Formatos de datos en output management

Formatos de datos en output management

Los formatos de datos en el output management (gestión de salida) es un tema de controversia. ¿Cuál es el mejor formato? Se trata de algo muy discutible pues todos tienen su propósito y objetivos concretos; ya sean formatos orientados a página, -como AFP y PDF-, o los formatos orientados a contenido, -HTML y XML-. Lo que realmente hay que tener en cuenta es qué supuestos establece una compañía y cuáles son sus estructuras de procesamiento de los documentos. Así, una actividad en la que se imprime solamente algunos cientos de páginas al día no es razón para implementar, supongamos, AFP.

Por otro lado, una organización con un volumen diario de impresión de varios miles de páginas ya es otra cosa, para ello AFP se hace imprescindible. El formato desarrollado originalmente por IBM es el estándar de facto para una impresión fiable de producción de gran volumen. Y por una buena razón: AFP cuenta con características que otros no tienen. Por ejemplo, AFP ofrece el formato más avanzado de impresión monitorizada. Si el contenido de salida está incompleto o es incorrecto, generará automáticamente un mensaje de error. No es accidental que AFP sea el formato más ampliamente utilizado en la producción industrial de facturas, extractos de cuentas bancarias, declaraciones de cartera de valores, comprobantes de transferencias o pólizas de seguros, por poner algunos ejemplos.

AFP para una impresión de calidad fiable de gran volumen

Además, AFP ofrece una gestión definitiva de visualización multi-página, control de la bandeja del papel e impresión simplex-duplex–, es decir, en otras palabras, todo lo que es esencial en una producción de gran volumen. Su gestión completa y flexible de recursos y sus flujos de datos compactos hacen a AFP el favorito. Desarrolladores de aplicaciones y productos valoran muy positivamente su cuidado diseño y su arquitectura bien documentada. Incluso serios contrincantes como PDF no se aproximan a la calidad de impresión de AFP aunque se use la especificación PDF/VT. Al final, conjugar los beneficios que aporta AFP a la impresión de gran volumen con la flexibilidad extrema de PDF es sólo una cuestión de compromiso.

Debido a la excepcional compatibilidad de PDF con todas sus diferentes especificaciones es un estándar reconocido internacionalmente y está firmemente consolidado como el formato de archivo a largo plazo, de sólo lectura (PDF/A) y creación de documentos sin barreras. En última instancia son las situaciones concretas quienes dictan la elección entre AFP y PDF. Una empresa que necesite o quiera archivar grandes cantidades de documentos en su diseño original deberá elegir la salida de ellos en PDF o PDF/A, evitando así la conversión necesaria de AFP en PDF.

PDF y HTML5 no compiten entre sí

Sea como fuere, tanto AFP como PDF se adhieren rigurosamente al formato de página de tamaño estándar, convirtiéndose obviamente en la elección acertada para el procesamiento de documentos A4. Pero ninguno de estos dos formatos funcionan para visualización en la Web o en los dispositivos finales móviles. Aquí es donde entra en juego HTML5. El estándar W3C es actualmente el formato más inteligente para la creación y visualización de los documentos, sin importar su tamaño ni el canal de salida.

Por ejemplo, es compatible con el formateo de un documento en A4 para su visualización en un Smartphone, permite la conversión de los formatos de página orientados a texto, extrae los elementos de datos individuales (incluida la recuperación de los componentes de una factura) y construye tablas de contenidos y listados de índices. Además, con HTML5, incluso los elementos audiovisuales, los links de webs y gráficos pueden ser embebidos. Esto crea no sólo documentos con capacidad multicanal sino también documentos inteligentes que ofrecen a los usuarios un valor añadido más allá de la visualización del texto.

El desarrollo de HTML5 representa un salto cuántico en la funcionalidad. La nueva versión ha llegado a ser el “lenguaje de la Web” e igualmente puede ser usado como versión de impresión con un relativo pequeño esfuerzo. Desafortunadamente, HTML5 y PDF todavía son vistos como rivales, sobre todo cuando se trata de preservar la información estructural. Pero esa suposición no podría estar más equivocada.

Después de todo HTML5 es el mínimo común denominador para la visualización independiente del canal y la salida de los documentos. Por su parte, PDF no desaparecerá. Todo lo contrario: cada formato depende uno del otro. En el procesamiento de los documentos, HTML5 por ejemplo puede ser el paso previo para PDF, porque PDF/A continuará necesitándose para ciertos procesos como es el archivo.

Poniendo fin a la guerra

Cuando hablamos de gestión de salida multicanal, más tarde o temprano el debate se inclinará hacia un nuevo formato que está ganando terreno: XSL-FO. Este lenguaje de marcado basado en XML tiene una ventaja superior a HTML: no solamente soporta la creación y la salida de los documentos sin importar el tamaño de la página, sino que también cuenta con una serie de características sofisticadas para el diseño de página. XSL-FO permite generar productos de impresión con calidad premium. A diferencia del formato XHTML/HTML, que es particularmente bueno para aplicaciones de browser, XSL-FO se usa específicamente para la impresión y archivo de documentos de muchas páginas.

Esto deja a XML como el lenguaje de marcado con certificación ISO que se ha convertido en el estándar para la transferencia de datos de aplicaciones especializadas a instancia de la salida en las empresas. Ahora las tecnologías XML son tan avanzadas que no se requieren componentes de software especiales para la extracción de los datos. Igualmente esto se aplica a los otros formatos. Si el formato de salida es AFP, PDF, HTML5 o XSL-FO, las soluciones actuales de IT soportan totalmente los estándares habituales usados en la gestión moderna de salida y por tanto no debería ser un problema para una empresa desarrollar y establecer una arquitectura que soporte todos los escenarios, e incluso que mantenga costes asumibles.

Por tanto es hora de poner fin a la “guerra” de cuál es el mejor formato. La decisión es simplemente una, y esta es, cuál es la orientación estratégica de la empresa para el procesamiento de documentos. ¿Qué canales de comunicaciones jugarán un papel en el futuro y en qué grado? ¿Cuál es el volumen estimado de documentos? ¿Cuál es la evolución del ratio de documentos físicos o electrónicos día a día?. Las respuestas a estas preguntas determinarán qué formatos tienen sentido y cuándo aplicarlos. Todos ellos tienen puntos fuertes y débiles. Lo que es realmente importante son los escenarios de aplicación. Ellos son realmente quienes determinan la relevancia del formato elegido para la gestión de salida dentro de las empresas.

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