Fusionando input y output management

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Mundos paralelos: Muchas compañías aun mantienen separadas la gestión de entrada de la gestión de salida – tecnológicamente y desde el punto de vista organizacional. La gestión de datos inconsistentes es frecuente como cuando se emplean diferentes términos para designar una misma cosa. Algunos departamentos llaman “número de cliente” a lo que otros “referencia”, necesitando por tanto realizar un mapeo de datos a fin de fusionar documentos en un único proceso.

Las actividades asociadas con el procesamiento de correspondencia de entrada (input management) y de salida (output management) son similares tanto desde el punto de vista técnico como de organización y por tanto perfectamente combinables. Piense en las ventajas. Pensemos en un proveedor de telefonía móvil que recibe una notificación de baja de un cliente. Automáticamente es capturado, indexado, enviado para su revisión y aprobación y archivado. Y a cambio, el archivado activa la confirmación (incluyendo el formateo y conversión) y su envío a través del canal preferido por el cliente (output management).

En principio, este tipo de comunicaciones de entrada / salida podrían representarse como un flujo de trabajo en un sistema, asumiendo que los interfaces con las aplicaciones corriente arriba y corriente abajo están correctamente definidas. Sería sencillo incorporar escáneres potentes en el proceso para la lectura digital de datos en forma de imágenes y el uso de diferentes procesos de comunicación como la creación y envío de documentos de identidad electrónicos.

Los datos unen mundos

El hecho es que la conexión soportada por tecnologías de la información de la gestión de entrada y salida ofrece varios beneficios a la comunicación a clientes – tiempos de procesamiento y costes inferiores y mejor control del cumplimento de acuerdos de nivel de servicio internos respecto a tiempos de respuesta y planes de envío. Es lógico que los dos mundos de procesamiento de documentos crezcan juntos especialmente porque la gestión de entrada y salida comparten muchos componentes técnicos como el sistema de archivo.

Por supuesto lo que une a ambos son los datos en bruto en el documento. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se utiliza habitualmente para extraer los datos que entonces pasan a través del ciclo completo de procesamiento del documento. Los datos sólo necesitarían ser extraídos, posiblemente mejorados con datos adicionales y posteriormente formateados basado en la identidad corporativa. Después se enviarían automáticamente al centro de envíos.

Hasta aquí la teoría. En realidad la mayor parte de las compañías dividen el procesamiento de entrada y el de salida. Esto es un despilfarro de recursos. Seguramente las sensibilidades personales juegan algún papel en mantener esta división. A nadie le gusta ceder su territorio pero estas desavenencias carecen de sentido en términos de costes y calidad.

Una plataforma para todos los procesos

El objetivo debe ser crear una instancia central para la gestión de datos. Desde ahí, los datos estarán disponibles para las diferentes aplicaciones. No es por casualidad que las compañías en EEUU ahora tienen un Chief Data Officer (CDO) que es exclusivamente responsable de la recopilación y procesado de datos. Porque independientemente de cómo un documento se reciba o envíe, los datos son y permanecen iguales en el extremo de entrada y en el de salida. Pero aún hay más – la lógica del proceso debe ser estandarizado.

También deben fijarse los cimientos tecnológicos y de organización para soportar la coexistencia de documentos basados en pantalla (web) y físicos (papel) dado que ambos se continuarán empleando en las comunicaciones a cliente durante un tiempo. Sistemas TI diferentes no deberían determinar la preferencia de un cliente para hacer negocios a través de la web o a través del papel. Ambos mundos, la gestión input/output y las aplicaciones web deben integrarse en una arquitectura común.

Para ofrecer a los clientes una serie de alternativas para gestionar la misma transacción – ya sea rellenando un formulario de entrada HTML, un PDF interactivo o un formulario en papel – se requiere uniformidad, en primer lugar liberándonos del formato de página estándar. En la mayoría de compañías esto significa cambiar responsabilidades.

La gestión de entrada y salida precisa aplicar sus competencias en cuanto a procesamiento de documentos al desarrollo web o incluso hacer de éste último una unidad separada en la organización. Finalmente, la captura de documentos, el procesamiento y la salida deben realizarse en una única plataforma.

La interconexión conlleva un alto grado de automatización

En otras palabras, en el futuro el procesamiento de documentos no debe estar atado al formato (papel, PDF, web) sino a los datos y a los procesos. Sin embargo, ello implica que la compañía deberá reestructurar los flujos de trabajo existentes. Algunos aspecto que deben considerarse son:

  • Estandarización de reglas como versiones y firmas en procesos interactivos (quién puede firmar qué, aprobar pagos, responder, etc.). Como ejemplo, la liberación de una factura (input mangement) en realidad no es más que un “OK” a la impresión (output management).
  • Definición clara de los interfaces entre intervención automática y manual.

  • Unión de las aplicaciones existentes y anteriormente separadas para el procesamiento de entrada y salida a fin de conseguir el mayor nivel de automatización posible.

Las nuevas estructuras resultantes pueden entonces ser implementadas utilizando las soluciones apropiadas para la gestión integrada de entrada y salida. El creciente número de canales de entrada y salida (impresión, correo seguro, portales web, dispositivos móviles, social media) deben tenerse en cuenta y sus interdependencias deben definirse y gestionarse de forma precisa.

Una vez que los flujos de trabajo están refinados con la lógica adecuada (reglas, módulos de texto/sintaxis), la gestión de procesos de negocio (BPM) ya está lista. El principio va más allá de la combinación de la gestión de entrada y salida, marca una nueva en el procesamiento de documentos.

Más información sobre la creciente conexión entre input y output management en Comparting los días 17 y 18 de noviembre de 2016 en el Palacio de Congresos “Kongresshalle” de Böblingen

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