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Gestión Documental

Creación soportada por TI, captura, ahorro, archivo y salida de documentos en cualquier tipo de formato

 

DMS – Manejar documentos de forma eficaz y consistente

La Gestión Documental es la creación soportada por TI, la captura, almacenamiento y procesamiento de documentos electrónicos en de cualquier tipo y formato. Esos documentos incluyen no sólo la correspondencia escaneada, sino todo tipo de información estructurada y no estructurada presentes dentro de un sistema TI (incluyendo documentos/faxes transmitidos digitalmente, archivos de programas office, archivos de test XML, tablas de bases de datos, imágenes, gráficos, datos multimedia).

El objetivo de la gestión documental es manejar con sensatez esta plétora de información y archivos y prepararlos para diversos procesos de negocio de manera que la realización de tareas dentro de estos procesos sea lógica y secuencial. Además de ingresar, dar salida y controlar las versiones del documento, se necesita algunas otras funciones de gestión, tales como el suministro de metadatos para búsquedas de documentos soportadas por bases de datos, la fusión de información relacionada procedente de varias fuentes y el archivo electrónico automático.

Los expertos ven la gestión documental, tanto en términos estrictos como generales, diferenciando entre ambos. En el sentido estricto, la gestión documental hace referencia a la gestión eficaz de inventarios de archivos de tamaño considerable —una aplicación clásica es el registro electrónico en el que los datos de diversas fuentes convergen—mientras que desde una visión general, la gestión documental es la interacción de diferentes áreas tales como:

  • Gestión documental en sentido estricto
  • Comunicaciones de office
  • Escaneado
  • Salida de PC  en disco láser (COLD)
  • Gestión de flujos de trabajo
  • Archivo electrónico
  • Salida en todos los canales físicos y electrónicos (output management)

Compart: El estándar para la Gestión Documental y Salida Multicanal

Los requisitos impuestos a las comunicaciones con los clientes en una empresa están creciendo, son cada vez más complejos y constantemente más exigentes. Las especificaciones normativas están aumentando y se deben cumplir exigentes acuerdos en los niveles de servicio. Los clientes esperan tener información actualizada y estar notificados por el medio que ellos elijan, y eso a veces cambia.

Muchas empresas tienen diferentes sistemas y aplicaciones para crear, producir, archivar y almacenar documentos. Los proyectos dirigidos a reemplazar solamente uno de esos procesos establecidos están llenos de riesgos, haciendo que el retorno de la inversión (ROI) sea difícil de calcular.

A esto se añade el hecho de que los documentos creados individualmente (programas de Office, email, fax) a menudo son pobremente gestionados. En otras palabras, no cumplen con las especificaciones normativas en el mismo grado que los documentos generados centralizadamente. ¿El resultado? Se infringen los requisitos legales y la seguridad y la gestión del riesgo se hacen más difíciles en general.

Con todo ello, los procesos de negocio ineficaces para crear y aprobar documentos ralentizan la implementación de nuevos requisitos para la comunicación con el cliente. Al mismo tiempo, la implementación de soluciones TI modernas está demostrando ser difícil, si no imposible, porque tienen que ser compatibles con las aplicaciones existentes. No es posible integrar todas las aplicaciones que se necesitan en la infraestructura de gestión documental y output management para establecer procesos transaccionales seguros y universales.

El resultado es una comunicación ineficaz y no transparente entre los departamentos y el centro de gestión de salida.

Y no tiene porqué ser así. Basado en su sólida experiencia en la gestión documental multicanal construida bajo tecnologías de vanguardia, Compart ofrece un soporte integral en el cumplimiento de todos los requisitos de la comunicación moderna con los clientes.

Las soluciones de Compart permiten a las empresas aceptar datos de diversas aplicaciones, procesarlos y almacenarlos en formato de “sólo lectura” así como darles salida y enviarlos al cliente en el canal solicitado. Compart establece el estándar de la industria para los sistemas multicanal de gestión documental (DMS).

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