Archivage central des documents

Archiver des documents uniques et des fichiers spools de façon définitive et convertissez-les à la volée

Est-ce que l’archivage des documents entrants et sortants sont toujours bien répartis dans votre entreprise?

Dans de nombreuses entreprises l’archivage électronique est encore divisé: les documents entrants et sortants sont archivés en départements distincts. Avec des systèmes informatiques et de métadonnées différents.

Pourquoi ce double effort? Pourquoi maintenir deux interfaces d’archive et occuper les précieuses ressources? Pourquoi ne pas créer une instance centrale pour tous les documents à archiver?

Que l’archivage de documents se déroule en entrée ou sortie, les tâches sont identiques, notamment en générant, l’incorporation et l’extraction de métadonnées ainsi que le stockage des documents en forme de lecture seule, de préférence dans la norme PDF/A.

Alors, pourquoi effectuer le même processus deux fois? Non-seulement c'est long et coûteux, mais en plus cela rend plus difficile la recherche de documents.

Consolider: archivez des documents entrants et sortants dans une instance centrale et convertissez-les à la volée

Dans la gestion moderne des documents, les archives de documents en entrée et en sortie ne font qu’un. Au lieu de recourir aux précieuses ressources en maintenant deux systèmes distincts d’archives en silo, une seule instance d'archivage centrale se charge de l'archivage de tous les documents entrants et sortants en toute sécurité.

Des métadonnées uniformes (par exemple, au format XML ou XMP) sont définies en entrée ou en sortie.

Le format de sortie, la taille et la structure des documents ne sont pas pertinents? Les systèmes de traitement des documents modernes sont capables de préparer tous les types de fichier d'archivage sécurisé à long terme. Aujourd'hui, par exemple, même les fichiers spouleurs complexes en haut volume, peuvent être archivées en AFP ou PCL. Il suffit d’un simple clic de souris pour extraire les documents individuels spécifiques et les convertir dans la format désiré à la volée pour l'affichage et le traitement sur PC.

Compart : Une connexion aux archives implicite

  1. Polyvalent

    Les solutions Compart fonctionnent avec tous les systèmes d'archivage classiques et peuvent être connectées de façon transparente avec un minimum de configuration. L’approche fondamentale de Compart à tout projet de traitement documentaire inclue l’optimisation pour l'archivage.

  2. Deux mondes

    Compart ne supporte pas seulement l’archivage haut volume des fichiers spools (en AFP, par exemple) incluant l'extraction des documents individuels avec conversion à la volée dans n'importe quel format, mais aussi l'archivage des documents individuels sous forme PDF/A permettant ainsi les audits.

  3. Métadonnées

    Compart a plus de 20 ans d'expertise démontrée par sa prise en charge de tous les formats de données standard. Ce savoir-faire se traduit par la famille DocBridge des solutions qui peut générer, transférer et intégrer des métadonnées au format XML et XMP.

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