Las comunicaciones de contenidos variables

Cómo mitigar el riesgo

 

Los documentos han cambiado. Es un hecho que las nuevas fórmulas de comunicación entre empresa y clientes han traído un mayor dinamismo a la hora de elaborar los mensajes. Los documentos que alguna vez fueron muy estáticos están llenos de mensajes personalizados y ofertas concretas dirigidas a personas específicas con diferentes objetivos comerciales. Es por ello que empresas y organizaciones de todo el mundo están dando un mayor valor interno al reto de las comunicaciones con los clientes, convirtiéndose en una gestión crítica dentro del núcleo de los negocios.
Sin embargo los procesos que garantizan la calidad de los documentos no han ido a la par con el nivel de exigencia en la comunicación de datos variables, tanto para ser enviados por correo electrónico como por postal. Los cambios y rectificaciones de última hora hacen más difícil que las cosas salgan bien dando pié a errores costosos y, en el peor de los casos, incluso a litigio si no se ajustan a la normativa reglamentaria vigente. Por eso, se hace imprescindible mitigar los riesgos y sobre todo identificarlos.

Desde nuestra experiencia, lo mejor es adoptar algunas prácticas clave para el control de la calidad que pueden ayudar a los propietarios de documentos, creativos y productores que gestionan riesgos a asegurar que los mensajes personalizados que han elaborado son los adecuados y están listos para ser enviados. Las herramientas de software pueden ser de gran ayuda. La variabilidad ha llegado a tal punto que los humanos simplemente no pueden detectar todos los errores posibles porque una variable anidada puede aumentar a mil las posibilidades de cambio, incluso hasta 10.000 combinaciones o más.

Automatizar para estar seguros

Es por ello que se hace indispensable un sistema automático de monitorización del procesamiento. No importa cuán sólido y transparente pueda ser el proceso de comprobación, aún necesita herramientas automáticas que aseguren el seguimiento de los puntos críticos. Esto incluye controles básicos como la lectura de las direcciones de correo y su comprobación, ver diferencias en las plantillas del documento según las versiones que se envíen, etc. Por eso también es importante el control de la revisión; en muchas organizaciones, tanto marketing como producción no están alineados en los sistemas de codificación de versionado que indica cuando se está reutilizando una copia o una versión más reciente que otra. Consecuentemente se hace imprescindible un sistema automático que verifique la exactitud con la copia original, cuando se utilizan variables anidadas.

La comprobación manual de miles de registros puede necesitar de diferentes personas durante un día o más, dependiendo del volumen. Un sistema automatizado hace el mismo trabajo en cuestión de minutos, produciendo un informe que señala cualquier error, por lo que se pueden corregir antes de que el trabajo, por ejemplo, se imprima o se envíe por correo. La implementación de herramientas de comparación automatizada de documentos ha cambiado por completo el workflow en muchas operaciones, aumentando la calidad, reduciendo los costes y haciendo a las empresas más eficaces.

Sin duda es importante tener especial cuidado con las fuentes variables; es preferible minimizar la verificación manual de las fuentes y utilizar un método automático que nos de la confianza de que el documento está correcto y listo para su envío en el canal elegido. La elección de una solución de producción que garantice el proceso de la calidad, la comparación de documentos tanto palabra-por-palabra como pixel-por-pixel para detectar e informar de cada posible error, es una cuestión de mera prioridad.

Y tampoco deberíamos olvidar el punto clave de la gestión de contenidos; antes, los módulos de gestión de contenidos especializados en comunicaciones masivas no eran asequibles por lo que era una de las razones de su escasa utilización en la gestión de comunicaciones de gran volumen. Hoy son capaces de manejar los recursos compartidos, tales como texto, mapas, logotipos y firmas, e igualmente incluyen el control de revisión, notificación automática, fechas de caducidad de los documentos, etc. y son más permisibles. Un sistema de content management puede agilizar los procesos de control de calidad para documentos variables, debido a la reducción de los elementos a revisar por el ser humano.

Finalmente, y aunque parezca una parte obvia del proceso de producción, muchas empresas olvidan que se debe esperar cuando un documento está bajo revisión y pendiente de aprobación. La utilización de recursos compartidos y un sistema de gestión de contenidos son muy eficaces en el proceso general, pero se requiere un esfuerzo extra para asegurarse de que nadie toca nada de un documento cuando éste está pendiente de aprobación final. Se hace recomendable una monitorización para garantizar que no se realizan ediciones de archivo en esa ubicación y que están respaldadas por un software que bloquea los cambios en los archivos.

Con todo ello podemos decir que no cabe duda que cada compañía u organización puede aplicar todas o algunas de estas prácticas. Pero los mejores resultados se obtienen si se aplican todas ellas porque cada una se basa en el valor de la anterior y da fuerza a una solución global extremo a extremo, que permite reducir los riesgos de errores y asegura la calidad de la comunicación en los documentos de dato variable.

 

Obtenga las respuestas
y soluciones que necesitas