Man stelle sich vor: Gerade, als die neue Lebensversicherungspolice für Herrn X, langjähriger und treuer Kunde bei Versicherung Y, verschickt werden soll, bekommt die Serviceabteilung von ihm einen Anruf: Die Versicherungssumme solle geändert werden, so sein Wunsch. Wie peinlich, wenn das Schreiben mit den falschen Daten an ihn rausginge! Daher heißt es jetzt für Y, schnell das betreffende Dokument zu finden und auszusortieren bzw. zu ändern.

Was leichter gedacht als getan ist! Denn die Police für Herrn X wurde bereits freigegeben und an das Output Management übergeben. Das Problem: Dokumente wie Policen, Kontoauszüge, Abrechnungen etc. werden in fast allen Unternehmen als Massenjobs (Batchverarbeitung) produziert. Hier geht es um große Druckdateien (häufig in AFP oder PDF), die auch schon mal aus Hunderttausenden Dokumenten und mehr bestehen können. Wie also in diesem Wust eine einzelne Sendung oder gar Seite finden?

Die Herausforderung besteht in solchen Fällen darin, innerhalb kürzester Zeit aus dem riesigen Datenstrom ein ganz bestimmtes Schriftstück herauszufiltern und für die Weiterverarbeitung zu stoppen - mit herkömmlichen Methoden und Technologien fast ein Ding der Unmöglichkeit.

Wie will man denn einen Mechanismus installieren, der in der Lage ist, in letzter Sekunde, also unmittelbar vor der Produktion, ein bereits freigegebenes Dokument für den Versand zu sperren und an den Sachbearbeiter zwecks Korrektur zurückzuschicken oder zu löschen?

Gesucht: die Nadel im Heuhaufen

Jedes Unternehmen, das mit großen Dokumentenmengen zu tun hat, ist immer wieder mit Situationen dieser Art konfrontiert. Erfahrungswerte aus der Praxis zeigen, dass sich in der Zeit zwischen der Erstellung und dem tatsächlichen Versand häufig Änderungen am Dokumenteninhalt ergeben. Kein Wunder, denn typischerweise liegen zwischen beiden Prozessen mitunter Wochen. Manche Firmen verschicken Transaktionsdokumente wie Kontoauszüge, Versicherungspolicen etc. immer nur zu einem bestimmten Stichtag.

So kann in der Zwischenzeit noch einiges passieren. Richtig spannend wird es, wenn der zu beanstandende Kontoauszug oder die fehlerhafte Stromabrechnung schon gedruckt ist. Wie schön wäre es doch, wenn man eine Möglichkeit hätte, bis unmittelbar vor dem Druck und selbst noch danach auf das Einzeldokument zugreifen zu können – unabhängig davon, wie groß der Verarbeitungsjob ist.

Wie praktisch wäre doch eine Software, die alle Sendungen mit den darin enthaltenen Einzeldokumenten in einer Bildschirmmaske auflistet und ihren Bearbeitungsstatus anzeigt; die dem Sachbearbeiter in der Fachabteilung, aber auch dem Mitarbeiter im Druckzentrum die Möglichkeit bietet, noch während der Produktion einzugreifen.

Last-Minute-Check: Noch ist Rettung möglich

Aber nicht nur das. Es geht hier auch um den Servicegedanken. Die Situation, dass ein Kunde plötzlich anruft und nach seiner längst überfälligen Wertpapieraufstellung fragt, ist nicht nur theoretisch. Wie bequem wäre es in solchem Fall für den Sachbearbeiter, einfach per Mausklick den Status des betreffenden Dokuments abzurufen: Wird es gerade gedruckt? Oder ist es schon auf der Kuvertierstraße? Oder gar schon abgeholt? Diese Auskunftsfähigkeit ist ein nicht zu unterschätzender Aspekt.

Kurz: Gesucht wird also eine Technologie, mit der man lückenlos den „Lebenszyklus“ von Sendungen und Dokumenten nachvollziehen kann. Idealerweise ließe sich damit im Reklamationsfalle das betreffende Dokument auch noch auf der Kuvertierstraße aussteuern.

Angesichts dieses Leidensdrucks, dem letztlich alle Unternehmen und Organisationen mit einem hohen Dokumentenaufkommen ausgesetzt sind, hat Compart innerhalb seiner DocBridge Suite verschiedene Tools entwickelt, mit denen sich der gesamte Workflow überwachen und steuern lässt. Dabei geht es im Wesentlichen um folgende Funktionen:

• Monitoring
• Realtime-Reporting
• Accounting
• Aussteuerung von kompletten Jobs und Einzeldokumenten
• Reprint

Das heißt: Die skalierbaren, internetbasierten und auf die Massenverarbeitung ausgerichteten Lösungen gestatten es den Anwendern (Fachabteilung, Output-Management), an jeder beliebigen Stelle des Dokumentenzyklus einzugreifen. Am besten natürlich, BEVOR die Daten an das Output-Management-System übergeben werden. Das wäre der einfachste Fall. Aber auch, wenn sie schon auf dem Druckserver liegen, ist es noch nicht zu spät: Jobs lassen sich komplett stoppen und Einzeldokumente aussortieren – letzteres sogar noch während der Kuvertierung.

Lückenlose Überwachung: Wo ist das Dokument?

Das Grundprinzip der DocBridge Suite besteht darin, einen möglichst hohen Automatisierungsgrad sowie eine durchgängige Prozesskette zwischen den einzelnen Phasen der Dokumentenverarbeitung - Erstellung, Aufbereitung, Qualitätsprüfung, Produktion und Weiterverarbeitung - zu schaffen.

Konkret heißt das: Anhand verschiedener Suchkriterien (Kundenname/-adresse, Vorgangs-/Versicherungsnummer, Schlagwort etc.) lässt sich sowohl nach Sendungen als auch nach einzelnen Seiten eines Dokuments recherchieren - ob nun am PC-Arbeitsplatz in der Fachabteilung oder im Druckzentrum bzw. dort, wo die Dokumente ausgegeben und versendet werden. So ist es beispielsweise ein Leichtes, aus einer Batchdatei mit 10.000 Dokumenten die besagte Versicherungspolice von Herrn X automatisch auszusteuern.

Mehr noch: Die Lösungen der Compart garantieren eine lückenlose Rückverfolgbarkeit. Sie visualisieren den Ablauf innerhalb der Dokumentenverarbeitung und zeigen in Echtzeit den Jobstatus an (Erstellung/Druck/Kuvertierung/Frankierung/Versand).

Interessant in diesem Zusammenhang ist der automatisierte Soll-Ist-Abgleich. Was steckt dahinter? Aus den zur Verarbeitung anstehenden Dokumenten extrahiert die Software verschiedene Metadaten (Job-ID, Stückzahl der Seiten, Kundennummer/-name, Barcode) und übermittelt sie als Job-Listen an die Kuvertierstraße (z. B. als CSV-Datei). Dort werden sie abgearbeitet, und es erfolgt automatisch und in Echtzeit eine Rückmeldung an das Output-Management-System.

Auf diese Weise haben Sachbearbeiter wie Produktionsleiter jederzeit die Kontrolle, ob alle Dokumente ordnungsgemäß gedruckt sowie in der richtigen Reihenfolge mit den zugehörigen Beilagen zusammengestellt und versandfertig gemacht wurden.

Qualitätsprüfung ist eingeschlossen

Andersherum kann der Anwender in der erwähnten Job-Liste, also unmittelbar vor der Produktion, vermerken, welches Dokument nicht versendet werden soll. Moderne Kuvertiermaschinen sind inzwischen so intelligent, dass sie über den aufgebrachten Barcode das betreffende Schriftstück erkennen und automatisch über ein spezielles Fach aussondern. Dieses Eingreifen in letzter Minute ist sicher ein großes Plus von Output-Management-Systemen wie der DocBridge Suite.

Darüber hinaus bieten sie verschiedene Funktionen zur Validierung von Sendungen und Dokumenten.
Dabei geht es unter anderem um Fragen wie:

• Entspricht die zu verschickende Korrespondenz allen Auflagen (Legal Compliance, Corporate Identity)?
• Wie ist sichergestellt, dass die Einzeldokumente korrekt gebündelt/zusammengefasst werden (portooptimierte Sendungen)?
• Sind für alle Dokumente auch die richtigen Beilagen beigefügt?
• Können die Dokumente überhaupt gedruckt werden (Adressfeld, Lesbarkeit von Barcodes und Steuerzeichen, Kompatibilität mit den Druckmaschinen, Farbmanagement etc.)?

So lassen sich beispielsweise bestimmte Rollen und Workflows für die Freigabe und die Stornierung von Dokumenten im System hinterlegen.

Ein Vorzug der Compart-Lösungen innerhalb der DocBridge Suite besteht darin, dass sie nicht nur die Validierung auf Job-Ebene ermöglichen, sondern auch den Check von Einzeldokumenten. Sobald ein Dokument (oder eine Sendung) freigegeben und versendet wurde, bekommt der zuständige Sachbearbeiter vom System automatisch eine Benachrichtigung (E-Mail).

Unternehmen und Organisationen unterschiedlicher Branchen und Länder setzen die Lösungen der DocBridge Suite für diverse Zwecke ein, unter anderem der Versicherungskonzern AXA und die Stadtwerke München. Wie unterschiedlich die Szenarien auch sein mögen – in allen Fällen profitieren die Firmen von einer lückenlosen Überwachung und einem hohen Automatisierungsgrad. Das macht sie letztlich sehr flexibel in der Steuerung der Prozesse.