¿Acabará la innovación con la resistencia?

Cloud Computing, Blockchain, Acesibilidad

- nunca antes Comparting había estado tan cerca de tomar el pulso a la realidad como este año. Los temas de las conferencias del evento de esta edición dieron de pleno en el centro neurálgico de la industria. Novedades de producto como DocBridge® Auditrack y DocBridge® Gear, los interesantes informes prácticos, así como las amplias oportunidades para intercambiar conocimientos, proporcionaron una máxima experiencia.

 

"La gestión de los documentos debe ser más cómoda," resaltaba recientemente Harald Grumser, fundador y CEO de Compart, a la revista alemana BIT, un concepto que desempeñó un papel clave en las tendencias actuales de las comunicaciones corporativas con los clientes. Temas como la automatización de los procesos, salida y entrada omnicanal y la accesibilidad, -sólo por nombrar algunos-, también protagonizaron la agenda de Comparting los pasados días 15 y 16 de noviembre en el Palacio de Congresos de Böblingen. Los 420 asistentes al congreso anual de gestión documental y output management participaron en la creación, transmisión, archivo y la seguridad de los documentos de hoy y del futuro.

Uno de los grandes temas actuales que igualmente se trató fue el que hace referencia a las “comunicaciones sin barreras”

Y es que la ley lo ampara; las autoridades federales deben garantizar desde este año que todos los individuos, incluidas las personas con discapacidades físicas, mentales y cognitivas, tengan acceso a contenido y documentos. Para el sector privado este requerimiento legal aún no existe. Sin embargo, según Harald Grumser, responsable de Compart, “un ciego que no puede leer su póliza de seguro, podría presentar una queja ante la aseguradora ya que no puede ser excluido de dicha información”.

En líneas generales el tema de la accesibilidad tiene una dimensión mayor y va más allá del aspecto de inclusión, explicó el CEO de Compart. "La Inteligencia Artificial aún necesita de ojos y oídos." Es decir, si los documentos de cualquier tipo y forma deben ser clasificados, analizados y ser respondidos por máquinas, como por ejemplo un informe de reclamación de seguro, deben estar estructurados de forma diferente al procesamiento manual. Es por eso que a las empresas se les recomienda alinear la producción de sus documentos consecuentemente. " Se trata de un gran tema que tendrá lugar en un futuro próximo", señaló Harald Grumser en rueda de prensa.

 

El Cloud Computing ha llegado al mundo del documento

No sin razón que este aspecto fue ampliamente tratado en el congreso. Klaas Posselt del PDF / UA Competence Center explicó los fundamentos y los marcos legales de la accesibilidad, así como aconsejó definir claramente las responsabilidades y competencias en la implementación en este ámbito. La presentación sobre DocBridge Impress, el software desarrollado por Compart que permite la creación de documentos multicanal, receptivos y generalmente accesibles de una sola vez ("design once"), fue el ejemplo concreto. De esta forma la cuestión de la accesibilidad está asegurada. Con todo ello quedó claro que las empresas tienen la oportunidad de hacer “de un deber legal una virtud” - es decir, pensar en la modernización de las comunicaciones con el cliente de forma generalizada.

Además, el cloud computing fue de los protagonistas de la agenda de este año en Comparting, una temática que está impulsada actualmente por el Reglamento de Protección de Datos de la UE - GDPR, en vigor desde el pasado mes de mayo-, y del cual Compart fue uno de los grandes entusiastas en su puesta en práctica. Como desarrollador de software, la compañía siempre confía en el análisis de los datos de los clientes que inmediatamente es cotejado con los nuevos requerimientos en materia de seguridad – de igual forma que las empresas participantes de este año.
El hecho es que GDPR despeja el camino a las soluciones cloud también en documentos y en su gestión de salida. Cada vez más empresas están haciendo frente a sus cargas máxima de volumen con la ayuda de la nube y " es por eso que en este momento tenemos el requisito de hacer que nuestras soluciones sean siempre compatibles con la nube", resaltó Harald Grumser.
Según el CEO de Compart la nube requiere un replanteamiento del sector IT. De forma genérica, se trata del hecho de que las empresas no compran cada vez más software, sino que solo quieren pagar por el grado de uso. Así pues, es una cuestión de recorte de costes y así se puso de relieve en el debate que tuvo lugar el segundo día del evento; David Stabel (Keypoint Intelligence), Udo Wirtz (Fujitsu), Roberto Schmidt (Generali) así como Thorsten Meudt y Thomas Kübler (ambos Compart) presentaron diferentes argumentos sobre el enfoque del cloud computing, ya que no todos los procesos son adecuados para ello.

Es factible, por ejemplo, obtener servicios para una conversión ad hoc de pequeñas cantidades de documentos a través de la nube, ya sea en su propio centro de datos o en un proveedor de servicios especializado. La diferencia entre los dos es, básicamente, la ubicación. Existen actualmente formas mixtas (cloud híbrida) en la cual las cargas base se cubren en su propio centro de datos y solo las llamadas cargas máximas son asumidas por terceros. Finalmente, un problema que afectó a muchos asistentes fue la cuestión de cómo las instalaciones en la nube podrían manejar los modelos de licencias actuales. Se trata de un tema que traerá debate.

La innovación no es una cuestión de presupuesto

A pesar de toda la digitalización, aún hay mucho que imprimir y enviar analógicamente en las empresas europeas. Por ejemplo, Talanx AG produce cerca de 84 millones de páginas impresas en su organización. La tercera firma alemana de seguros espera un drástico descenso en la producción de impresión clásica en un futuro próximo, debido en parte a los canales electrónicos que se han convertido en una importante alternativa para las comunicaciones, así lo señaló el representante de Talanx, Jürgen Hausl en Comparting. El responsable de los servicios de salida de documentos dio a conocer un importante proyecto de su compañía, por el cual transfiriendo documentos creados localmente desde un PC a un procesamiento en masa y estableciendo un sistema central de gestión de salida, la empresa ha podido lograr una reducción de costes significativa en la producción de documentos. Sin ir más lejos, eliminar las actividades no especializadas (ensobrado manual / franqueo) y ahorrar en papel y tóner de las impresoras departamentales. Por eso, Jürgen Hausl animó a la audiencia a convertir la gestión documental y de salida en un motor de innovación para sus empresas.

Harald Grumser, en su ponencia "¿Acabará lo consolidado con la innovación o viceversa?" que tuvo lugar en la segunda jornada del congreso, reclamó que las empresas en general deberían ser más valientes y que los responsables políticos deberían crear mejores condiciones marco. Según el directivo de Compart, "la innovación está en mente de todos." Las nuevas ideas tienen más que ver con la actitud que con el presupuesto disponible, según el CEO de la empresa organizadora. Muchas compañías retrasan innecesariamente la modernización y, a menudo, adoptan una actitud de “esperar y ver qué pasa”. Grumser advirtió contra las grandes tendencias que se quedan dormidas. Kodak y Nokia, una vez líderes del mercado y hoy en día solo la sombra de ellos mismos, son probablemente los ejemplos más representativos en pérdida de tendencias.
Por otro lado, no toda la supuesta innovación resulta sostenible, resaltó Harald Grumser. Por lo tanto, uno no debe saltar demasiado rápido en cada nuevo movimiento. "La innovación no debería acabar con lo consolidado, ambos tienen derecho a existir," concluyó el directivo.

Amistad franco-germana en Compart

Siguiendo también con el tema de la innovación, Michael Carl fue el encargado de inaugurar el evento. El futurólogo de ThinkTank 2b vislumbró al "consumidor del 2025". En su entretenido discurso de apertura, un punto culminante del congreso para muchos visitantes, el analista dejó en claro que los estándares promedio y comprobados ya no son suficientes en la comunicación con los clientes de hoy. “Solo con servicios premium, que son claramente diferentes de la competencia, llegará a su grupo objetivo en el futuro”, indica Michael Carl. En este contexto, alentó a la audiencia a romper las reglas comunes de comunicación: “la innovación siempre crea fricción y uno también debería aceptarla y permitirla”, dijo el futurólogo en pocas palabras. El objetivo debe ser conseguir que los clientes divulguen tanto la información como puedan y utilizar esos datos de una manera más específica.

La innovación y la digitalización, con sus muchas facetas como el blockchain, cloud computing, accesibilidad libre de barreas entre otras, fueron temas presentes en todo el congreso que, como todos los años, tuvo una audiencia muy internacional. Casi el 30 por ciento de los asistentes procedían de diferentes países europeos, especialmente de Francia. Es por eso que Harald Grumser habló en su apertura de una "amistad franco-germana que se practica activamente en Compart". Lo más destacado al respecto fue la presentación por Sébastian Huault de Le Groupe Matmut. El grupo de seguros francés recientemente centralizó su gestión de producción con las soluciones DocBridge® Mill Plus y DocBridge® Pilot y desde entonces se ha beneficiado, entre otras cosas, de importantes ahorros postales.

Muchos visitantes aseguraron que la calidad de las conferencias de este año fue particularmente alta. Con esta agenda de temas, el congreso ha dado en el centro neurálgico de la industria. Por último, pero no menos importante, se presentaron dos nuevos productos: DocBridge® Auditrack, una solución de monitorización completa para la comunicación de clientes de múltiples canales (producción de documentos), y DocBridge® Gear, una plataforma para modelar y mapear procesos orientados a documentos tanto en lotes como en transacciones por lotes.

Como todos los años, las presentaciones estuvieron traducidas simultáneamente en tres idiomas: alemán, inglés y francés.

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La próxima cita de Comparting será los días 7 y 8 de noviembre de 2019 en Sindelfingen (Alemania).