Mundos Paralelos

Procesamiento en batch versus procesamiento individual en la gestión de salida de los documentos

Hoy en día la gestión de salida (output management) en las empresas aún está fuertemente orientada a batch. En particular, los bancos y las compañías de seguros aún siguen esta directriz para transacciones de gran volumen de papel. Los workflows probados y fiables están claramente definidos desde hace mucho tiempo y se encuentran bien cubiertos por las TI. Sin embargo el comportamiento de las comunicaciones ha cambiado y los clientes raramente utilizan el correo postal.

Incluso el “bueno” del email ya no es el medio más elegido. En su lugar, las apps, chats y servicios de voz están reemplazando a la carta tradicional, al fax y al email. Incluso en los sectores más tradicionales como el financiero y la administración pública, cada vez hay más procesos electrónicos. Por eso en la actualidad los bancos ofrecen a sus clientes mucho más que la banca online estándar, prestando servicios habituales de consultas de saldo, transferencias y cuentas de depósito.

El procesamiento en batch por sí solo no ayuda

La digitalización se está extendiendo y a su vez está cambiando los procesos de negocio. Todo mensaje electrónico (ya sea por email tradicional o por app) y todo chat provocan un proceso de negocio que requiere una respuesta del destinatario lo más rápida posible. El consumidor espera respuestas más que en minutos, en segundos. Según recientes estudios cuanto más tarde llegue la respuesta mayor será la posibilidad de que el cliente cancele la transacción. El procesamiento en batch (procesamiento de papel leído) por sí solo ya no es suficiente.

Un pedido de internet que provoque la creación instantánea de una factura en PDF no es un procesamiento en batch. Los procesamientos de salida han llegado a ser más singulares con el incremento de las comunicaciones electrónicas.
Los medios digitales innovadores están suplantando a las comunicaciones físicas, mientras que el papel está alcanzando la categoría de producto de nivel superior a través de los envíos de alta calidad y la publicidad. Por consiguiente ambos mundos pueden existir paralelamente en un futuro previsible, por lo menos en las dos próximas décadas.

El problema radica en que existen sistemas de batch que no se prestan a la transformación gradual. Los workflows, y por tanto los resultados (velocidad), son demasiado diferentes. En definitiva, no importa el tiempo que el sistema necesite para recuperar los datos y los recursos necesarios (las fuentes, los logos, superposiciones, etc.) para empezar a generar cientos de extractos bancarios, recibos o resguardos de entrega por correo.

Sin embargo, los milisegundos cuentan cuando se pide un extracto online. La experiencia práctica demuestra que usando un sistema diseñado para procesamiento en batch de transacciones basadas en web tiene como resultado considerables problemas de rendimiento.

El formato A4 está obsoleto

Es fundamental que se necesiten plataformas y arquitecturas que fusionen ambos mundos. Un enfoque razonable es establecer una arquitectura orientada a servicios (SOA) con un software diseñado específicamente para tal propósito.
Además, para dominar la creciente complejidad de la gestión de salida se requiere dejar a un lado la cuestión del diseño al crear un documento. El contenido necesita ser el centro – y por regla general el formato final no debe conocerse hasta justo antes del envío hacia cualquier canal.

En otras palabras, debido a que no es adecuado para la salida en dispositivos finales móviles (apps) o en web, el formato A4, como formato estándar en el procesamiento de documentos, se ha quedado obsoleto. Es más importante preparar el contenido para la visualización en todos los medios. El formateo se realiza justo antes del envío, cuando la correspondencia está a punto de enviarse, solamente entonces el documento toma el formato adecuado para la entrega por el canal correspondiente. Esto hace que el formateo y la preparación del documento pasen de los distintos departamentos a una gestión de salida central.

Lo que permanence junto, crece conjuntamente

Muchas empresas establecen mundos paralelos con tecnologías completamente diferentes para la creación física y electrónica de los documentos. Sería mucho mejor fusionar los dos mundos, especialmente porque sería de coste mucho más efectivo. Es imprescindible que los mismos datos y mecanismos deban aplicarse en el procesamiento estático (batch) y en el interactivo (individual). Es más, la lógica de los negocios debería estar claramente delineada con la preparación del contenido del destinatario del mensaje (incluidos los saltos de página, la separación de sílabas, preparación para discapacidad física/cognitiva/etiquetado).

Como conclusión, el uso del papel está mermando en el procesamiento de los documentos pero no desaparecerá completamente en un futuro previsible. Sólo la ley garantizará la existencia continuada del documento impreso, que en muchos casos todavía es necesario. Por lo tanto, el procesamiento en batch continuará. Muchos procesos de paper-bound desaparecerán en los próximos años, aunque no todos. Para que coexista el procesamiento batch y el individual, las compañías deben finalmente crear requisitos tecnológicos previos. No puede haber dos sistemas completamente diferentes, uno para el cliente que hace todo a través de Internet y otro para los que prefieren la eterna comunicación en papel.

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