Multi-Channel Output Management de Qits

"DocBridge Pilot es muy escalable y puede integrarse en cualquier infraestructura TI concebible. Lo que realmente nos convenció fue cómo podemos modificar el rendimiento de la solución dependiendo de cuál sea el volumen de correo."

Oliver Winkelmann QITS
Oliver Winkelmann
QITS

Un sistema de gestión de output management (OMS) centralizado para todos los canales y formatos

Gracias a la implementación de DocBridge Pilot como una solución de output management centralizado, la compañía QITS GmbH ha implementado una plataforma tecnológica para la gestión multicanal y de salida de documentos.

 

40 millones de correos

Incorporación de la impresión digital a todo color

100 millones de páginas impresas, más de la mitad a todo color

Una plataforma tecnológica para la gestión multicanal y de salida de documentos

Mostrar todo el caso de éxito

Todas las empresas tienen que enfrentarse a muchos y diferentes tipos de correspondencia y es habitual que los canales de entrega luchen con la complejidad de la gestión de datos que ello implica. Todo documento conlleva una serie de decisiones a tomar, por ejemplo, decidir qué información incluir, qué canal usaremos para su entrega (digital o físico) y cuál será el formato de pantalla. De ahí que muchas empresas externalizan su logística de documentos para poder estar libres de esta tarea y concentrarse en su negocio principal.

QITS GmbH es uno de los proveedores de servicios de procesamiento de documentos más distinguidos que se ha especializado en la preparación y entrega multicanal. Su éxito radica en proporcionar a los clientes servicios personalizados y soluciones de software para output management como un todo, desde grabación, indexación y categorización de la correspondencia entrante – sin importar el tipo de canal o formato – hasta la modificación, conversión y por último, la salida con capacidad multicanal.

Imprimir a todo color estimula el crecimiento

La división de output management produce al año casi 40 millones de correos y 100 millones de páginas impresas: cartas altamente personalizadas, extractos de cuentas, facturas, cartas de reclamación, nóminas y diferentes tipos de correspondencia habitual. Con la incorporación de la impresión digital a todo color, QITS ha sido capaz de atraer a clientes adicionales que no querían realizar una inversión costosa pero sí beneficiarse de esta tecnología. QITS invirtió en tecnología inkjet que hace que la impresión a color de gran volumen sea más atractiva para mu- chos clientes, otra de las razones por las cuales QITS ha experimentado un rápido crecimiento particularmente en los últimos cuatro años.

La habilidad de este proveedor de servicios para preparar todo documento hacia el canal y el destinatario específicos es su seña de identidad y es una piedra angular de su estrategia de negocios. El cliente proporciona los datos en bruto y QITS hace el resto: formatea, convierte, modifica, agrupa y da salida.

La digitalización en el horizonte

Casi el 90 por ciento son documentos físicos que siguen siendo el grueso del negocio. No obstante, QITS gestiona también para muchos clientes email tradicional con ficheros adjuntos PDF así como otros canales de entrega digitales. La compañía planea ampliar la distribución electrónica en los próximos años y  promover E-Postbrief así como otras alternativas digitales al correo tradicional. La compañía también dedicará esfuerzos similares a otras formas de correo electrónico jurídicamente vinculante, como pueden ser De-Mail, IncaMail, Regify y procedimientos de factura electrónica. El hecho es que el volumen de documentos en papel está disminuyendo en todo el mundo. El incremento de la digitalización significa para QITS nuevas oportunidades de mercado.

Lo ideal: un sistema de gestión de output management (OMS) centralizado para todos los canales y formatos

Previamente la compañía tenía una solución casera que no se ajustó a la nueva orientación estratégica. Carecía principalmente  de la urgente necesidad  de  una  gama de filtros de conversión (AFP, PDF, PCL, PostScript, SAP, etc.). Es por eso que el proveedor de servicios decidió cambiar el procesamiento de documentos a una nueva plataforma tecnológica  completamente  nueva.  El  núcleo de la solución de output management centralizado es DocBridge Pilot. Este software desarrollado por Compart ejerce de un hub central que recoge los documentos que los clientes proporcionan, los modifica y los convierte, añade cualquier información  que  necesiten y los  direcciona  a los canales de salida apropiados. Incluso antes de que se impriman los documentos, analiza los datos agrupándolos en correos postales optimizados que pueden ser electrónicamente franqueados en caso de necesitarse. Para la conversión, el sistema genera marca de reconocimiento óptico (OMR) o códigos de datos matrix y los incrusta en la correspondencia. Los formatos electrónicos se preparan para los destinatarios específicos y se transmiten.

La respuesta: un piloto para todas las rutas

QITS eligió DocBridge Pilot porque el software funciona con cualquier canal de entrega físico o electrónico y con todos los formatos de datos estándares. El director técnico, Oliver Winkelmann, señala también otros criterios: “DocBridge Pilot es muy escalable y puede integrarse en cualquier infraestructura TI concebible. Lo que realmente nos convenció fue cómo podemos modificar el rendimiento de la solución dependiendo de cuál sea el volumen de correo.” QITS requería una aplicación que pudiera procesar muchos trabajos diferentes de forma paralela y utilizar aún mejor los recursos TI disponibles. Además, DocBridge Pilot ofrecía a la empresa la posibilidad de ajustar las capacidades del ordenador para el procesamiento de documentos mediante la virtualización de los servidores dentro de la red de la empresa. Por consiguiente no había necesidad de invertir en hardware costoso (servidores, procesadores, memoria central).

La gruesa lista de requisitos que Winkelmann y sus colegas tenían para la nueva solución de output management se implementó de manera rápida y consistentemente. El proyecto inicialmente vio la luz con una institución financiera de renombre que tenía que crear y dar salida a extractos de cuenta en formato AFP en apenas poco tiempo. Se fueron añadiendo gradualmente nuevos tipos de documentos y formatos y la solución de Compart se fue ampliando consecuentemente con otros filtros de entrada y salida. Hoy en día el software gestiona aproximadamente tres cuartas partes de todos los documentos de salida. Oliver Winkelmann añade: “Desde el primer momento, DocBridge Pilot funcionó de forma fiable y sin ningún error.” El cambio a la nueva versión 3.0 dará otro nuevo impulso a la digitalización.

© QITS GmbH

QITS GmbH

QITS GmbH tiene su sede central en Ratingen y fue fundada en 1998 como un proveedor de servicios TI y de gestión de salida del grupo ADCO, sociedad de cartera del grupo de las compañías internacionales Toi Toi y Dixi. Cuenta con más de 120 empleados, presta servicio a empresas industriales y comerciales en todo el mundo, incluyendo los sectores de telecomunicaciones, finanzas, eléctricas y administración pública. Ofrece análisis e implementación completa de infraestructuras de TI, así como desarrollo de aplicaciones personalizadas y soluciones específicas para la industria. Igualmente, QITS es un experto en protección de datos. Ha sido certificado por TÜV Rheinland en varias ocasiones por su calidad de producto y servicio.