Archivo central de documentos

Archivar permanentemente documentos individuales y archivos de cola de impresión y convertirlos sobre la marcha

¿Todavía separa el archivo de los documentos de entrada y de salida en su empresa?

En muchas compañías de todo el mundo el archivo electrónico está aún dividido: los documentos entrantes y salientes se archivan diferentemente en compartimientos separados. Con diferentes sistemas TI y metadatos.

¿Por qué duplicar este esfuerzo? ¿Por qué mantener dos interfaces de archivo e inmovilizar valiosos recursos? ¿Por qué no crear una instancia central para archivar todos los documentos?

Ya sea que esté archivando documentos de entrada o salida, las tareas son las mismas, es decir, generar, incorporar y extraer los metadatos y almacenar los documentos en formato de sólo lectura, preferentemente en el reconocido estándar PDF / A.

Entonces ¿por qué realizar un mismo proceso dos veces? No sólo es caro y una pérdida de tiempo, además hace que la búsqueda del documento sea más difícil.

Combinar: Archivar documentos entrantes y salientes de manera centralizada y convertirlos sobre la marcha

En la gestión documental moderna, los archivos de entrada y de salida se convierten en uno solo. En lugar de inmovilizar valiosos recursos manteniendo dos sistemas de archivo por separado, existe una instancia de archivo centralizada para almacenar de forma segura todos los documentos entrantes y salientes.

Se definen metadatos uniformes (por ejemplo, en formato XML o XMP) para el lado de entrada y el de salida.

El formato de entrada, el tamaño y la estructura de los documentos son irrelevantes. Los sistemas modernos de gestión documental son capaces de preparar cualquier tipio de fichero para su almacenamiento de larga duración de forma segura. Por ejemplo hoy en día, incluso archivos complejos de cola de impresión de gran volumen se pueden archivar en AFP o PCL. Se tarda sólo un clic de ratón en extraer documentos individuales específicos y convertirlos en el formato deseado sobre la marcha para su visualización y procesamiento en el PC.

Compart: la conexión del archivo va implícita

  1. Versátil

    Las soluciones de Compart trabajan con todos los sistemas de archivo convencionales  y pueden ser  perfectamente conectadas con una configuración mínima. El enfoque fundamental de Compart para todo proyecto de gestión documental incluye la optimización del almacenamiento.

  2. Los dos mundos

    Compart no sólo soporta el almacenamiento de archivos de cola de impresión de gran volumen (por ejemplo en AFP) incluyendo la extracción de documentos individuales convirtiéndoles sobre la marcha en cualquier tipo de formato, sino que además archiva los documentos individuales en formato PDF/A auditable.

  3. Metadatos

    Compart cuenta con más de 20 años de probada experiencia  trabajando con todos los formatos estándares de datos. Este know-how se refleja en la familia de soluciones DocBridge que pueden generar, transferir y embeber metadatos en formato XML y XMP.

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