Procesamiento entrante de correo electrónico

Procesamiento automático de correo electrónico y archivo de sólo lectura o entrada de correo electrónico en cualquier formato

¿Puede procesar, visualizar y archivar automáticamente el correo electrónico entrante?

Cada vez son más los documentos que se envían como archivos adjuntos por correo electrónico. Ello es una realidad en cualquier tipo de correspondencia con el cliente: informes de daños, informes de accidentes/reparación, avisos de fin de contratos, ofertas de tarifas, pólizas, certificados, validaciones, cambios de dirección, etc. El reto: ¿Cómo prepara el destinatario el correo electrónico y los archivos adjuntos para visualizarlos en alta calidad y editarlos en la pantalla? Y además: ¿cómo transforma el destinatario el texto del correo electrónicoy los archivos adjuntos sin importar el formato, para sólo lectura y archivarlo a largo plazo?

Muchas empresas trabajan con sistemas de procesamiento de entrada de correo que tienen capacidad limitada para convertir el correo electrónico en los formatos requeridos para el procesamiento aguas abajo. ¿Cómo se supone que puede abrir un archivo adjunto en un formato altamente especializado, como puede ser InDesign, si ni siquiera tiene el programa? En ocasiones los empleados se ven forzados a imprimir los mensajes electrónicos y los archivos adjuntos solamente para poder leerlos.  Eso requiere recursos si tenemos en cuenta que los archivos adjuntos de correo electrónico hoy en día pueden ser documentos muy complejos, con un sin fin de páginas.

¿No sería más sencillo convertirlos en ficheros PDF a color en alta resolución? Ello eliminaría no sólo el tener que imprimirlos, sino que también proporcionaría la base de un almacenamiento seguro– después de todo, convertir el PDF a PDF/A es tan sólo un pequeño paso. ¿No estaría bien además digitalizar universalmente y automatizar el registro de correo electrónico, su preparación y envío?

Procesamiento del email: ¿Trabaja con “caja negra” o interactivamente?

El hecho es que la gama de formatos que se usan como ficheros adjuntos de correo electrónico es enorme e incluye variantes poco conocidas. Resulta realmente complicado si un correo electrónico contiene archivos de diferentes formatos (TIFF, JPG, PDF, y otros).

Por tanto registrar, convertir y mezclar estos diferentes archivos adjuntos de correo electrónico en una sola instancia consistente (archivo electrónico de cliente) es caro y propenso a errores. Los sistemas soportados por TI son más eficaces y por tanto mejores en reconocer, procesar automáticamente y archivar cualquier tipo de correo electrónico de entrada. Esto hace que el trabajo de los empleados encargados del procesamiento sea más fácil y más seguro.

Existen dos métodos básicos de procesamiento de correo electrónico:

 

Procesamiento “caja negra” (conversión central)

Básicamente, cada correo electrónico que llega, y sus archivos adjuntos, son convertidos automáticamente en PDF/A, enviados  al procesamiento de aguas abajo y  posteriormente archivados.

 

Procesamiento interactivo

Esto implica la recopilación "inteligente" de los documentos de correo electrónico de diferentes formatos de archivo en un expediente electrónico (por ejemplo/cliente archivo). El encargado del procesamiento primero abre el  correo electrónico y el archivo adjunto desde su cliente habitual (Outlook Lotus, Notes, etc.) y decide qué hay que procesar. Después el workflow de la “caja negra” se hace cargo: conversión – procesamiento– archivo.

El procesamiento interactivo es especialmente útil si no se necesita archivar todos los documentos. Los modernos sistemas de gestión de entrada  están diseñados para reconocer automáticamente  y procesar  todos los formatos estándar de archivos adjuntos de correo electrónico. Además, también pueden agrupar documentos y archivarlos como ficheros indexados PDF/A especialmente para el cliente o para tramitar.

El procesamiento automático de entrada de correo electrónico y fax con archivo de sólo lectura mejora la seguridad y libera recursos

  1. Variedad de métodos

    Compart ofrece soluciones tanto para procesamiento central como interactivo del correo electrónico de entrada sin importar el tipo de formato. Son soluciones que están diseñadas para  soportar un alto rendimiento y pueden ser fácilmente integradas en las estructuras existentes para procesamiento de entrada de correo electrónico.

  2. Variedad de Canales

    Las soluciones de Compart soportan no sólo  el procesamiento de correo electrónico, sino también de fax. Los archivos, que habitualmente llegan en formato TIFF, son preparados automáticamente para procesarlos y convertirlos PDF/A.

  3. Variedad de Formatos

    Compart cuenta con más de 20 años de experiencia convirtiendo y modificando  diferentes flujos de datos. Esta experiencia se refleja en todas las soluciones de la familia de productos DocBridge.

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