Coexistencia pacífica

Carta electrónica o e-mail, ¿cuál es la mejor canal digital de salida? Dependiendo del caso, la respuesta puede ser "ambos" o "uno en vez del otro". Es evidente que ambas formas de transmisión electrónica tienen sus ventajas y que ambos están llamados a una "coexistencia pacífica".

 

La discusión sobre el uso inteligente del correo postal digital aún continúa. Sus detractores lamentan el proceso algo tedioso de autentificación. Por ejemplo, en Alemania, es necesario presentar el DNI en la oficina postal antes de abrir una cuenta virtual de correos. Esta es una de las razones por la cual la adopción del este sistema aún es incipiente. Pero hay otras maneras; en Dinamarca, sencillamente piden facilitar el número de la seguridad social a la hora de usar el portal de correos eBoks. Al final del análisis, el argumento sobre la dificultad o la autentificación es un mero pretexto, que se aleja de la razón principal.

El hecho es que el cibercrimen, el spam y los ataques de phishing desestabilizan a los consumidores en busca de una alternativa segura al correo electrónico estándar. Aún más importante que en el ámbito privado, en las empresas y en los organismos públicos tanto la responsabilidad como la confidencialidad en las comunicaciones comerciales son esenciales. Pero, ¿qué ocurre en la práctica? Según el Informe Global Deliverability Benchmark de 2011, la cifra de envíos de email en todo el mundo es del 76%. Pero sobre todo, la tasa de colocación de la bandeja de entrada (IPR) se redujo el año pasado un promedio de 6%. Esta tendencia fue particularmente negativa en la segunda mitad del pasado año en Norteamérica pues el IPR cayó del 86% en la primera mitad del año al 79% en la segunda. Solamente América Central y del Sur mostraron un incremento, e incluso allí, la media fue un mero 72%.

Estas cifras dejan claro que el e-mail no es el canal para el envío de correo digital de validez legal, incluso contando con tecnologías realmente buenas que lo soportan y mejoran. Pero, seamos honestos. ¿Quién quiere realmente todo el tráfico de sus documentos pasando por la misma cuenta? El riesgo es demasiado grande como para que se borre accidentalmente o sea devorado por el volumen de datos. Si los documentos son particularmente críticos, como pólizas, avisos de despido o nuevos contratos, por mencionar algunos, las consecuencias pueden ser de gran alcance. Entonces el problema radica en cómo separar lo importante de lo que no lo es. Sistemas avanzados de archivo pueden arreglar algunas cosas pero no solventarlas. Sería mucho mejor separar estrictamente los documentos importantes y elegir su canal apropiado de salida. Después de todo, no enviamos todo por correo certificado en el mundo tradicional. Y hay más. ¿Por qué no implementar un portal virtual de correo donde todos los documentos esenciales no sólo pudiesen recuperarse y enviarse sino además ser archivados con validez legal?

Ahí radica el éxito de portales como eBoks (Dinamarca), My eCitizen (Singapur) y AGOSP (Australia). Los operarios garantizan que los usuarios electrónicos de los buzones de correo están permanentemente seguros. El portal se convierte en una “urna digital” que sólo se abre con un PIN personalizado. Los usuarios, ciudadanos y empresas, tienen al cien por cien asegurado que sus documentos estarán disponibles en los próximos 20 años: diplomas, pólizas de seguro, contratos de suministro y facturas. Sin tener que preocuparse por que se borren accidentalmente como ocurre con el email o que cambien de formato debido a la actualización del software.

Los portales electrónicos son seguros

Un ejemplo de ello en nuestro país es METAPOSTA, un portal iniciativa del gobierno vasco para albergar, editar y gestionar correo electrónico de todo tipo. METAPOSTA está orientado tanto a ciudadanos individuales como a organizaciones y empresas. Bajo www.metaposta.com cualquiera puede abrir una cuenta para descargar, editar, firmar y enviar documentos o archivarlos de forma legal. El inicio y el uso del buzón virtual son gratuitos, sólo tiene un cargo la trasmisión de correos como el franqueo tradicional. El destinatario no paga y los documentos se encuentran disponibles para cualquier tipo de dispositivo móvil o PC. Este proyecto innovador, que cuenta con la experiencia de Compart en tecnología de optimización de flujo de datos, reemplazará al buzón de correos tradicional, según sus objetivos englobados en la "Agenda Digital de Euskadi 2015". Desde su aparición en febrero del 2011, aproximadamente 800.000 documentos ya han sido enviados a través de este portal. En la actualidad, cuenta con 17.000 usuarios y sigue aumentando el número.

El éxito de este proyecto no sería posible si no fuese fiable y seguro. Algunos críticos argumentan que las oficinas postales electrónicas no protegen los datos totalmente. Esta cuestión puede generalizarse para toda la industria TI. ¿Hasta qué punto estamos dispuestos a tolerar un cierto grado de riesgo residual? El hecho es que los proveedores de soluciones para correo postal han invertido mucho en infraestructuras de seguridad complejas que no sólo son fiables desde el punto de vista técnico, sino también en términos de organización y procesos. La negligencia es algo que no está permitido. Por ejemplo, en Alemania, la Oficina Federal para Seguridad de la Información certificó a E-Postbrief que cumple con los requerimientos en materia de seguridad de la normativa internacional ISO 27001. Así pues, todas las aplicaciones que un usuario registrado realice son seguras, a diferencia de los emails tradicionales que pueden contar con baja protección de los datos. Mandar un documento confidencial por email es como conducir sin cinturón de seguridad.

Sello electrónico: saber que la carta digital será abierta

Es obvio que la digitalización se está implantando rápidamente y una vida sin "identidad electrónica" es difícil de imaginar. El volumen de los documentos físicos disminuye en todo el mundo. Actualmente las encuestas de Universal Postal Union (UPU) citan un promedio del 7%, con una caída del doble dígito en Norte América. Dentro de diez años, probablemente, sólo la mitad de los documentos existentes irán en formato papel. Como telón de fondo, la relevancia de los portales digitales para enviar correo crecerá, especialmente como un servicio de envío de documentos diseñados para ser confidenciales, legales y fiables. Los programas de email no ofrecerán esta seguridad y fiabilidad. En un portal también es relativamente simple rastrear cuando un documento ha sido recibido, similar a una carta certificada. Si el beneficiario abre la carta digital, el emisor es automáticamente notificado y todo el proceso se documenta en el sistema. La carta se convierte en "un sello electrónico" que habla. Su llegada es fácil de verificar en cualquier momento posterior.

Para decirlo claramente, el e-letter o carta electrónica no reemplazará al e-mail. Los dos tendrán que coexistir pacíficamente. Los documentos de gran valor legal serán enviados por canales homologados como las cartas electrónicas, mientras que por email se enviarán el resto. En el análisis final podemos decir que todo el mundo gana; por otro lado, los usuarios serán liberados de sus cargas de correos electrónicos pues separarán automáticamente lo importante de lo banal permitiéndoles concentrarse en el centro neurálgico de sus negocios.

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