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Gestión de Contenido Empresarial (ECM)

Mucho más que sólo archivar: la captura y la gestión de documentos se han convertido en un factor crítico para los negocios

 

La moderna gestión de contenidos empresariales automatiza los procesos y no necesita ningún tipo de papel

En 2010 la Asociación para la Gestión de la Imagen y la Información (AIIM) introdujo por primera vez el término ECM, definiéndolo como “estrategias, métodos y herramientas usadas para capturar, gestionar, almacenar, guardar y proporcionar contenido y documentos relacionados con los procesos organizacionales” (Wikipedia).

Como enuncia la definición, los componentes del ECM capturan, gestionan, almacenan, guardan y proporcionan documentos.

La cuestión de cuándo pasar un documento desde “Almacenar” a “Guardar” es objeto de debate actual y la respuesta difiere de una industria a otra. Si un cliente de banco llama a su entidad financiera solicitando una copia de su estado de cuenta en los últimos seis meses, sin duda es útil si está en algún tipo de almacenamiento temporal. Muchos bancos archivan solamente los datos en bruto en “Guardar” (qué transacción tuvo lugar el día X, cuál era el estado de la cuenta en la fecha de vencimiento), pero no el diseño del documento. En última instancia es imposible guardar toda la información como páginas impresas.

Para empezar, una transacción bancaria es un registro de datos, y el estado de cuenta sólo uno de muchos puntos de vista posibles de la misma. Si tratamos de preservar todas las posibles formas de representar los datos, podríamos llegar rápidamente a los límites de la tecnología.

ECM se ha convertido en un factor crítico de éxito

La Gestión de Contenido de Empresa es por tanto más que simplemente archivar y guardar documentos y datos, a pesar de que es donde el ECM tiene sus orígenes. Hoy los modelos incluyen los siguientes procesos:

  • Sistema de Gestión Documental
    Definición “vulgar” para la gestión de documentos electrónicos soportada por bases de datos.
  • Colaboración
    (Documentos interactivos) Procesamiento de documentos en grupos de trabajo, incluyendo comunicados, autorizaciones, firmas e incorporaciones.
  • Sistema de Gestión de Contenidos Web (WCMS)
    Interacción con los receptores/clientes a través de portales de Internet (Web 2.0).
  • Gestión de Registros (RM)
    Gestión de documentos orientada a datos, como los extractos de cuentas bancarias.
  • Workflow/Gestión de Procesos de Negocio
    Definición de los procesos y reglas tanto para procesamiento en lote como documentos interactivos. Ejemplos: ¿Qué documentos tienen que ser lanzados y cuándo? ¿Cuándo se debe procesar una factura para su pago? ¿Qué restricciones tienen los firmantes autorizados individuales?

En resumen, ECM se ha convertido en un factor crítico de negocio que ofrece, de forma ideal junto con ADF 2.0 (automatización de procesos), un potencial de optimización significativo.

Vincule el ECM y ADF y benefíciese de los flujos de trabajo universales a través de todo el proceso documental

Domtrac: un estándar para la gestión integrada de procesos documentales


Domtrac es una solución de gestión de procesos que unifica tecnológicamente y organizacionalmente las comunicaciones entrantes y salientes bajo un mismo techo. Esta plataforma de integración está diseñada para vincular aplicaciones y soluciones de procesamiento de documentos empresariales, e integrar a la perfección los nuevos (capturar, formatear, convertir, archivar, agrupar y enviar documentos). También es posible conectar con proveedores de servicios externos.

Una de las principales ventajas de la solución radica en que soporta los workflows de entrada y de salida (lanzamientos, procesamiento automático de documentos entrantes, lectura de datos), tanto para procesos en lote como interactivos. A diferencia de las herramientas de automatización convencionales, Domtrac puede estar perfectamente embebido en la generación de documentos actual.

Combinando ECM y ADF en un único sistema, el usuario dispone de una visión global de todo el proceso relacionado con el documento y por tanto puede identificar mejor el potencial de optimización. Además la empresa se beneficia de una mayor fiabilidad de la producción ya que los documentos generados se ajustan mejor a las plantillas reglamentarias y específicas de la empresa porque todo el flujo de trabajo puede ser perfectamente seguido y monitorizado.

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