Was tun, wenn die gesetzlichen Anforderungen und die Personalisierung in der Kundenkommunikation zunehmen? Gut beraten, wer über eine IT-gestützte, automatisierte Dokumentenprüfung verfügt. Hier finden Sie dich wichtigsten Aspekte, auf die es bei der Analyse von Dokumenten ankommt.
Automatisierte Dokumentenprüfung: Hohe Sicherheit bei geringem Aufwand
Was tun, wenn man Hunderte verschiedener Dokumente zuverlässig gegen eine bestimmte Vorlage testen muss, die zu prüfenden Dateien in Länge und Struktur aber nicht identisch sind? Herkömmliche Tools ermöglichen einen automatisierten Dokumentenvergleich nur dann, wenn Referenzdokument und Kandidatdokument exakt dieselbe Anzahl an Seiten haben.
Besser, weil flexibler sind 1:n-Vergleiche. Das Prinzip: Eine Ausgabedatei von beliebiger Länge und mit unterschiedlichen Seitentypen wird mit einem vorgegebenen Template Seite für Seite verglichen. Der Vorteil dieser „one-to-many“-Methode: Vorlage (Referenzdokument) und Prüfdatei (Kandidatdokument) müssen hinsichtlich Umfang und Typ der Seiten nicht identisch sein. Somit lässt sich ein zu prüfendes Dokument mit Hunderten von Einzelseiten gegen ein Template von nur wenigen Seiten mit absoluter Sicherheit und Genauigkeit prüfen.
Wichtig: Es genügt nicht, Dokumente nur auf visueller Ebene miteinander zu vergleichen. Denn die Analyse auf Pixelebene bringt wenig, wenn von 1.000 gefundenen Abweichungen tatsächlich nur fünf relevant sind. Vielmehr geht es auch um den Objekt- und Textvergleich, das heißt, der Vergleich muss auf Bit-Ebene erfolgen, denn etliche Abweichungen lassen sich mit bloßem Auge nicht erkennen.
Daher: Gefragt sind Lösungen, die eine größtmögliche Toleranz bei der Prüfung erlauben, ohne die absolute Korrektheit in Inhalt, Corporate Identity (Fonts, Layout etc.) und Compliance (gesetzliche Auflagen) zu vernachlässigen (Fuzzy-Methodik).
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Dokumente müssen verschiedene Regeln einhalten, gesetzliche wie branchen- und firmenbezogene. Unterstützung bieten hochleistungsfähige Softwarelösungen, mit denen sich Dokumente jedes Typs und Formats gegen hinterlegte Regelwerke automatisiert und zuverlässig prüfen lassen. Das können formale Kriterien wie die Einhaltung des Corporate Designs (Wording, Layout etc.) oder die Korrektheit der Adressen als auch die Erfüllung gesetzlicher Regularien (Archivierung/Nachweisbarkeit, Reporting, Datenschutz etc.) sein.
Die Praxis zeigt: Wer jährlich Sendungen in sechs- oder siebenstelliger Höhe versendet, ist permanent mit Überprüfung der Empfängeradressen beschäftigt. Ein aufwändiger Spaß und ein teurer zudem. Denn trotz verschiedener Dienste zur Adressqualifizierung, die Postdienstleister anbieten (z. B. Premiumadress der DPAG): Es bleibt ein hohes Risiko an Rückläufern.
Qualifiziertes Adressmanagement ist keine Sache, die man nebenher macht. Ohne professionelle Unterstützung durch IT-Lösungen für die automatisierte und zuverlässige Anschriftenvalidierung geht hier nichts. Die Herausforderung: aus jedem beliebigen Datenstrom die Adresse zu extrahieren, auf Vollständigkeit und Korrektheit zu prüfen und die betreffende Sendung gegebenenfalls auszusteuern - BEVOR die Post an den Dienstleister übergeben wird.
Die Flexibilität der Prozesssteuerung innerhalb der DocBridge Suite erlaubt es Ihnen an jedem beliebigen Punkt der Dokumetenverarbeitung die Adressqualifizierungsdienste Ihres bevorzugten Adressmanagement-Dienstleister einzubinden.
1. Technologie
Die Lösungen der DocBridge-Reihe bieten ausgefeilte Funktionen für eine leistungsstarke und zuverlässige Adressqualifizierung. Sie sind für einen hohen Durchsatz ausgelegt und bieten über die Anschriftenqualifizierung hinaus weitergehende Features, die für ein mehrkanalfähiges Output-Management wichtig sind, u.a. Trennen, Mischen, Konvertieren und Zusammenführen von Dokumenten unterschiedlichen Formats und Typs zu portooptimierten Sendungen, Anbindung von digitalen Versandkanälen, Einbetten von Zusatzinformationen für Kuvertierung etc.
2. Know-how
Compart besitzt eine ausgewiesene Expertise zu allen in der Dokumentenverarbeitung gängigen Formaten. Das versetzt den Spezialisten in die Lage, aus jedem Datenstrom mittels einer ausgeklügelten Logik die Adresse herauszufiltern, zu „zerlegen“ und auf ihre Plausibilität hin zu überprüfen (Address-Parsing). Diese sichere und hochwertige Erkennung von Adressen, unabhängig davon, wie sie gesetzt sind, ist ein Alleinstellungsmerkmal der DocBridge-Lösungen.
3. Partnerschaft
Compart kooperiert mit auf Adressqualifizierung spezialisierten Anbietern und lässt state-of-the-art-Technologien dieses Bereiches kontinuierlich in das eigene Lösungsportfolio einfließen. Darüber hinaus ist Compart Partner von Postdienstleistern weltweit und unterstützt verschiedene Dienste zur Adressqualifizierung (u.a. Premium-Adressen der Deutschen Post AG).
Durchschnittlich 20% beträgt in einem Unternehmen der Anteil an Sendungen, die nicht zugestellt werden können. Der Grund: falsche oder veraltete Anschriften. Warum nicht auf ein qualifiziertes Adressmanagement setzen?
Compart - Ihr Spezialist für qualifiziertes Adressmanagement
Detaillierte Informationen über die Struktur einer Druckdatei sind das A und O für eine hohe Qualität im Produktionsdruck. Dabei geht es um Fragen wie:
Unternehmen, die komplexe Dokumente in großer Stückzahl und in vielen unterschiedlichen Formaten (AFP, PDF, PCL, Metacode, PostScript etc.) drucken, haben oft nicht genügend Ressourcen, die Dateien umfassend zu analysieren. Umso wichtiger sind Softwaretools, die alle für den Hochgeschwindigkeitsdruck wichtigen Daten automatisch ermitteln. Dazu gehören u.a.
Der Vorteil? Anhand dieser Ergebnisse lassen sich die Druckkosten noch genauer schätzen. Mehr noch: Softwaretools bieten die Möglichkeit, für die CMYK-Analyse frei definierbare Maximalwerte zu hinterlegen. Auf dieser Grundlage lässt sich dann besser beurteilen, ob ein Druckjob überhaupt wirtschaftlich ist. Kurz: Sie bekommen ein verlässliches Kalkulationsinstrument in die Hand und vereinfachen ihre Dokumentenprüfung.
Compart biete mit DocBridge® Delta ein Analysetool für Massendruck.
Selbst kleinste Änderungen in der Erstellung und Formatierung von Dokumenten beeinflussen deren Layout und Inhalt. Ob ein neuer Font, zusätzliche Seiten oder ein neues Release der dokumentenerzeugenden Software – wer weiß schon immer genau, wie sich die Modifikationen auf die Qualität der Dokumente auswirken? Vor allem: Ist jede Änderung auch wirklich relevant für die Produktion? Ein neues Logo oder eine neue Schriftgröße muss nicht zwangsläufig inhaltliche Konsequenzen haben. Doch um genau die geht es. Das Problem: Herkömmliche Prüfprogramme bieten nur den visuellen Vergleich. Doch die Analyse auf Pixelebene bringt wenig, wenn von 1.000 gefundenen Abweichungen tatsächlich nur fünf relevant sind.
Fakt ist: Die automatisierte und zuverlässige Qualitätsprüfung ist in der hochvolumigen Dokumentenverarbeitung essenziell – schließlich sind Softwareupdates und –erweiterungen in Unternehmen gang und gäbe. Wohl kaum ein Unternehmen hat die Ressourcen, bei jeder Modifikation die neuen Dokumente (Kandidatdokument) manuell gegen die Vorlagen (Referenzdokument) zuverlässig zu prüfen. Schon gar nicht bei Zig Tausenden unterschiedlichen Dokumenttypen! Besser, weil sicherer und schneller, sind automatisierte Regressionstests. Sie prüfen alle Änderungen und Upgrades gegen die bestehenden Anwendungen (Legacy), ohne dass der Mitarbeiter eingreifen muss.
In diesem Webinar erfahren Sie, wie DocBridge® Delta 4.0 den automatisierten Dokumentvergleich auf ein neues Niveau hebt:
Partner
Spezialisten für automatisierten Dokumentenvergleich, Adressqualifizierung, Dokumentenanalyse und diverse Testverfahren (Regressions-, Iterations- und regelbasierte Tests)
Technologie
Zukunftsfähige und skalierbare IT-Lösungen optimieren vorhandene Prozesse der Dokumentenprüfung und schaffen die Grundlage für eine hundertprozentige Qualitätssicherung.
Know-how
Umfassende Expertise zu Datenströmen jedes Typs einschließlich Analyse, Modifizierung, Klassifizierung, Konvertierung, Splitten/Mischen und Bündeln für ein modernes Output-Management
Strategie
Die Personalisierung in der Kundenkommunikation und komplexe gesetzliche Auflagen erfordern eine zuverlässige Qualitätssicherung sowie hochleistungsfähige Technologien
Seit 2012 arbeitet arvato mit der Prüfsoftsoftware DocBridge® Delta – und ist damit in der Lage, Dokumente sowohl visuell als auch auf Textebene miteinander zu vergleichen. Selbst kleinste Unterschiede deckt die Lösung auf, auch bei komplexen und umfangreichen Schriftstücken. Dank des hohen Automatisierungsgrades ist die Dokumentenprüfung bei arvato inzwischen nicht nur sicherer, sondern auch effizienter: Die Mitarbeiter können sich besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
„Die Dokumentenprüfung ist heute nicht nur sicherer, sondern auch effizienter; schließlich können sich die Mitarbeiter dank der Automatisierung besser auf das Kerngeschäft konzentrieren."
Bei der Suche nach einem leistungsfähigen Tool für die Prüfung von komplexen Dokumenten mit variablen Daten entschied sich Data-Mail Inc. für DocBridge Delta. Bereits unmittelbar nach der Einführung stellten die Mitarbeiter bei rund 80 Prozent der Prüfungen eine deutlich höhere Verarbeitungsgeschwindigkeit.
„Wir haben die Sicherheit, dass alle zu verschickenden Dokumente absolut korrekt sind. Von unserer hohen Qualität sind unsere Kunden inzwischen derart überzeugt, dass einige von ihnen öffentlich Data-Mail als Qualitätsstandard definieren."
Die zunehmende Variantenvielfalt bei personalisierten Direktmailing-Kampagnen in hoher Stückzahl zwang Naehas dazu, nach einer Alternative zur bisherigen manuellen Prüfung der Dokumente zu suchen. Mit DocBridge® Delta gelang es dem US-amerikanischen Unternehmen, ein effizientes, weil automatisiertes, digitales Prüfverfahren zu etablieren, das sich zudem nahtlos in die bestehende Dokumentenverarbeitung integrieren ließ.
„Delta ist das einzige Werkzeug seiner Art, das nicht nur leistungsfähig und äußerst zuverlässig ist, sondern auch bestens zu unserem Portfolio passt. Für unsere Kunden wird die Dokumentenprüfung dadurch wesentlich effizienter"
Compart automatisiert Ihre Dokumentenprüfung und sorgt für hundertprozentige Regelkonformität (Compliance)
Eine produktivitätssteigernde Prüfsoftware, die elektronische Dokumente analysiert, miteinander vergleicht und gegen hinterlegte Kriterien auf Regelkonformität prüft. Die Prüfergebnisse inklusive Abweichungen lassen sich sowohl visuell als auch in Form von detaillierten Berichten darstellen. Ausgelegt auf einen hohen Nutzungsgrad und optimiert für Anforderungen von Entwicklungsteams und Fachanwender.
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Was tun, wenn die gesetzlichen Compliance-Anforderungen in der Dokumentenverarbeitung zunehmen, für die Prüfung aber keine Ressourcen bereit stehen?
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