Documentos y datos, antes y ahora

La logística de los documentos modernos es mucho más que la adaptación de lo estrictamente físico a la entrega electrónica. En definitiva, es el intercambio directo de datos en bruto a través de una instancia de salida central.

¿Qué procesamiento tradicional de documentos permanece hoy en día? Primero, los datos en bruto para procesar deben ser convertidos desde aplicaciones especializadas en contenido legible (composición), después deben ser formateados, -por ejemplo en un documento A4-, impresos y posteriormente enviados al destinatario. A partir de ahí, se sigue todo el camino de vuelta, es decir, la exploración, el análisis / reconocimiento del texto a través del reconocimiento óptico de caracteres (OCR), "deformateo" del documento, y, finalmente, la extracción de los datos en bruto.

También puede ser que los documentos digitales para ser leídos y procesados a través de máquinas se conviertan primero en forma analógica, es decir, impresión, y luego en documentos TIF o JPG. El contenido engendra "nubes de píxeles." Inicialmente el contenido real está cifrado (imágenes de mapa de bits) y luego se traduce "legible" a través de OCR. Esto no sólo es un procedimiento engorroso, sino que también implica la pérdida de datos estructurales semánticos que son necesarios para su posterior reutilización.

El problema radica en que este enfoque está orientado al formato de página A4, que es perfecto para imprimir, enviar por fax o archivar, pero no lo es tanto para dispositivos finales móviles o para web. Sería mucho mejor transferir solamente los datos en bruto. En otras palabras, la creación y la entrega del documento deben estar fuera de la aplicación específica concreta. Es decir, el tamaño de la página y el canal de salida no se seleccionan en la aplicación, sino mucho más tarde de lo que generalmente se hace hoy.

¿Está la entrega en PDF en consonancia con los nuevos tiempos?

Por supuesto que la adopción del PDF electrónico, ahora omnipresente, es un paso importante para reducir el ciclo descrito anteriormente. Pero esto es sólo el principio. Después de todo, ¿qué tiene de bueno un documento PDF si no tiene metadatos de varios con capacidad de procesamiento multicanal? Tecnologías como XMP fueron de hecho desarrolladas específicamente para almacenar metadatos en un documento electrónico de lectura automática para el receptor y transferir a la aplicación dada (ERP, CRM, etc.).

Esto supone un avance en la automatización del procesamiento de documentos pero no significa que sea el final del camino. Por un lado, PDF también está basado en A4, lo cual significa el tedioso "deformateo" para la entrega en dispositivos móviles finales. El beneficio es marginal, considerando que procesos como el deformateo y la decomposición  son complejos y habitualmente requieren herramientas caras.

Un hub de datos

Así pues, ¿cómo será el procesamiento de documentos en el futuro? Sin duda, el método más elegante es crear un interfaz para los datos puros, independiente del formato de página, del diseño y el canal. Ésta es realmente la única manera de preparar documentos eficazmente en todo tipo de formato para vías de comunicación físicas y digitales. Además significa para las empresas separar la creación de los documentos de la entrega e instalar una instancia central para el documento y el output management. Este hub usa criterios definidos y reglas de los distintos departamentos (ventas, marketing, servicios) para determinar los datos, el diseño, el formato y el canal de salida, por supuesto siempre sintonizado con el receptor.

La centralización no sólo beneficia al procesador, que queda libre para concentrarse en su negocio principal, también proporciona una visión fiable de los documentos que salieron de la empresa en un período de tiempo determinado. Por supuesto que otros criterios también pueden ser monitoreados, una ventaja que no debe subestimarse: muchas firmas carecen de una visión nítida de cuanto se ha impreso, enviado por fax o enviado electrónicamente.  Lo que falta es una gestión del documento que proporcione una visión de 360 grados.

El destinatario y el proceso determinan el canal

Estrictamente hablando, las comunicaciones multicanal significan romper con un formato de página específico para que cada documento se pueda emitir en cualquier canal sin soluciones costosas, como es el deformateo. Y es que hoy en día los clientes realizan comunicaciones con empresas a través de diferentes canales. Por poner un ejemplo, Mr. X, todavía quiere su póliza de seguros en formato papel, pero preferiría su notificación mensual de débito a través de email, o mejor aún, enviada directamente a su smartphone.

En otras palabras, se puede elegir un medio de entrega para todos y cada uno de los procesos de negocio. Pero solamente es posible a través de un procesamiento central donde todas las vías de comunicación relacionadas con los documentos convergen, en particular si es sencilla la posibilidad de incluir nuevos canales.

En este contexto, HTML5 ha pavimentado ciertamente la manera de dirigir el procesamiento moderno de los documentos. El lenguaje de mercado basado en texto está sentando pauta en las plataformas móviles como por ejemplo en iPhone, iPad y los dispositivos Android. Y no es de extrañar: el contenido HTML5 puede ser fácilmente procesado por cualquier canal electrónico de salida, ya sea un smartphone o un Web site. Además, si se prefiere imprimir, también existe la opción. Convertir a archivos PDF es posible.

Actualmente HTML5 es el formato más inteligente para la creación y visualización de documentos, sin tener en cuenta el tamaño o el canal de salida. Permite una visualización dinámica, dependiente del tamaño, como puede ser  desde un A4 a un smartphone, así como la conversión desde cualquier layout a  formatos orientados a texto, extracción de datos individuales (incluyendo la recuperación de los datos de una factura) y construcción de tablas de contenidos y listas de índices.

¿Qué son los datos y qué es un documento?

El hecho es que en estos tiempos de múltiples canales, "pintar" una página A4 utilizando herramientas de composición de página es un enfoque equivocado, porque el diseño de destino puede ser de 2 a 24 pulgadas.  En lugar de ello, las empresas deben invertir en la logística de documentos, capaces de tomar los datos de una aplicación determinada y prepararlos específicamente para un receptor y canal de salida. Lo que se necesita es tecnología de la información que cartografíe todo el ciclo completo de la gestión documental en un sistema central, especialmente en todas las aplicaciones que generan documentos.

Reglas bien definidas para el diseño corporativo, los formatos de salida y el manejo de los metadatos deben almacenarse en base a la lógica de negocio. Ello lleva a la pregunta cada vez más importante sobre "¿qué son los datos y qué es el documento?". La frontera no está  siempre clara, pero una cosa es cierta: Cuanto más tarde en el proceso de la logística de documentos se seleccione el canal de salida y cuanto más estrictamente separado de la creación del documento permanece el proceso del negocio, más flexible será la compañía.

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