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Traitement des documents sortants

Traitement des documents sortants: Processus individuels VS Processus Batch

 

Traitement des documents sortants: Processus individuels VS Processus Batch

Deux mondes parallèles

Malgré l’intense digitalisation au sein du traitement des documents sortants des entreprises et l’accent mis sur les processus de traitement individuels, le traitement documentaire par lots (batch) garde toujours une place importante. Ceci est principalement dû à l’existence d’outils dédiés aussi bien aux processus de traitement individuels qu’aux traitements des documents par lots afin de pouvoir répondre au paradigme de la communication multicanale. Par conséquent, les entreprises doivent nécessairement disposer des prérequis technologiques.

Le traitement des documents sortants des entreprises reste encore majoritairement basé sur des processus batch (traitements par lots). C’est notamment le cas des sociétés des banques et assurances. Depuis longtemps les flux de travail "workflows" sont correctement pris en charge par le pôle informatique. Cependant les habitudes de communications évoluent, et les clients sont désormais beaucoup moins sensibles au courrier postal.

Même l’email n’est plus un media de choix. Des applications, des tchats et des services voix VoIP ont remplacé les lettres, fax et e-mail. Même les industries plus traditionnelles comme les sociétés de finance ou les administrations publiques utilisent de plus en plus des processus électroniques. Les banques d’aujourd’hui offrent beaucoup plus à leurs clients que la simple consultation bancaire en ligne en fournissant des services très appréciés tels que l’interrogation des soldes bancaires, les virements et les dépôts.
 

Le traitement batch seul ne suffit pas

L’augmentation et l’évolution de la digitalisation changent le monde de l’entreprise. Chaque message électronique (que ce soit par email ou via une application) et chaque tchat déclenche un processus métier, qui exige une réponse du destinataire – et ce aussi rapidement que possible. Le client s’attend à une réponse dans la minute voire dans la seconde. De récentes études ont montrées que plus le temps de réponse est long, plus la probabilité que le client annule sa transaction est élevée. Le traitement batch seul ne suffit plus désormais. En effet, une commande sur internet déclenche instantanément la création d’une facture PDF qui n’implique pas de processus de traitement par lot. Avec l’augmentation des communications électroniques, les processus de traitements des documents deviennent plus spécifiques.

Tandis que les nouveaux medias numériques supplantent la communication physique, le papier évolue cependant comme support de haute qualité pour la communication et la publicité. Deux mondes parallèles semblent donc se profiler.
Le problème : les outils de traitement par lots existants ne se prêtent pas au traitement documentaire individuel - au fil de l’eau. Les flux de travail, et la performance (vitesse), diffèrent trop pour ces deux types de processus. Lors de la génération de milliers de relevés de compte, factures ou bordereaux de livraison à diffuser, peu importe combien de temps le système met à extraire les données et ressources nécessaires (polices, logos, fonds de page, etc.) finalement.

A contrario, les millièmes de secondes comptent lors de la requête d’un relevé bancaire en ligne. Pourtant l'expérience a montré qu’un système conçu pour le traitement par lots avait également des performances considérables pour des transactions en ligne.
 

Le format A4 est obsolète

Des architectures et des plateformes complétement nouvelles sont donc nécessaires pour fusionner ces deux mondes. Une approche envisageable est la mise en place d’une architecture orientée services (SOA).

De plus, maitriser la complexité croissante des processus de traitement des documents sortants nécessite de mettre de côté la question de la mise en page lors de la création du document.  Seul le contenu doit être le point de mire – et généralement le format final n’est connu que juste avant la diffusion du document. Du fait de son incompatibilité avec l’affichage sur mobile et sur le Web le format A4, standard dans le traitement documentaire, devient désormais obsolète. Il est dorénavant plus important de se concentrer sur l’affichage du contenu sur l’ensemble des médias. Le formatage ne s’effectue que juste avant l’expédition : lorsque la correspondance est prête à être envoyée. C’est à ce moment là que le document prend la forme adaptée au canal de distribution. Cela entraine le déplacement des étapes de formatage et de préparation des documents des métiers à la chaine de traitement éditique. (voir l’interview d’Harald GRUMSER).
 

Qui se ressemble s’assemble

Beaucoup d'entreprises mettent en place des mécanismes parallèles, faisant appel à des technologies complètement différentes pour la composition de documents physiques et électroniques. Fusionner les deux mondes serait plus efficace et surtout plus rentable. L’impératif : les mêmes données et les mêmes processus devront être engagés lors des traitements statiques des documents (par lots) et lors des processus de traitement interactifs (traitements individuels). De plus, la logique métier devra être clairement délimitée dès la préparation du contenu : celle-ci étant spécifique au destinataire (incluant les sauts de page, césure, marquage, préparation pour les personnes en situation de handicap …)

Pour conclure, même si l’utilisation du papier semble être en déclin, il n’est pas voué à disparaître dans les années à venir. La législation assure sa pérennité, puisque le document papier est un support requis dans encore bien des cas. Ainsi les processus de traitement par lots ont encore toute leur place au sein du traitement des documents sortants des entreprises. De nombreux processus liés aux papiers disparaîtront dans les années à venir, mais certainement pas tous. Pour permettre aux traitements individuels et batch de coexister, les entreprises doivent mettre en place les technologies appropriées : il ne peut pas y avoir deux systèmes de traitement complètement différents :  un pour le client qui fait tout par internet et l’autre pour le client qui préfère les échanges papier.

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