Automatisierte Dokumentenprüfung

Dokumente müssen verschiedene Regeln einhalten, gesetzliche wie branchen- und firmenbezogene. Unterstützung bieten hochleistungsfähige Software­lösungen, mit denen sich Dokumente jedes Typs und Formats gegen hinterlegte Regelwerke automatisiert und zuverlässig prüfen lassen. Das können formale Kriterien wie die Einhaltung des Corporate Designs (Wording, Layout etc.) oder die Korrektheit der Adressen als auch die Erfüllung gesetzlicher Regularien (Archivierung/Nachweisbarkeit, Reporting, Datenschutz etc.) sein.

1. Testen gegen produktionsrelevante Faktoren

• Ist im Dokument genügend Platz vorhanden für das Aufbringen diverser Steuerungszeichen für Kuvertierung, Frankierung, Versand etc. (z. B. OMR = Optical Mark Recognition)?

2. Testen gegen postalische Regel

• Ist das Adressfeld versandgerecht aufgebaut?
• Entsprechen die verwendeten Fonts und Schriftgrößen den vorgeschriebenen Richtlinien der Postdienstleister?
• Sind alle für die Ausgabe und den Versand des Dokuments notwendigen Angaben korrekt und vollständig?
• Gibt es möglicherweise Bilder und Overlays, die das Lesen des Adressfeldes behindern?

3. Testen gegen Regeln des Corporate Designs (CD)

• Fonts, Farbe, Schriftgröße
• Logos
• Footer/Header
• Textbausteine
• Impressum

4. Testen gegen gesetzliche Auflagen

• Elektronische Archivierung nach GDPdU
• Sarbanes Oxley Act (SOX)
• KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich)
• GoBD
• Codes of Federal Regulations (CFR)

Die Praxis zeigt: Wer jährlich Sendungen in sechs- oder siebenstelliger Höhe versendet, ist permanent mit Überprüfung der Empfängeradressen beschäftigt. Ein aufwändiger Spaß und ein teurer zudem. Denn trotz verschiedener Dienste zur Adressqualifizierung, die Postdienstleister anbieten (z. B. Premiumadress der DPAG): Es bleibt ein hohes Risiko an Rückläufern.

Qualifiziertes Adressmanagement ist keine Sache, die man nebenher macht. Ohne professionelle Unterstützung durch IT-Lösungen für die automatisierte und zuverlässige Anschriftenvalidierung geht hier nichts. Die Herausforderung: aus jedem beliebigen Datenstrom die Adresse zu extrahieren, auf Vollständigkeit und Korrektheit zu prüfen und die betreffende Sendung gegebenenfalls auszusteuern - BEVOR die Post an den Dienstleister übergeben wird.

Keine Portoverluste mehr durch unzustellbare Sendungen!

Die Flexibilität der Prozesssteuerung innerhalb der DocBridge Suite erlaubt es Ihnen an jedem beliebigen Punkt der Dokumetenverarbeitung die Adressqualifizierungsdienste Ihres bevorzugten Adressmanagement-Dienstleister einzubinden.

Compart - Ihr Spezialist für qualifiziertes Adressmanagement

1. Technologie
Die Lösungen der DocBridge-Reihe bieten ausgefeilte Funktionen für eine leistungsstarke und zuverlässige Adressqualifizierung. Sie sind für einen hohen Durchsatz ausgelegt und bieten über die Anschriftenqualifizierung hinaus weitergehende Features, die für ein mehrkanalfähiges Output-Management wichtig sind, u.a. Trennen, Mischen, Konvertieren und Zusammenführen von Dokumenten unterschiedlichen Formats und Typs zu portooptimierten Sendungen, Anbindung von digitalen Versandkanälen, Einbetten von Zusatzinformationen für Kuvertierung etc.

2. Know-how
Compart besitzt eine ausgewiesene Expertise zu allen in der Dokumentenverarbeitung gängigen Formaten. Das versetzt den Spezialisten in die Lage, aus jedem Datenstrom mittels einer ausgeklügelten Logik die Adresse herauszufiltern, zu „zerlegen“ und auf ihre Plausibilität hin zu überprüfen (Address-Parsing). Diese sichere und hochwertige Erkennung von Adressen, unabhängig davon, wie sie gesetzt sind, ist ein Alleinstellungsmerkmal der DocBridge-Lösungen.

3. Partnerschaft
Compart kooperiert mit auf Adressqualifizierung spezialisierten Anbietern und lässt state-of-the-art-Technologien dieses Bereiches kontinuierlich in das eigene Lösungsportfolio einfließen. Darüber hinaus ist Compart Partner von Postdienstleistern weltweit und unterstützt verschiedene Dienste zur Adressqualifizierung (u.a. Premium-Adressen der Deutschen Post AG).

Detaillierte Informationen über die Struktur einer Druckdatei sind das A und O für eine hohe Qualität im Produktionsdruck. Dabei geht es um Fragen wie:

• Kann das Dokument auf der verfügbaren Anlage überhaupt gedruckt werden?
• Muss das Dokument gar neu erstellt werden?
• Sind Anpassungen und Änderungen erforderlich?
• Enthält die Datei alle für den Druck notwendigen Angaben (u.a. Steuerungszeichen für Simplex/Duplex, Fonts)?
• Wie ist die Farbverteilung innerhalb der Datei?
• Ziel einer Dokumentenanalyse ist es, Fehldrucke und Produktionsstörungen zu vermeiden

Mit professioneller Software für die Dokumentenanalyse hat Fehldruck keine Chance

Unternehmen, die komplexe Dokumente in großer Stückzahl und in vielen unterschiedlichen Formaten (AFP, PDF, PCL, Metacode, PostScript etc.) drucken, haben oft nicht genügend Ressourcen, die Dateien umfassend zu analysieren. Umso wichtiger sind Softwaretools, die alle für den Hochgeschwindigkeitsdruck wichtigen Daten automatisch ermitteln. Dazu gehören u.a.

• Erwarteter Tintenverbrauch
• Seitenzahl/-größe
• Eingebettete Fonts
• Anzahl und Struktur von enthaltenen Bildern und Grafiken
• Simplex- /Duplex-Druck
• Eines der wichtigsten Features: die Ermittlung der Farbverteilung innerhalb einer Druckdatei. Diese Softwaretools errechnen exakt den Anteil der für den Vollfarbdruck notwendigen CMYK-Farben – sowohl auf die einzelne Seite als auch auf das Gesamtdokument bezogen.

Der Vorteil? Anhand dieser Ergebnisse lassen sich die Druckkosten noch genauer schätzen. Mehr noch: Softwaretools bieten die Möglichkeit, für die CMYK-Analyse frei definierbare Maximalwerte zu hinterlegen. Auf dieser Grundlage lässt sich dann besser beurteilen, ob ein Druckjob überhaupt wirtschaftlich ist. Kurz: Sie bekommen ein verlässliches Kalkulationsinstrument in die Hand und vereinfachen ihre Dokumentenprüfung.

Compart biete mit DocBridge® Delta ein Analysetool für Massendruck.

Selbst kleinste Änderungen in der Erstellung und Formatierung von Dokumenten beeinflussen deren Layout und Inhalt. Ob ein neuer Font, zusätzliche Seiten oder ein neues Release der dokumentenerzeugenden Software – wer weiß schon immer genau, wie sich die Modifikationen auf die Qualität der Dokumente auswirken? Vor allem: Ist jede Änderung auch wirklich relevant für die Produktion? Ein neues Logo oder eine neue Schriftgröße muss nicht zwangsläufig inhaltliche Konsequenzen haben. Doch um genau die geht es. Das Problem: Herkömmliche Prüfprogramme bieten nur den visuellen Vergleich. Doch die Analyse auf Pixelebene bringt wenig, wenn von 1.000 gefundenen Abweichungen tatsächlich nur fünf relevant sind.

Regressionstest: Qualifiziert prüfen und nicht um jeden Preis

Fakt ist: Die automatisierte und zuverlässige Qualitätsprüfung ist in der hochvolumigen Dokumentenverarbeitung essenziell – schließlich sind Softwareupdates und –erweiterungen in Unternehmen gang und gäbe. Wohl kaum ein Unternehmen hat die Ressourcen, bei jeder Modifikation die neuen Dokumente (Kandidatdokument) manuell gegen die Vorlagen (Referenzdokument) zuverlässig zu prüfen. Schon gar nicht bei Zig Tausenden unterschiedlichen Dokumenttypen! Besser, weil sicherer und schneller, sind automatisierte Regressionstests. Sie prüfen alle Änderungen und Upgrades gegen die bestehenden Anwendungen (Legacy), ohne dass der Mitarbeiter eingreifen muss.

• Gefragt sind intelligente Analysetools für den Dokumentenvergleich, die jede produktionsrelevante Abweichung erkennen und auflisten
• Gefragt sind Prüfprogramme, die Dokumente auf Objektebene, also inhaltlich, untersuchen und nicht nur visuell
• Gefragt sind Softwarelösungen mit frei wählbaren Toleranzgrenzen und der Möglichkeit, Bereiche vom Vergleich auszunehmen