Data-Mail Inc. DocBridge Delta

„Compart ofrece la capacidad de respuesta y servicio al cliente de una empresa ágil y ofrece un producto similar al que se espera de una empresa blue chip“

Chris Bennett

Data-Mail

Aumentar el nivel de precisión de datos variables y la eficacia

El fuerte porfolio de servicios ha facilitado a Data-Mail Inc a mantener su posicionamiento como líder de la industria del marketing del correo directo durante cuarenta años. Data-Mail puede atribuir su éxito a la perfecta coordinación interna de los servicios destinados a los clientes.

Más de 1.500 millones de correos al año

Establece el estándar de calidad con DocBridge Delta

80% más rápido de los procesos de pruebas

Más trabajos con el mismo tiempo

Mostrar todo el caso de éxito

Aumentar el nivel de precisión de datos variables y la eficacia

El fuerte porfolio de servicios ha facilitado a Data-Mail Inc a mantener su posicionamiento como líder de la industria del marketing del correo directo durante cuarenta años. Data-Mail puede atribuir su éxito a la perfecta coordinación interna de los servicios destinados a los clientes.

La precisión y la rendición de cuentas es fundamental en Data-Mail, una compañía de servicio completo de correo directo con sede en Newington, Connecticut (EEUU) que produce más de 1,5 millones de piezas de correspondencia al año, muchas de ellas de carácter variable y personalizado que contienen los datos de los clientes. Los cambios en el contenido y la lógica, en combinación con los altos volúmenes de documentos individualizados, hacen que los métodos tradicionales de corrección sean costosos, requieran mucho tiempo y sean propensos a errores.

Los principales clientes Data-Mail - son empresas de finanzas, seguros, servicios públicos y del sector sanitario que usan datos variables complejos en sus esfuerzos por conseguir nuevos clientes. La marca de las empresas queda reflejada en estos documentos y, además, el aumento a la exposición a la normativa hace que la precisión sea de fundamental importancia. Los documentos cambian con mucha frecuencia por lo que asegurar que cada cambio se realiza correctamente es un desafío importante. El proceso de validación debe mirar más allá de lo básico, como son las fechas, los nombres y las direcciones, sino además detalles tales como las diferencias en la construcción, posicionamiento y datos integrados.

Para mejorar los procedimientos completos de control de la calidad de los datos que se envían, Chris Bennett, Director Técnico de la compañía, quería flexibilidad para manejar los desafíos comunes para la gestión de cambios en proyectos de comunicación de datos variables. Él trató de comparar las palabras y las fuentes, a veces de forma independiente, el uno del otro, y hacer comparaciones contextuales de contenido, pero las herramientas disponibles eran incapaces de proporcionar ese nivel de detalle.

“La mayoría de las herramientas de software pueden comparar un carácter a otro”, señala Bennett. “Pero cuando un cliente desea cambiar la fuente de una gran parte de un documento, o realizar cambios en función de las variables en los datos, somos responsables de asegurar que esos cambios se realicen correctamente”.

Delta significa cambio

Bennett sabía que la palabra griega que significa “cambio” es “delta”, y sabía que sus procesos tenían que cambiar también. El software Compart DocBridge Delta parecía prometedor, por lo que utilizó pruebas para ver cómo funcionaba.

“Hicimos comparaciones utilizando varios documentos y Compart nos facilitó buenos resultados, por lo que pudimos ver que podríamos utilizar el software con materiales reales”, explica Bennett. “Vimos inmediatamente que podría hacer que el proceso de pruebas en torno a los cambios fuese más rápido, más preciso y más eficaz.”

Acabada la prueba, observamos que Compart trabajó con datos de correo electrónico para asegurar que la implementación DocBridge Delta fuese sin problemas. “Cuando comenzamos a utilizar DocBridge Delta, cerca del 80 por ciento de los documentos comparados corrió a una velocidad aceptable, lo que era una clara mejora”, cuenta Bennett. “Entonces, Compart nos mostró cómo optimizar los archivos PDF que se crean para hacer el proceso aún más rápido.”

“Compart ofrece la capacidad de respuesta y servicio al cliente de una empresa ágil y ofrece un producto similar al que se espera de una empresa blue chip.”

Impacto Positivo

DocBridge Delta es ahora parte integrada del data center de Data-Mail. Cuando los documentos están en salida, DocBridge los compara con la versión original para identificar cualquier cambio rápidamente. Cuando el equipo de Data-Mail está trabajando en una prueba de muchas páginas, elaboran una prueba de calidad interna. Si encuentran cambios o, si un cliente quiere hacer cambios, ellos dan salida a otra prueba y utilizan DocBridge Delta para garantizar que sólo los cambios previstos se hicieron. Algunas de las ventajas clave incluyen:

  • Las secciones de un documento pueden ser “enmascaradas” para excluir la comparación. Esto acelera la comparación y tan sólo las áreas que tienen cambios son examinadas.
  • Pueden hacerse las comparaciones sobre la base contextual, para palabras individuales pueden compararse sin las fuentes pero también tienen que coincidir.
  • Las áreas que contienen un tipo de letra diferente pueden ser examinadas para asegurarse de que quepa en una página de forma correcta y que el texto fluya correctamente.
  • Los caracteres y el espaciado se pueden comparar a nivel de píxel para garantizar una fuente, su espaciamiento y que el flujo de otro texto es exacto.

Compart DocBridge Delta tuvo un impacto positivo en la calidad y la producción de Data-Mail. “Podemos comprobar más páginas y hacer auditorías de forma más precisa y mucho más rápido que con los métodos tradicionales”, afirma Bennett. “Y podemos estar seguros de que las pruebas son exactas cuando hacemos la entrega a los clientes”.

Aunque los clientes pueden no saber sobre cómo la capacidad de las pruebas de DocBridge Delta están asegurando precisión y eficiencia, reconocen los resultados. “Hace poco fuimos a un evento en la empresa de un cliente, donde había varios proveedores, competidores y agencias de marketing entre la asistencia”, señala Bennett. “El cliente hizo una declaración pública que Data-Mail había establecido el estándar para la calidad”.

Data-Mail hace hincapié en recomendar herramientas eficaces de software a sus clientes y ha recomendado DocBridge Delta a una institución financiera importante por lo que continuará recomendando la solución. “Los responsables de producto querían saber cómo hicimos un buen trabajo, y les hablé de DocBridge”.

“Siempre estamos buscando maneras de agregar una nueva tecnología que nos permita hacer más y hacerlo mejor, pero puede ser un reto encontrar soluciones que tengan un claro impacto en la producción. Compart DocBridge Delta es un producto que impacta positivamente en la producción”.

© Data-Mail Inc.

Data-Mail Inc.

Data-Mail arrancó en 1971 en Newington, (Connecticut) como líder local de impresión y lettershop para ayudar al área de negocios de Hartford, (también Connecticut) mediante la personalización de servicios de correo directo. Desde entonces, Data-Mail ha crecido hasta llegar a ser uno de los principales líderes del país en servicios de marketing directo para las empresas. Data–Mail es hoy uno de las mayores organizaciones de la región metropolitana de Hartford con unos 800 empleados que trabajan en tres turnos y dan soporte a algunas de las compañías más importantes y agencias de publicidad del país, entre las que se incluyen empresas Blue Chip de Servicios Financieros Detallistas, Publicidad, Sanidad, Seguros, Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información – usted reconocería rápidamente muchas de estas compañías y sus marcas. La oficina Windsor es, por su parte, el servicio de correos más grande entre Nueva York y Boston. Sin embargo, Data-Mail se mantiene como una compañía familiar que trabaja fiel a sus raíces, lo que significa que ofrece un nivel excepcional de servicio y calidad al cliente.

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