Compart - Gestion documentaire et output management

Cas d’utilisation

WWF Suisse imprime des documents depuis le Salesforce Cloud

Compart |

Solutions cloud pour CCM et documents

Les entreprises sont sous pression avec le coût de l'informatique et externalisent un nombre croissant d'applications professionnelles classiques vers le cloud. Obliger certaines entreprises à repenser leurs processus de génération de documents.

La pandémie de COVID-19 a considérablement accéléré de nombreux domaines de numérisation. La plupart des entreprises ont considéré les nouvelles technologies comme des outils essentiels pour surmonter la crise. En très peu de temps, des milliers de bureaux à domicile d'employés ont rejoint les réseaux, de nouveaux canaux numériques pour le marketing, les ventes et l'assistance ont été établis, et les systèmes et les données ont migré vers le cloud. Nous avons appris que la plupart des entreprises peuvent agir de manière beaucoup plus pragmatique et innovante que quiconque n'avait osé l'espérer auparavant.

Mais malgré tous les points positifs, l'informatique est toujours confrontée à de nombreux défis. Malgré la crise, ou peut-être à cause d'elle, les budgets informatiques n'augmentent pas rapidement. De nombreux DSI sont en fait soumis à une pression considérable pour réduire les coûts informatiques. Dans le même temps, de nombreux processus et structures d'entreprise sont à la traîne en termes d'exigences en évolution rapide. Les plus grands obstacles sont les structures en silos et les systèmes de base qui leur sont liés.

En juin 2020, l'analyste de marché Forrester a interrogé environ 170 décideurs informatiques. Interrogés sur leurs priorités informatiques pour les douze prochains mois, ils ont indiqué que l'innovation, la rapidité et les nouvelles fonctionnalités étaient leurs principales priorités. Forrester voit une forte tendance vers le cloud dans les mois à venir. Les entreprises, les pouvoirs publics et les organisations migreront des applications métier plus classiques vers le cloud. De nombreuses solutions standard sont déjà disponibles dans le cloud, telles que les plates-formes ERP, notamment SAP Cloud et Oracle Netsuite, pour n'en citer que quelques-unes, et le CRM, qui comprend Salesforce, Freshworks, Microsoft Dynamics, Hubspot et SugarCRM, et de plus en plus d'entreprises se tournent vers eux. Le marché s'est largement consolidé en quelques acteurs aux connaissances approfondies qui offrent un large spectre d'applications ou de procédés et garantissent un haut niveau de stabilité.

Les nouvelles technologies telles que Docker, Kubernetes et OpenShift ont également atteint un haut niveau de maturité du marché et continuent de se développer rapidement. Les architectures de microservices, qui peuvent utiliser ces technologies, trouvent de plus en plus leur place dans l'informatique d'entreprise. Par conséquent, la tendance à un déplacement accru des applications classiques vers le cloud va continuer à s'intensifier.

Résumé

Temps de lecture : 5 min

  • Imprimer depuis le cloud - est-ce possible ?
  • WWF Suisse : Création de documents dans Salesforce
  • DocBridge® Connect : Passerelle vers le Cloud
Solution Salesforce Cloud WWF

Gestion de la communication client via Salesforce Cloud

Les fournisseurs de logiciels souhaitent rendre la connexion aux plateformes SaaS aussi pratique que possible pour leurs utilisateurs. Une approche typique consiste à fournir à diverses applications dans l'environnement cloud des fonctions supplémentaires au-delà de leurs solutions standard, telles que l'ERP, le CRM, etc. Ces applications peuvent être ajoutées au besoin pour compléter le produit SaaS principal. Prenez la communication client, par exemple : il serait idéal de créer et de produire des documents omnicanaux à partir d'une plate-forme cloud.

Compart, fabricant international de logiciels de communication client pour les entreprises et les collectivités, propose une approche architecturale attractive avec son DocBridge ® Impress (remplacé par DocBridge® Communication Suite). La solution permet de créer facilement des documents via des plateformes SaaS telles que Salesforce.com. Le principe de base de l'architecture de Compart est que l'application cloud Salesforce du front-end est séparée du back-end.

La connexion entre le front et le back-end se fait via DocBridge® Connect, une solution explicitement développée pour intégrer les applications Compart dans une plateforme cloud. Il fournit une API standardisée que le frontal peut utiliser pour la communication. La conception universelle du back-end rend le choix de l'environnement cloud presque inutile.

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Intégration du Salesforce Cloud
Plateforme de messagerie automatisée qui s'intègre à Salesforce.

WWF Suisse: Création de documents dans Salesforce Cloud

Le Fonds mondial pour la nature (WWF) montre comment cela fonctionne. Lorsqu'elle est passée à la plateforme CRM salesforce.com, la filiale suisse de l'organisation avait besoin d'une solution pour générer des documents postaux - correspondance, lettres de bienvenue et de remerciement, bordereaux d'accompagnement de marchandises, étiquettes et bulletins de versement avec codes QR - directement dans le cloud. Il fallait les imprimer dans le centre de données de l'entreprise à Zurich en allemand, français et italien. C'est typique des entreprises suisses, où le multilinguisme est courant.

Le nouveau système nécessitait également :

  • La possibilité d'adapter les modèles de documents de manière flexible et efficace via des modules de texte.
  • Pour générer correctement les bulletins de versement suisses, qui depuis juin 2020 doivent avoir un code QR suisse avec des informations sur le dépôt, la facture ou le virement pour effectuer le virement directement dans Swiss eBanking.
  • La possibilité de contrôler l'imprimante et de trier automatiquement les éléments; par exemple, en sélectionnant automatiquement le bac de l'imprimante avec le format de papier correct et en incluant ou en excluant un bordereau de dépôt, le cas échéant.
  • La possibilité de traiter par lots et de trier correctement les documents de plusieurs pages par destinataire et adresse.
  • La possibilité de démarrer automatiquement des travaux par lots à une heure spécifiée (peut-être en dehors des heures de travail).
  • Pour autoriser la prévisualisation des documents PDF dans Salesforce avant l'impression.
  • Pour classer les documents nouvellement créés directement dans l'objet Salesforce pour lequel il a été créé (par exemple, dans le contact) au format PDF.

 

Communication par API

 

Le WWF Suisse a choisi DocBridge® Impress en raison de la variété de formats de documents et de canaux de sortie que la solution Compart peut traiter et servir.

DocBridge® Impress (remplacé par DocBridge® Communication Suite) se compose de deux composants centraux : un éditeur Web, DocBridge® Impress Designer, pour créer et gérer des modèles de documents et un moteur de composition, DocBridge® Impress Engine, fusionne les données brutes dans un modèle pour créer le document fini.

Chez WWF Suisse, l'interaction entre le cloud Salesforce et DocBridge® Impress fonctionne comme suit : les données client nécessaires à la génération de documents, telles que les informations sur les donateurs privés et d'entreprise, sont stockées dans Salesforce dans le cloud. Les données sont transférées via une interface standard (API REST) ​​vers la solution DocBridge® Impress exécutée sur un serveur sur site dans le centre de données du WWF à Zurich pour générer un document.

Là, les informations fusionnent avec un modèle approprié, que ce soit pour une note de bienvenue, une lettre de remerciement, un reçu de don ou autre chose. Cela peut se produire pour un document individuel, ou plusieurs ensembles de données peuvent être regroupés et fusionnés à la fois. Par exemple, toute correspondance créée au cours d'une certaine période peut être « produite » à une date précise.

Le document fini, désormais au format PDF, est renvoyé à Salesforce, y est affiché sous forme d'aperçu et enregistré dans le contact client respectif. Un préposé peut, à tout moment, consulter les documents créés et envoyés à un client spécifique. DocBridge® Impress transmet les données à l'imprimeur basé à Zurich de l'organisation et, une fois le document imprimé, les commentaires sont envoyés à Salesforce.

Les lettres de bienvenue et de remerciement sont collectées, traitées et imprimées automatiquement en tant que travaux par lots. La correspondance individuelle, les bons de réception et les étiquettes sont déclenchés manuellement. Lors de l'impression, le système reconnaît automatiquement quel papier ou formulaire utiliser à partir de quel bac d'impression.

Le DocBridge® Impress Designer crée et adapte des modèles. Vous pouvez définir quels modèles sont disponibles pour quel type d'opération commerciale, comme les intérêts potentiels ou les opportunités. Cela signifie que les employés ne voient que le modèle applicable pour la transaction commerciale en cours, ce qui facilite leur travail.

DocBridge® Connect connecte Salesforce (le front-end) et DocBridge® Impress (le back-end). Cette couche d'interface vous permet de créer des documents avec des modèles stockés dans DocBridge® Impress (remplacé par DocBridge® Communication Suite).

Le graphique illustre l'interaction entre le front-end et le back-end.

Création de documents Salesforce

DocBridge® Connect: Passerelle vers le Cloud

DocBridge® Connect agit comme une passerelle pour connecter un système SaaS et une solution de la gamme de produits DocBridge® en tant que backend. Il est utilisé pour développer une application ou un frontal correspondant pour n'importe quelle plate-forme SaaS, telle que Salesforce, SAP ou Oracle. Celui-ci gère les données variables et les transfère via DocBridge® Connect, par exemple, à DocBridge® Impress (remplacé par DocBridge® Communication Suite) pour la génération de documents. Il fusionne avec les modèles stockés pour devenir un document fini, tel qu'un PDF, puis est imprimé selon les besoins.

Compart a développé DocBridge® Connect pour Salesforce.com, un frontal pour la populaire plateforme CRM Salesforce App. L'application est utilisée entre autres par l'organisation nationale suisse du Fonds mondial pour la nature. DocBridge® Connect pour Salesforce.com sera bientôt disponible en tant qu'application de téléchargement sur Salesforce AppExchange Marketplace.

Compart prévoit de développer des interfaces frontales supplémentaires basées sur DocBridge® Connect et de les rendre disponibles sous forme d'applications pour les plates-formes SaaS populaires, par exemple DocBridge® Connect for SAP.

Prêt pour les solutions Cloud
DocBridge® Impress

DocBridge® Impress est un logiciel évolutif, indépendant de la plate-forme et compatible avec le cloud qui vous permet de concevoir des documents indépendamment de la page et de l'appareil. Il est facile à utiliser pour les utilisateurs, même sans grande expérience informatique. Les documents créés avec DocBridge® Impress sont compatibles avec tous les canaux et sans obstacle conformément aux directives PDF/UA et WCAG. DocBridge® Impress offre aux utilisateurs un accès rapide à tous les canaux de communication numériques modernes.

Avec la solution de composition, les documents peuvent être créés et envoyés sur tous les canaux concernés et affichés sous différents types de supports : une page imprimée, un PDF dans une pièce jointe à un e-mail, une page HTML responsive dans un navigateur Web, un smartphone ou une tablette, ou via Messenger. prestations de service. Une fois qu'un nouveau type de document est généré, il est disponible pour tous les médias et n'a pas besoin d'être recréé.

L'architecture de DocBridge® Impress (remplacé par DocBridge® Communication Suite) sépare Impress Designer, l'éditeur Web, d'Impress Engine, le moteur de composition. Selon les besoins, les deux composants peuvent être utilisés ensemble, ou Impress Engine peut se connecter directement aux applications existantes via les services Web API.

Plus de détails sur les composants :

DocBridge® Impress Designer

Un administrateur de texte peut utiliser Impress Designer pour concevoir un document via un modèle avec une interface intuitive et peut, si nécessaire, ajouter des détails de mise en page pour les canaux numériques ou l'impression.
Ils peuvent stocker des règles de logique métier et déterminer si le document doit être généralement accessible, conformément à la norme WCAG PDF/UA, et dans quelles langues il doit être conçu.

DocBridge® Impress Engine

Le Impress Engine fusionne des modèles créés dans Designer, ou déjà disponibles ailleurs, avec des données « brutes » variables provenant d'applications métier. Il crée des documents finis en utilisant des règles définies et des ressources fournies, telles que des images et des modules de texte.

DocBridge® Impress est un changement de paradigme dans la conception de documents. La création de documents est basée sur des normes ouvertes et est indépendante de toute taille de page prédéfinie.

En savoir plus sur DocBridge® Impress