Corporate Design in der Dokumentenproduktion

IT-gestützte Prüfprogramme garantieren hundertprozentige Regelkonformität und Einhaltung von Gestaltungsvorgaben bei Dokumenten jeder Art

Wer überwacht die Wahrung der Corporate Design-Vorgaben Ihrer Dokumente?

Die Einhaltung von Corporate Design bei Dokumenten, die in der Batchverarbeitung erstellt werden, ist heute in den meisten Unternehmen sichergestellt. Was aber ist mit den Schriftstücken, die außerhalb der Standardprozesse lokal am Arbeitsplatz des Sachbearbeiters generiert werden, beispielsweise im Beschwerdemanagement oder in der Schadensregulierung? Wer kontrolliert hier in der dezentralen Korrespondenz, ob die richtigen Fonts, Textbausteine, Farben, Logos und Adressen verwendet werden? Wer überwacht hier die Wahrung des Corporate Designs und verhindert Regelverletzungen?

Fakt ist: Durchschnittlich 30 Prozent aller in einem Unternehmen erzeugten Dokumente werden individuell erstellt – und das nicht immer regelkonform. Ein falscher Font, eine unzulässige Formulierung oder ein überaltertes Logo – die Arten von Compliance-Verstößen sind vielfältig. Hinzu kommen die gesetzlichen Auflagen, nach denen Dokumente erstellt werden müssen. Angesichts der zunehmenden Komplexität in der Kundenkommunikation ist die Überwachung aller Regeln ein immer schwieriger werdendes Unterfangen – vor allem wenn sie manuell durchgeführt wird.

Nach allen Regeln des Corporate Designs: Jedes Dokument zuverlässig prüfen

Unterstützung bieten IT-Lösungen, die jedes Dokument gegen ein hinterlegtes Regelwerk prüfen - Transaktions- bzw. Massendokumente (Rechnungen, Kündigungen, Lieferscheine etc.) genauso wie dezentrale Dokumente. Prüfkriterien lassen sich frei definieren sowohl für die Corporate Design-Konformität( Layout, Wording etc.) und den Postversand (Korrektheit der Adressen, Platz für DV-Freimachung (Datamatrix-Code) und Kuvertierung) als auch für die Einhaltung gesetzlicher Regularien zu Archivierung, Reporting und Datenschutz.

Mehr noch: Solche Softwarelösungen sammeln und bündeln die dezentral erstellten Dokumente und übergeben sie an das zentrale Archiv, unabhängig davon, in welchem Format bzw. Programm sie erstellt und auf welchem physikalischen und elektronischen Kanal sie ausgegeben werden. Während der Sachbearbeiter das Dokument von seinem Arbeitsplatz aus verschickt, wird es gleichzeitig automatisch in der Zentrale gespeichert. Auf diese Weise lässt sich die Historie eines Vorgangs lückenlos nachvollziehen, denn alle Dokumente, ob nun automatisiert im Batchverfahren oder dezentral erstellt, werden zu einer elektronischen Akte zusammengefasst.

Dokumentenanalyse und automatisierte Dokumentenpruefung

Compart – Lösungen für die regelkonforme und nachvollziehbare Korrespondenz

  1. Zuverlässige Tests

    Die Lösungen der DocBridge Reihe bieten die Möglichkeit, jeder Art von Dokument (Batchverarbeitung/dezentrale Erstellung) automatisiert auf verschiedene Kriterien hin, beispielsweise Corporate-Design-Richtlinien zuverlässig zu überprüfen. Sie verarbeiten jedes Dokumentenformat und sind sowohl für einen geringen als auch einen hohen Durchsatz an Dokumenten ausgelegt.

  2. Hohe Transparenz

    Die Lösungen der DocBridge Reihe bündeln zentral und dezentral erstellte Dokumente zu einem konsistenten Vorgang. Die gesamte Korrespondenz lässt sich dadurch lückenlos nachvollziehen.

  3. Flexibilität und Zukunftssicherheit

    Die Lösungen der DocBridge Reihe lassen sich nahtlos in bestehende Infrastrukturen für Output- und Dokumentenmanagement integrieren und bieten auf Grund ihrer state-of-the-art-Technologien und kontinuierlichen Weiterentwicklung eine hohe Investitionssicherheit.

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