El color, una cuestión de gestión

Precisamente debido a que cada dispositivo reproduce el color de forma distinta, la presentación del documento es diferente. 

La gestión centralizada del color es esencial para el procesamiento multicanal de los documentos – y únicamente ello hace posible un output de conformidad con la identidad corporativa en todos los dispositivos físicos y electrónicos-. Además, también impulsa la velocidad del procesamiento (rendimiento) y reduce los esfuerzos de la configuración.
Hasta ahora, el uso del color en el procesamiento de los documentos se suscribía exclusivamente al ámbito de la impresión. Pero en la nueva era del procesamiento multicanal, la gestión del color necesita redefinirse.

La siempre presente necesidad de proporcionar correspondencia que se ajuste a la identidad corporativa (CI) sólo puede satisfacerse por un estricto proceso de gestión del workflow de color que esté disponible para todos los canales de comunicaciones, tanto físicos como digitales (impresión, e-mail, aplicaciones de portal, secure email, etc.). En este contexto también se incluyen canales especiales como ECM (Enterprise Content Management, o Gestión de Contenidos de Empresa).

El reto radica en que, a diferencia de los documentos impresos, los documentos digitales se abren en diferentes dispositivos por el receptor. Precisamente debido a que cada dispositivo reproduce el color de forma distinta, la presentación del documento es diferente. Técnicamente no sería factible tener que ajustar el color y el dispositivo cada vez que se recibe un documento, por lo que sería mucho más fácil construir los espacios estándares de color de un smart phone o un tablet en un sistema de output management (OMS).

La entrega híbrida es otra historia: los documentos se crean digitalmente (y si se requiere, se transmiten electrónicamente a un proveedor de servicios externos), pero también pueden enviarse vía email (o como un archivo de descarga de Internet), o bien impresos y emitidos en un formato físico. También aquí es igualmente importante usar un espacio de color para el documento electrónico que garantice la máxima calidad de salida tanto física como electrónica. Por eso queremos demostrar qué es importante para una gestión del color tanto para un único canal como para múltiples canales de procesamiento.

Ajustar el color para imprimir

La impresión es un típico canal de procesamiento individual. Los documentos facilitados a los clientes a menudo contienen diferentes espacios de color. Aquí el problema está en que es raro que se revise el color apropiado de los archivos entrantes, a fin de que puedan ser transferidos directamente al procesamiento documental, cuya función principal no es el ajuste del color sino la conversión de formatos y la optimización del documento.

La impresión se basa fundamentalmente en dos cosas: los datos tienen que ser “rasterizados” y después enviarse a la máquina de impresión. Habitualmente esto se realiza en el RIP (raster image processor), el cual es un software (o una combinación de hardware y software) que convierte los datos de un lenguaje de descripción de páginas (como PCL, PDF, PostScript) en gráficos de mapa de bits para la salida final en una impresora. Normalmente estas aplicaciones vienen con un módulo especial para la gestión del color, el cual es necesario porque sólo el espacio de color CMYK es apropiado para la impresión. En otras palabras, los datos se adaptan al espacio de color de la impresora.

Los colores especiales pueden hacer que el ajuste del color sea incluso más difícil ya que por norma el ajuste automático no produce los resultados deseados. Por lo general no es posible usar el módulo de gestión del color por sí solo como una aplicación independiente. A veces los datos pueden exportarse dependiendo del RIP. Pero para la mayoría de los datos ya están “rasterizados” y “corregidos de color” y son difíciles de manejar si tienen que ser enviados a salida a través de otros canales.

El ajuste del color en el procesamiento híbrido

La situación es diferente en la entrega híbrida. Como ya he explicado, ofrece un mayor número de canales electrónicos distintos para imprimir. Esto es conocido como procesamiento multicanal – incluso cuando no hay canales digitales en juego, sino en su lugar múltiples sistemas de impresión, tales como los sistemas para salida de alimentación por bobina y los sistemas de hoja única para reimpresión. Incluso estas dos impresoras se comportan de forma diferente en relación a la reproducción del color. Si por ejemplo intentamos usar un canal único de workflows para una salida multicanal, enseguida nos encontraremos con un muro – debido a que los canales electrónicos no pueden usar el módulo de gestión del color para salida de impresión.

Entonces tendremos dos alternativas:
? No usar para nada la gestión del color en los canales digitales.
? Implementar una gestión centralizada del color en el sistema de gestión de salida (OMS).

La primera opción está fuera de duda si todos los documentos deben ser conformes a una identidad corporativa (CI) sin importar el canal de entrega. Por consiguiente, sólo nos queda la segunda opción que es compatible con escenarios adicionales, como la entrega híbrida. En este escenario el color se ajusta al mismo tiempo para el canal del e-mail y a la impresión.

Los insertos también deben ajustarse

Los archivos también pueden ser transferidos a un sistema ECM sin la necesidad de hacer ajustes en el canal específico. En el caso de que los documentos deban ser entregados con posterioridad, se pueden usar todos los canales para producir alta calidad de forma fiable. Sin embargo, este principio no funciona si los datos rasterizados de salida de impresión se usan para archivo.

No obstante existe otro problema que es la integración de insertos electrónicos. También deberán ajustar la calidad de salida a cada canal individual. Otro problema normal es que los insertos son suministrados por agencias de publicidad que no tienen experiencia en el procesamiento de color. Si los insertos se envían directamente a la producción de documentos sin una revisión previa, a menudo surgen sorpresas inesperadas.

Primero analiza, después entrega

Por si fuera poco, si además de gestionar el color definimos un espacio de color de trabajo uniforme (como puede ser RGB), se nos abrirán más puertas hacia la optimización. Así por ejemplo, el estándar PDF-X soporta la instalación de un control de validación para chequear como mínimo todos los documentos PDF externos. Los archivos que no cumplan con el estándar son rechazados automáticamente. En otras palabras, el proveedor puede validar documentos localmente (Adobe Acrobat) antes de pasarlos al proveedor de servicios, lo que permite la corrección de archivos erróneos o de no conformidad de color antes de la entrega.

Este método es igualmente recomendado para la entrega híbrida, como es el caso del correo postal electrónico. Las especificaciones del color se elaboran previamente con el proveedor de servicios externo, quien posteriormente ajusta sus canales en consecuencia para garantizar el procesamiento en conformidad con la identidad corporativa (CI) en todo momento. Debido a que la gestión del color se ha centralizado para todos los dispositivos y canales, puede ser desactivada para impresión de salida.

Archivos optimizados para un mayor rendimiento

La gestión centralizada del color ofrece también otro beneficio: influye en el tamaño del archivo. Por ejemplo, el cliente proporciona documentos para entrega por correo electrónico como datos de impresión,-datos de imagen (4- canales CMYK) que no son necesarios para la entrega por email (3 canales RGB), pero tiene un impacto sobre el rendimiento (velocidad del procesamiento). Sería mejor, y por lo tanto más eficiente, convertir los datos en un espacio de color de trabajo (3 canales, RGB) importándolos a un sistema de gestión de salida (OMS), haciendo así el archivo más pequeño, algo que a su vez aumenta el rendimiento e influye en el posterior archivado.

Para concluir podemos decir que la gestión centralizada del color es lo que hace que sea posibles la conexión de los canales electrónicos con la conformidad CI del documento y el sistema de gestión de salida. Los nuevos métodos de entrega/transmisión pueden integrarse sin dificultad, dejando sólo el esfuerzo que supone la configuración y mantenimiento del sistema de gestión del color. Los procedimientos especiales como es el tratar con colores específicos, también se gestionan centralizadamente para todos los canales. Por último, pero no por ello menos importante, la optimización de archivos para un mayor rendimiento sin sacrificar la calidad de reproducción es otra razón para poner en práctica la gestión centralizada del color.  

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