El dominio de los datos heredados - DocBridge World Marketing

„En cuanto DocBridge empezó a automatizar el proceso, el tiempo de conversión necesario pasó literalmente de horas a minutos“

Joyce Berra

World Marketing

El dominio de los datos heredados

World Marketing Inc, compañía norteamericana de Marketing Directo, ha renovado su sistema de procesamiento de documentos. El fundamento clave de la tecnología se compone de las soluciones de software DocBridge Mill y DocBridge Delta, responsables respectivamente de la conversión eficiente y la comparación automatizada de los documentos. Compart DocBridge Mill y Delta resuelven los problemas de World Marketing. 

Más range amplia gama de capacidades de conversión

Preparación de archivos antiguos para sistemas modernos

El tiempo de conversión se redujo de horas a minutos

Fácil integración en la infraestructura TI existente

Mostrar todo el caso de éxito

Compart DocBridge Mill y Delta resuelven los problemas de World Marketing

World Marketing Inc, compañía norteamericana de Marketing Directo, ha renovado su sistema de procesamiento de documentos. El fundamento clave de la tecnología se compone de las soluciones de software DocBridge Mill y DocBridge Delta, responsables respectivamente de la conversión eficiente y la comparación automatizada de los documentos.

Un nuevo cliente llegó a World Marketing saturado por una tecnología antigua y planteando un desafío importante. Enormes cantidades de datos heredados tenían que convertirse a un flujo moderno de impresión para poder producir documentos nuevos de la manera más rentable y económica posible.

“Necesitábamos una manera de convertir estos archivos antiguos para poder incorporarlos a nuestras modernas impresoras láser” —indica Joyce Berra, Directora de Servicios de Información de las oficinas de San Luis de World Marketing.

La gestión de datos heredados de este tipo representa un problema permanente para muchas empresas. Es difícil justificar la reescritura de programas antiguos para compatibilizar los requisitos del flujo moderno de datos. Convertir los datos es la mejor solución, pero puede acarrear muchos errores y problemas operativos. Además, no todas las herramientas de transformación de datos ofrecen capacidades para convertir todo tipo de formato.

“En este caso, el cliente tenía una gran cantidad de trabajos muy voluminosos y con muchos datos que habían sido creados para funcionar con impresoras de hojas sueltas” —manifiesta la señora Berra— “queríamos convertir estos trabajos para que funcionaran en sistemas AFP de alimentación continua porque sería más rápido, más eficaz y bastante más barato. Empezamos escribiendo nuestro propio código para gestionar y convertir los documentos, pero tardaba demasiado. Además había ciertos documentos que no podíamos gestionar en absoluto”.

El equipo de Berra evaluó varias opciones y escogió Compart DocBridge Mill porque brindaba las mayores capacidades de conversión con la velocidad necesaria para gestionar todo el volumen de trabajos.

“En cuanto DocBridge empezó a automatizar el proceso, el tiempo de conversión necesario pasó literalmente de horas a minutos” —comenta Berra— “ya podíamos utilizar las impresoras más idóneas para cada trabajo. Pero aún quedaba algo más que encajar”.

Comparaciones críticas

El proceso de conversión transformaba los datos heredados y permitía que World Marketing los gestionara en las impresoras más adecuadas de hojas sueltas o de alimentación continua. ¿Pero todos los documentos eran correctos? Las comunicaciones incluían cientos de diferentes versiones de cartas dirigidas a clientes que, una vez redactadas, se tenían que comparar con las originales para garantizar que los datos eran fidedignos y que se estaban utilizando correctamente. Tal comparación suele ser un proceso manual, lento y costoso, especialmente cuando existen datos heredados y los documentos se basan en varias variables.

“Para cumplir algunos acuerdos de nivel de servicio muy exigentes necesitábamos automatizar el proceso de comparación, mantener el orden de los envíos, controlar y limitar el deterioro de artículos y gestionar el proceso de reposición” —señala Berra— “Aún había mucho trabajo”.

La solución fue DocBridge Delta, una herramienta de comparación de documentos que coteja dos versiones de un documento para identificar las diferencias palabra por palabra e, incluso, píxel por píxel. Estos exámenes detallados ayudaron a garantizar que todos los datos críticos de una versión nueva de un documento coincidieran con los de la versión antigua, incluso aunque la disposición de la página fuera diferente. De este modo se puede garantizar que los destinatarios reciban la comunicación correcta incluso aunque se hayan efectuado cambios sustanciales en los datos heredados que realmente generan el documento.

Hoy en día, el grupo de producción de World Marketing recibe archivos heredados que han sido convertidos y, a continuación, examinados por un programa automatizado que garantiza la calidad y que están listos para ser impresos. Además, cuando se recibe un trabajo que normalmente se pasaría por una impresora de hojas sueltas que se puede llevar de manera más eficiente a un sistema de alimentación continua, se puede cambiar a una máquina disponible sin necesidad de reprocesarlo.

Capacidades personalizables

Al principio Berra estaba preocupada por la posible dificultad de integrar el software de conversión y comparación dentro del flujo de trabajo. “No hemos encontrado trabas importantes de operatividad ni de facilidad de uso” —comenta Berra— “a nuestro personal le gusta poder confeccionar a medida lo que necesitamos hacer durante la conversión y Delta es muy fácil de usar en la comparación de documentos. De hecho poco a poco nos estamos deshaciendo de otros productos conforme más vamos usando las capacidades de Compart DocBridge”.

En lo que respecta al futuro, Berra tiene previsto continuar aceptando más tipos de archivos y utilizar el software de Compart para gestionar el flujo de trabajo de archivos a la impresora. Por ejemplo, los trabajos de un cliente concreto llegan como más de 65 archivos PDF diferentes, ninguno tiene números de página o de secuencia, ni marcas de producción. DocBridge Mill nos permite añadir estos elementos y garantizar la calidad al poder validar la correcta generación de los documentos.

“Este software cubre nuestras necesidades y es escalable y personalizable, es decir, puede crecer a nuestro ritmo” —señala Berra— “Compart posee una metodología útil y colaborativa para hacer negocio. DocBridge, a diferencia de muchos otros productos actuales, hace exactamente lo que dice la empresa que lo produce”.

World Marketing Inc.

World Marketing, Inc., una filial de la empresa de Berkshire-Hathaway, Omaha World-Herald, es un importante proveedor integral de soluciones de calidad de correo directo, logística y documentación esencial para empresas del Fortune 1000 pertenecientes a los sectores minorista, sin ánimo de lucro, gubernamental y farmacéutico. Está especializada en el desarrollo de programas integrados que ofrecen resultados cuantificables a sus clientes; World Marketing ofrece procesamiento y realización de pedidos, envío y entrega, conformidad de direcciones, fusión y supresión de correo, gestión de listas y servicios de agregación de datos. Su sede central se encuentran en Nebraska, pero World Marketing tiene también oficinas en Atlanta, Chicago, Dallas, Omaha y San Luis.