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"DocBridge Mill Plus nous a permis ainsi d'ajouter des annotations aux fichiers PDF qui conservaient les informations de controle"

Barry Dillon

OneBeacon

Groupe d'assurance OneBeacon

Alors qu'autrefois il y avait de gigantesques espaces de stockage de papier, nous archivons maintenant principalement en numérique. Il y a une bonne raison à cela: une étude de Price Waterhouse Coopers a constaté qu'il faut une personne pour chaque douzaine de classeurs gardés par une entreprise. Le rapport indique que les responsables consacrent dix fois plus de temps à chercher un document archivé qu'a le lire. Rien que le cout du personnel et le temps passé sur les taches décrites font de l'archivage numérique un impératif de performance.

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Les nouvelles technologies, un avantage concurrentiel indéniable

Combler ses lacunes et réduire les écarts entre les solutions installées et les nouvelles pratiques est incontournable. Mais alors même que les entreprises finissent de remplacer leurs anciens systèmes informatiques, de nouvelles technologies apparaissent. La pression pour suivre ce rythme effréné peut être énorme. Et tandis que l’usage des nouvelles technologies consiste à améliorer l’entreprise, leur mise en œuvre se fait rarement sans douleur. C’est au quotidien que les opérationnels subissent ces changements et mettent toute leur énergie à maintenir le bon fonctionnement des processus clés tout en améliorant continuellement les systèmes et l’infrastructure. Prenons un exemple, celui des responsables IT et des documents, éléments essentiels pour l’entreprise (factures, relevés, confirmation de commandes, contrats, attestations…). Tandis qu’une nouvelle solution produira et archivera des documents, l’ancienne technologie «héritée» continuera souvent à produire chaque jour des documents en plus ou moins grand nombre. Les processus et la gestion de la production s’avèrent compliqués et, d’une certaine manière, les responsables IT doivent construire un pont entre les anciens systèmes et les nouveaux.

Il existe peu d’industries où les documents sont aussi nombreux que dans le secteur de l’assurance: tout contrat conduit à la création d’un nouveau document, traditionnellement réalisé en de multiples exemplaires et archivé numériquement parfois par un tiers. Il peut y avoir des centaines de millions de documents archivés, avec des dizaines de milliers de nouveaux documents créés chaque jour, à destination du centre d’impression et de routage et des archives.

L’intégrité du document, un enjeu majeur

Si les documents pouvaient être archivés dans le même format de données que celui utilisé par les imprimantes multifonctions et les imprimantes à haute vitesse nous aurions la garantie de l’intégrité des documents archivés. Mais le format dépend de l’imprimante utilisée et les flux d’impression hérités comme l’AFP, le Metacode, le PCL, le Postscript, etc. dépendent de l’environnement d’impression. Quel que soit le langage, il y a de fortes chances que les documents aient besoin d’être convertis en PDF pour être archivés. Ce format doit permettre la consultation, l’extraction de données, la modification si tant est que vous disposiez d’outils adaptés pour ce faire. C’est ainsi que le PDF est devenu le format standard de l’archivage.

Leader dans son domaine de l’assurance spécialisée, le groupe OneBeacon souhaitait numériser ses archives papier. Barry Dillon, responsable informatique de OneBeacon explique « Nous devions convertir des dizaines de millions de documents à partir du métacode. Plusieurs options étaient envisageables mais nous savions que l’un de nos prestataires utilisait avec succès les solutions Compart pour des besoins similaires. Nous avons donc choisi le logiciel DocBridge Mill de l’éditeur et démarré le processus de reformatage de nos documents. Cela nous permettait d’apporter plus de flexibilité aux fichiers PDF. DocBridge Mill Plus nous a permis ainsi d’ajouter des annotations aux fichiers PDF qui conservaient les informations de contrôle. »

Les archives papier de OneBeacon comptaient plusieurs décennies de contenus. Testée et optimisée grâce à la flexibilité du logiciel et au professionnalisme de l’équipe support de Compart, la solution a permis à Barry Dillon et à son équipe de numériser jusqu’à 80 000 documents par jour;
chacun d’entre eux pouvant être imprimé par la suite à la demande grâce aux outils mis à disposition.

Faire cohabiter l’ancien et le nouveau pour une plus grande performance

En parallèle du projet de numérisation, OneBeacon souhaitait remplacer le logiciel de composition de documents en place par une solution développée en interne permettant de fusionner les données variables avec des formulaires standards et créer ainsi les documents nécessaires au métier de l’entreprise.

Pour pouvoir se concentrer sur son cœur de métier, OneBeacon sous-traite le traitement d’impression haute vitesse à un prestataire externe. Au moment du projet, l’assureur n’était pas satisfait de la qualité visuelle des fichiers Post
Script qu’il envoyait au prestataire. Son équipe a donc étudié le problème et a découvert qu’il venait de la conversion du PDF en Postscript, puis d’une conversion ultérieure du Postscript à l’AFP par le prestataire d’impression. Les
procédés de conversion mettaient en quelque sorte en péril la qualité du produit fini.

Deux options étaient envisageables:

  • améliorer la capacité de la solution de « composition » interne à générer de l’AFP mais pour un coût significatif,
  • ou utiliser la technologie existante pour « reformater » les fichiers de sortie avant qu’ils ne soient envoyés au prestataire de service

OneBeacon a donc décidé de renouveler sa confiance en Compart qui, dans un souci d’efficience, a capitalisé sur la solution existante et a installé son logiciel de reformatage des fichiers avant envoi des données à l’imprimante. Cette solution simple et efficace a permis à OneBeacon de générer des documents PDF pour l’archivage et de convertir facilement les fichiers en AFP pour l’impression. De plus le prestataire utilisant le logiciel Compart pour faire des prétraitements et ajouter des codes-barres est devenu encore plus performant.

Pour Barry Dillon « la technologie va forcément évoluer et il nous faudra répondre à de nouveaux besoins. La mobilité est un exemple et les documents doivent aujourd’hui être accessibles quel que soit le support de lecture : téléphones mobiles, tablettes, ordinateurs ou papier. » En d’autres termes nous reprendrons un vieil adage qui dit que « la seule chose constante c’est le changement » !

Ainsi de nouvelles fonctionnalités comme la capacité à générer des métadonnées XMP pour les documents PDF, différents formats d’images, l’automatisation de la composition de documents en HTML5 et en PDF/UA (formats requis pour la consultation Web et les périphériques mobiles… ont été ajoutées.

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