Estado de Burgenland en Austria - Procesamiento documental multi-canal

“El rendimiento y la fiabilidad son extraordinarios teniendo en cuenta las estructuras de datos extremadamente complejas y el número de formatos diferentes que el software de Compart gestiona con facilidad.“

Franz Koch
Estado de Burgenland en Austria

Envío dual

Al instalar un sistema de envío dual, el Estado de Burgenland en Austria puso los cimientos para un "output management" multi-canal centralizado. Los documentos digitales se envían tanto a través de correo electrónico como de un servicio de envío electrónico certificado por la Cancillería Federal de la República de Austria. Los "mailings" tradicionales se imprimen en el centro de datos EBRA (“Erstes Burgenländisches Rechenzentrum”) y se franquean hacia el destinatario. La solución DocBridge Pilot prepara los documentos para la impresión y los pasa a la línea de producción.

El envío electrónico tiene prioridad

Cerca de medio millón de documentos al año

Centralizando el “output management”

Solución software completamente escalable

Mostrar todo el caso de éxito

Servicio de una administración moderna orientada al cliente

En el estado de Burgenland en Austria, el papel aun es dominante pero la digitalización lo está alcanzando. Al establecer un sistema de entrega dual el estado ha sentado las bases organizativas y tecnológicas para el procesamiento documental multi-canal.

El estado Austriaco de Burgenland envía cerca de medio millón de documentos al año en su mayoría por correo ordinario. La mayor parte de los documentos son requerimientos de pago, notificaciones de multas, confirmaciones de inscripciones y modificaciones en el registro mercantil, aprobaciones de fondos, etc. La impresión la gestiona ERBZ de la cual el estado es accionista. Dado que la ley no especifica que los documentos han de ser en papel, la mayoría podrían ser enviados de forma electrónica. De hecho, la ley Austriaca de “gobierno electrónico” de 2004 sugiere que las entidades municipales, estatales y federales se muevan de forma creciente hacia la comunicación digital.

En Bergen, por ejemplo, los individuos y empresas pueden gestionar muchas transacciones de forma electrónica. El solicitante comienza rellenando un formulario on-line o enviando un e-mail de solicitud y entonces recibe una notificación oficial por correo electrónico o a través de un servicio de entrega electrónica autorizado. Los servicios de entrega electrónica aseguran confirmación de entrega de las comunicaciones oficiales enviadas de forma electrónica. El recipiente debe estar registrado en un servicio de entrega autorizado por la “Federal Chancellery” para recibir dichas comunicaciones.

Para determinados procesos tales como los relativos a temas laborales la mayoría de las transacciones ya pueden gestionarse electrónicamente. Sin embargo, debido al hecho de que muy pocos individuos y empresas están registrados en un servicio de entrega electrónica, el papel aun predomina, en particular en temas penales.

Si no electrónico, entonces de forma tradicional

A fin de ser capaz de facilitar comunicaciones tanto impresas como electrónicas, Burgenland institucionalizó el principio de “entrega dual” que estaba basado en una resolución estatal que venía a decir: La entrega electrónica tiene prioridad. Lo que no pueda ser entregado electrónicamente se imprimirá y enviará por correo ordinario. El núcleo tecnológico es un sistema central que coge los documentos de las aplicaciones especializadas y automáticamente incorpora una firma electrónica oficial.

El sistema comprueba en un directorio central todos los individuos y compañías que están registrados en un servicio de entrega electrónica. Si lo están, el documento es reenviado al servicio. Éste notifica entonces al destinatario de la entrega. Después de que el destinatario se conecta al servicio para descargar el documento, el remitente es notificado automáticamente mediante una confirmación de entrega electrónica.

Si el destinatario no está registrado en ningún servicio de entrega, el documento se reenvía al centro de datos. El sistema lo entrega en forma de una corriente de datos PCL y PostScript completa para impresión a DocBridge Pilot que fue el software elegido por EBRZ. DocBridge Pilot entonces modifica el documento según sea necesario (conversión a otra corriente de datos de salida, añade metadatos para su posterior procesado, …), añade un código de barras para en el ensobrado y lo pasa a la línea de impresión y acabado. El centro de datos también se aprovecha de la función de “bundling” incorporada en la solución Compart que agrupa distintos documentos dirigidos al mismo destinatario en un único envío. Por ultimo se envía a través del correo ordinario. El envío centralizado supone asimismo un más que considerable ahorro en el franqueo.

Dado que la experiencia de la entrega dual ha sido tan positive, el estado está pensando en la planificación de nuevos proyectos. El objetivo es incorporar otras aplicaciones al sistema expandiendo la plataforma a todas las aplicaciones que generan algún tipo de “output”. En cualquier caso, los cimientos tecnológicos ya están ahí.

© Estado de Burgenland en Austria

El Estado de Burgenland

“Erstes Burgenländisches Rechenzentrum GmbH”(EBRZ) se fundó en 1970 como una operación TI compartida para asegurar transparencia en cuanto a costes a cada uno de sus accionistas. Los accionistas a partes iguales de EBRZ son el Estado de Burgenland, Burgenland Energy AG y el Fondo Regional de Seguros de Salud de Burgenland. El estado es el mayor usuario de DocBridge Pilot del centro de datos. EBRZ imprime y envía correspondencia oficial (notificaciones) relativa a sanciones administrativas y comercio en mayor medida. El centro de datos proporciona la infraestructura TI y software necesarios aunque el estado es quien ejecuta las aplicaciones especializadas. Las operaciones de EBRZ se gestionan en oficinas en Burgenland Energy y otra localización a cuatro kilómetros en Eisenstadt. Un diseño redundante y “clustering” aseguran operaciones ininterrumpidas si un servidor o una localización falla. De todos los datos también se hacen backup en librerías de cintas en ambas localizaciones para asegurar que no se pierden datos en caso de anomalías en el almacenamiento de los mismos en cualquiera de las localizaciones. Ambas localizaciones están equipadas con un sistema de acceso controlado, una fuente de alimentación de emergencia, sistemas anti-incendios y de aire acondicionado, todos de tecnología punta. Los datos se almacenan únicamente en los centros de datos de EBRZ y están sujetos al Acta de Protección de Datos de Austria.

Usted también podría estar interesado en