documentos oficiales

Visualización de los documentos oficiales

 

Visualización de los documentos oficiales © Fotolia denisismagilov

Es indudable que las comunicaciones cada vez se tornan más digitales en buena medida derivado del avance de las soluciones electrónicas como forma esencial de contacto entre clientes y empresas o incluso cada vez más entre servicios administrativos y ciudadanos. La tendencia nos habla de que cada vez son más habituales los distintos formatos electrónicos a la hora de recopilar información esencial o gestionar documentación tanto en la empresa privada como en los organismos públicos y ello está suponiendo una serie de trabas a gestores y usuarios que la tecnología debe erradicar. Si nos centramos en el caso de la administración pública, esta actividad se presenta incluso aún más problemática si cabe ya que hablamos de documentos oficiales de vital importancia pues deberán cumplir con las obligaciones estipuladas en la normativa.

Por eso, ¿qué ocurre cuando un organismo oficial se encuentra con diferentes formatos para visualizar diferentes documentos? No cabe duda que lo habitual es hacerse con programas diferentes de visualización de formatos que no permiten añadir los comentarios, notas o reseñas en ocasiones críticos para el procesamiento de los archivos PDF, ni facilitan un correcto funcionamiento del OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). La función de anotación es lo que hace que la revisión del contenido del documento y su recopilación sean mucho más fáciles. Esa es la clave de la actual administración electrónica, la agilidad del servicio y la gestión más eficaz.

Con todo ello la solución pasa por un software visualizador multiformato que permita, por ejemplo, capturar texto desde archivos de imagen utilizando OCR sin dificultad, además de ofrecer opciones de anotación más allá de la simple inserción de texto. Los diferentes documentos oficiales, como pueden ser los de registros de la propiedad, notarías, despachos de abogados, instituciones públicas, podrían beneficiarse ampliamente de esta posibilidad que ya ofrece la tecnología de hoy. A la hora de la revisión legal, los encargados de la supervisión tendrían una herramienta ágil que les facilita conocer en detalle que todos los criterios necesarios para hacer que el documento sea oficial están correctos. Además, esta solución deberá ser compatible con las aplicaciones existentes para una perfecta integración sin cargas adicionales  de trabajo permitiendo dejar a un lado el tener que alternar diferentes programas.

Igualmente importante es estar en consonancia con la normativa. Ni que decir tiene el documento debe ser legal a pesar de su archivo y garantizar que todos los cambios que se realizan cumplen con la normativa actual. Las herramientas de software más avanzadas disponen de esta finalidad al igual que la que permite la comparación de documentos de forma automatizada y que se ajusta realmente a la identidad original del documento. Las entidades oficiales ya no pueden permitirse el lujo de emitir sencillamente sin comprobar ni confirmar la autenticidad de los documentos utilizando un amplio periodo de tiempo. La tecnología cambia y lo hace también para la gestión pública, un ámbito quizás que deberá estar más sensibilizado con la evolución de los servicios a los ciudadanos.

Ya no basta solamente con irse adaptando paulatinamente, quizás ahora es más primordial anticiparse a las necesidades y prever que la tecnología cada vez facilita más la eficacia de los servicios. Los documentos oficiales y su gestión pasan ya por la multicanalidad, lo vemos como ha cambiado, por eso se hace esencial herramientas de primera línea tecnológica que colaboren en la tramitación permitiendo además no sólo el beneficio de los ciudadanos sino también agilizar el trabajo de usuarios y gestores que en definitiva son quienes mejor servicio podrán ofrecer.

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