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Solutions sur papier blanc

Un pour tous

 

On appelle production sur papier blanc la création et l'édition de documents sur du papier entièrement blanc. Elle ne comprend aucun élément préimprimé et diminue ainsi les coûts de stockage et de production.

 

Que se passe-t-il avec les innombrables formulaires préimprimés d'une entreprise lorsque son adresse est modifiée ? Lorsque le conseil d'administration change ou que la société a un nouveau logo ? En règle générale, ils sont détruits et les euros correspondants partent en fumée. Dans les grandes entreprises, ces montants se comptent vite en milliers d'euros. Polices d'assurances, factures, brochures publicitaires, papier à en-tête, etc. deviennent subitement inutilisables. Il n'est pas rare que les banques et les assurances détruisent 100 000 préimprimés par an.

Une chose est claire : le stockage des formulaires est coûteux car la surface nécessaire immobilise du capital et des ressources. En effet, les étagères doivent être continuellement remplies et les documents nécessaires doivent être transportés vers les systèmes d'impression correspondants. C'est là qu'on est déjà confronté au défi suivant : l'imprimante doit non seulement recevoir les bons supports, mais également les bonnes données. Afin de garantir que Monsieur X ne reçoive pas la fiche de paie de son chef, que feu Madame Y ne reçoive pas de police d'assurance-vie ou que la famille Z ne se voie pas accorder de crédit alors qu'elle aurait dû recevoir un avertissement. La transmission de données est périlleuse, complexe et difficile à surveiller. En conséquence, les entreprises consacrent beaucoup de temps et de savoir-faire à une bonne coordination des flux de données.

Carte blanche pour le traitement de documents

Ne vaudrait-il pas mieux remplacer ce stockage coûteux par des technologies qui fusionnent les données de contenu et de mise en page d'un document sur une feuille de papier entièrement blanche ? On réduirait de ce fait non seulement les frais de création, stockage et transport des formulaires préimprimés mais également le risque d'envois erronés. Ce sont justement les coûts de réception, d'envoi et de distribution des formulaires préimprimés qui dépassent - et de loin - les frais d'impression mêmes.

Le pilotage complexe des magasins deviendrait également superflu. Les dizaines de lettres attribuées à des magasins spécifiques sont remplacées par des bobines de papier blanc en continu sur lequel tous types de documents peuvent être imprimés : polices d'assurances, factures, lettres, conditions de vente, avertissements, instructions de paiement, tout ce qu'une entreprise génère comme correspondance. Ceci réduirait aussi considérablement la durée de configuration des systèmes d'impression, notamment pour les gros centres d'impression qui doivent traiter des milliers de travaux différents par jour. Chaque nouveau travail implique de programmer les supports pour que les formulaires proviennent du bon magasin. Ce qui n'est plus un problème avec la production sur papier blanc.

L'idée de produire sur papier blanc n'est pas nouvelle. Ce qui est nouveau, c'est l'intérêt qu'elle suscite. De plus en plus d'entreprises réfléchissent à cette forme d'éditique. Rien d'étonnant à cela : les économies potentielles sont immenses. Les experts parlent de près de 80 % de réduction des coûts.

Sans parler du fait que le volume de documents physiques diminue dans le monde entier. Des études récentes de l'Union postale universelle (UPU) estiment ce pourcentage à environ 7% en moyenne. Globalement, le ratio entre courrier postal et électronique est en train de changer. Pour les deux générations à venir, les deux formes devraient coexister à parts égales.

À l'Ouest rien de nouveau: formulaires préimprimés

Beaucoup d'entreprises envoient déjà factures, extraits de compte, etc. sous forme de pièce jointe par courriel ou les mettent à disposition sur le Web pour être téléchargés. La numérisation est largement répandue pour les documents transactionnels. Seuls les documents financiers confidentiels sont encore imprimés, par exemple, les contrats, les bordereaux d'enregistrement de véhicules de leasing et les polices d'assurances. Cela justifie-t-il le stockage de milliers de préimprimés ?

La production sur papier blanc offre une plus grande flexibilité d'impression. Ce qui est particulièrement important pour les entreprises qui impriment beaucoup de petits travaux et dont les systèmes d'impression doivent être reconfigurés plusieurs fois par jour en raison des changements fréquents de formulaires. Un argument de plus en faveur de la production sur papier blanc. À partir de feuilles entièrement vierges (« blanches »), les documents sont créés et produits individuellement pour le destinataire, aussi bien du point de vue du contenu que de la mise en page. Finie l'époque où il fallait reprogrammer le système d'impression avec chaque nouveau formulaire. Toutes les données nécessaires sont enregistrées dans le système informatique et sont mises à disposition client par client – en commençant par les données de base telles que le nom, l'adresse, la date de naissance, les encarts publicitaires à positionner jusqu'aux polices et logos. Le logiciel contrôle de bout en bout les informations nécessaires au document.

En interne ou en externe, selon le nombre de documents

Les solutions sur papier blanc font considérablement baisser les coûts de traitement – même si l'investissement initial pour ce changement est considérable. Car les imprimantes numériques en quadrichromie sont indispensables et peuvent coûter plusieurs millions d'euros. Bien sûr, il est aussi possible de réaliser l'opération sur des imprimantes monochromes, mais la couleur enrichit le document. La couleur attire l'œil, ce qui la rend idéale pour les messages publicitaires. Toutefois, les imprimantes couleur haut volume ne se justifient qu'à partir d'un nombre de documents suffisant.

C'est pourquoi une entreprise doit étudier avec soin si le volume de documents est suffisamment élevé pour une impression en interne. Si le nombre de documents est inférieur à 50 000, l'investissement sera difficile à amortir. Dans ce cas, il convient de confier les travaux à un prestataire de services car il peut mieux exploiter ses machines. D'autres critères entrent en ligne de compte lors du choix de la production sur papier blanc en interne ou en externe. Ce qui est primordial, ce sont les économies réalisées en termes de stockage. Se justifient-elles par rapport au coût des bobines de papier nécessaires pour la production sur papier blanc ? (voir encadré 1).

Se pose ensuite la question de la gestion des couleurs – des espaces colorimétriques et des profils couleur – et de comment les mettre à disposition en tant que ressources, respectivement, de les enregistrer dans le logiciel. S'ajoute à cela le savoir-faire technique, entre autres l'étalonnage des machines, pour que le logo ait exactement la nuance voulue sur le document. Ce n'est qu'après qu'il convient de réfléchir au logiciel qui permettra d'assembler les données et de les envoyer aux systèmes d'impression. Dans tous les cas, il est recommandé de demander l'assistance d'un spécialiste en éditique. Celui-ci doit non seulement être familiarisé avec tous les flux de données et leur optimisation, mais également s'y connaître en gestion des couleurs. Idéalement, il devrait aussi collaborer avec les fabricants d'imprimantes.

Impression de données variables sur des enveloppes

Les spécialistes pensent que la production sur papier blanc fera sa percée au plus tard dans les 3 années à venir. Ce sujet a été au centre des récents Hunkeler Innovationdays, et des banques et compagnies d'assurances de renom ont manifesté leur intérêt. Ce qui est intéressant dans ce contexte, c'est que le concept du papier blanc se transpose sans problème à l'impression d'enveloppes personnalisées. On imprime un message publicitaire en couleur sur l'enveloppe pour que le destinataire « reçoive » bien le message (au sens propre du terme). La créativité est illimitée dans ce cas. Tout ce qui peut être converti en modèle d'impression peut être appliqué de cette façon : logos, textes, photos, graphiques. L'industrie parle d'« enveloppes blanches ». Le principe est similaire : les flux de données pour le contenu et la mise en page sont assemblés et appliqués à l'enveloppe au moyen d'un code propre au destinataire, après la mise sous pli. Ainsi, cette technologie permet une impression personnalisée de chaque enveloppe même lors d'envois de masse.

Non seulement le stockage d'enveloppes préimprimées devient superflu, mais l'intérêt du destinataire croît. Une enveloppe avec une photo de la région préférée du destinataire suscitera davantage l'intérêt de celui-ci qu'une enveloppe standard. Qui reste indifférent à un message personnel ou à un rappel de ne pas manquer le prochain concert de son groupe favori ? De plus en plus de fabricants d'enveloppes « enrichissent » leurs enveloppes de cette façon.

L'avenir en blanc

Qui plus est, les inserts pourraient à l'avenir être produits de cette façon également. Au lieu d'exemplaires préimprimés standard, des dépliants et brochures publicitaires personnalisés peuvent, par exemple, être produits sur des systèmes d'impression distincts et insérés dans le document par le système de mise sous pli, en tenant compte du poids pour éviter l'explosion des frais de port.

Autre possibilité : s'affranchir complètement de l'insertion physique en intégrant directement la génération d'inserts au processus d'impression. À cette afin, il est possible d'ajouter au document un code de commande avec, par exemple, le nom du destinataire et l'instruction d'insérer à l'envoi de M. X un dépliant sur les nouveaux tarifs avec un message personnalisé. L'insert est donc généré et produit au cours du même processus d'impression, puis mis sous pli. Actuellement, ce principe de « White-Enclosure » (insertion blanche) relève encore de l'utopie. Mais au vu de ses énormes avantages – réduction des coûts et publicité ciblée – ce n'est qu'une question de temps jusqu'à ce que cette forme d'éditique efficace s'impose.

Compart: Un début peu coûteux dans le monde de la transpromo pour tous les canaux de sortie

Le volume de documents est le facteur clé pour déterminer si une entreprise peut se passer complètement de formulaires préimprimés et choisir la production sur papier blanc. En clair : plus le nombre de documents est élevé et diversifié, plus les économies potentielles seront importantes. Mais l'infrastructure informatique joue également un rôle. Une analyse détaillée est donc indispensable.

  • Combien y a-t-il de formulaires différents et en quelles quantités sont-ils stockés ?
  • Combien d'espace de stockage peut être gagné par l'élimination des formulaires préimprimés ?
  • L'économie se justifie-t-elle par rapport au coût des bobines de papier nécessaires pour la production sur papier blanc ?
  • Existe-t-il une infrastructure informatique pour la création et l'impression de documents (Output Management ou éditique), à laquelle il suffirait d'ajouter des fonctions « papier blanc » ?
  • Combien coûtent les machines, les logiciels et les services ? Autre point important : quand réalise-t-on le retour sur investissement ? Plus on économise de préimprimés, plus la rentabilisation est rapide.
  • La décision de produire sur papier blanc en interne ou de confier cette tâche à un prestataire externe est également un facteur important.
  • En outre, à quoi ressemblent vos processus d'éditique d'une manière générale ? De nombreux petits travaux d'impression individuels ou de fréquents changements de configuration des systèmes d'impression parlent en faveur d'une externalisation car le prestataire de services peut mieux exploiter les capacités de ses machines numériques et les faire tourner en parallèle.


Autre point important: le choix du bon prestataire de services

  • Il convient de faire appel à des spécialistes disposant du savoir-faire pour mapper les processus d'éditique au niveau logiciel et d'une vaste expérience pratique et de gestion de projets;
  • Des connaissances reconnues en gestion des couleurs;


Idéalement, le prestataire doit également avoir des connaissances approfondies de l'imprimerie, y compris, du post-traitement, et collaborer avec les fabricants de systèmes d'impression, de pliage et de mise sous pli (« One-stop shop ou entreprise tout en un »).

Compart: le « tout en un »

L'optimisation des flux de données dans le cadre d'une éditique efficace est depuis toujours l'activité cœur de métier du groupe Compart. Tout comme la production sur papier blanc. Nos spécialistes en éditique apportent leur aide aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs qui doivent assembler des flux de données de nombreuses sources. Notre logiciel DocBridge Pilot joue à cette fin un rôle essentiel en extrayant les critères de traitement requis sous forme de métadonnées et en les stockant dans une base de données relationnelle.

Le support de Compart ne se limite pas aux solutions logicielles. Son portefeuille propose également différentes prestations de services, notamment des conseils sur le remaniement de processus dans les domaines de la gestion documentaire et de l'éditique et des formations sur les flux de données et la gestion des couleurs. Compart apporte aussi ses connaissances techniques des imprimantes numériques, puisqu'elle collabore avec tous les grands fabricants de systèmes d'impression, de pliage et de mise sous pli. Les clients n'ont donc qu'un seul interlocuteur pour une solution informatique sur mesure, des connaissances en conception de processus et en gestion des couleurs.

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