ist: Die Anbieter von E-Post-Lösungen, welcher Art auch immer, haben sehr viel in komplexe Sicherheitsinfrastrukturen investiert, die sich nicht nur hinsichtlich technischer Sicherheit auszeichnen, sondern auch in Sachen Organisation und Prozesse. Fahrlässigkeit könnten sie sich wohl kaum leisten. In Deutschland beispielsweise hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik dem E-Postbrief bescheinigt, dass er die Sicherheitsanforderungen der internationalen ISO-Norm erfüllt und die Überprüfung der technischen Aspekte nach dem IT-Grundschutz bestanden hat. Das Zertifikat ISO 27001 gilt für den Kern, das heißt für die komplette Portalanwendung des E-Postbriefs. Alle Anwendungen, die ein registrierter Benutzer am Bildschirm durchführen kann, sind als sicher testiert. Anders bei herkömmlichen E-Mails: Hier ist der Vorwurf des ungenügenden Datenschutzes durchaus berechtigt. Der Versand eines vertraulichen Dokuments auf diesem Weg ist wie Autofahren ohne Gurt: bequem und gefährlich.

In anderen Ländern ist es ähnlich, das Grundprinzip stets dasselbe: Jeder Brief wird automatisch verschlüsselt mit moderner Technologie, so dass der Schriftverkehr von Dritten nicht eingesehen werden kann. Auch die Dokumente, die im elektronischen Briefkasten abgelegt werden, sind verschlüsselt. Die "berühmte Millisekunde" im Rechenzentrum, in der ein Dokument umformatiert wird, reicht für einen Hackerangriff wohl kaum aus.

Elektronischer Stempel: Wissen, wann der digitale Brief geöffnet wurde

Fakt ist: Immer mehr wird digitalisiert, ein Leben ohne "elektronische Identitäten" ist nicht mehr vorstellbar. Das Volumen an physischen Dokumenten geht weltweit zurück. Aktuelle Erhebungen der Universal Postal Union (UPU) sprechen von durchschnittlich sieben Prozent, in Nordamerika liegt der Rückgang sogar im zweistelligen Bereich. In zehn Jahren wird es wahrscheinlich nur noch die Hälfte aller Dokumente als Papier geben. Vor diesem Hintergrund wird die Bedeutung von digitalen Portalen im Postversand steigen – zumal sich mit ihnen auch andere Dienstleistungen wie die Weiterleitung von Dokumenten umsetzen lassen. Immer vertraulich, verbindlich und verlässlich. E-Mail-Programme bieten diese Sicherheit und Zuverlässigkeit nicht. Zudem lässt sich beim Portal relativ einfach dokumentieren und rückverfolgen, ob und wann ein Dokument in Empfang genommen wurde, ähnlich wie beim Einschreiben. Öffnet der Empfänger den digitalen Brief, wird der Absender automatisch benachrichtigt und der gesamte Vorgang im System dokumentiert. Er erhält einen "elektronischen Stempel" sozusagen. So lässt sich später jederzeit die Zustellung problemlos nachweisen. Was beim physischen Postversand längst gang und gäbe ist, ist auch digital möglich.

Um es klar zu sagen: E-Brief wird E-Mail nicht verdrängen, vielmehr wird es eine "friedliche Koexistenz" geben. Dokumente mit hoher Rechtsfolge gehen über validierte Kanäle wie den elektronischen Brief raus, während E-Mail dem Rest vorbehalten bleibt. Letztlich profitieren alle davon: Die elektronische Kommunikation im Business wird vertraulicher, verbindlicher und verlässlicher. Andererseits wird der Nutzer entlastet bei der Gewichtung seines digitalen Postverkehrs: Die automatische Trennung von Wichtigem und Unwichtigem in der Kommunikation erlaubt es ihm, sich besser auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren.

E-Delivery im Output-Management: Compart integriert beide Welten

Compart, ein international agierender Anbieter von Multi Channel Document Management Lösungen, besitzt eine ausgewiesene Expertise in der Postbranche sowie bei der Umsetzung von e-Delivery-Projekten – nicht nur im deutschsprachigen Raum in Kooperation mit der Deutschen Post und Swiss Post, sondern auch weltweit. Der Spezialist für die Optimierung von Datenströmen ist unter anderem an Projekten in Spanien, Italien, Russland, Australien und der Türkei beteiligt. Jüngstes "Kind" ist METAPOSTA, ein von der baskischen Regionalregierung initiierten und etablierten Portal für den Empfang, die Bearbeitung und die rechtssichere Archivierung von elektronischer Post jeglicher Art.

Ansatzpunkt von Compart ist es, die bestehenden OM-Systeme eines Unternehmens derart zu erweitern, dass die gesamte Erzeugung, Bearbeitung und Ausgabe von Dokumenten zentral gesteuert werden. Dabei kommt dem rechtssicheren elektronischen Versand eine besondere Bedeutung zu. Compart versetzt Firmen jeder Größe und Branche in die Lage, beliebigen Output über jeden Kanal im gewünschten Format auszugeben und zu archivieren. Wer beispielsweise Versicherungspolicen oder Rechnungen nicht mehr als Papier, sondern als E-Post versenden will, kann seine Poststelle problemlos um diesen neuen Versandweg erweitern. In Deutschland hat Compart als eines der ersten Unternehmen überhaupt eine Schnittstelle zum E-Postbrief-System der Deutschen Post entwickelt. Seit Herbst 2010 ist das E-Postbrief-Modul auf dem Markt. Damit sind Firmen in der Lage, ihre Dokumente jeden Formats an das E-Postbrief-System zu übergeben. Das Modul kann sehr leicht in die bestehende OM-Struktur eines Unternehmens integriert werden. Ähnliche Schnittstellen entwickelt Compart weltweit auch für andere Elektronikbrief-Systeme.