Diseño corporativo en la producción de documentos

Los programas de garantía de la calidad soportados por TI garantizan al 100% el acatamiento riguroso de las normas y el cumplimiento con las especificaciones de diseño para todo tipo de documento

¿Quién supervisa el cumplimiento de las especificaciones de diseño corporativo de sus documentos?

La mayoría de las empresas tienen la adherencia a las guías de diseño corporativo bajo control. Pero ¿qué ocurre con la correspondencia generada fuera de los procesos estándar de un PC local de un usuario como pueden ser la gestión de quejas o reclamaciones de liquidación?

¿Quién controla la correspondencia descentralizada para el cumplimiento de las fuentes, los módulos de texto, los colores, logotipos y direcciones utilizadas?

¿Quién supervisa el ajuste al diseño corporativo y evita infringir las reglas?

Es un hecho que, de media, el 30 por ciento de todos los documentos de una empresa se generan individualmente—y no todos ellos siguen las normas. En numerosas ocasiones se infringen—una fuente incorrecta, expresiones prohibidas o un logo anticuado. Y después están los requerimientos legales que necesitan seguir los documentos. En vista del aumento de la complejidad de las comunicaciones con los clientes, verificar el cumplimiento de todas las reglas es un esfuerzo cada vez más difícil, especialmente si se trata de un proceso manual.

Guías de diseño corporativo: comprobar cada documento de forma fiable

Las soluciones de TI ayudan a comprobar que cada documento reúne el conjunto de reglas establecidas—documentos como transacciones o grandes volúmenes de documentos (facturas, notificaciones de fin de contratos, acuses de recibo) así como los documentos descentralizados. Los criterios de calidad se pueden elegir libremente para que sean conformes con el diseño corporativo (redacción, diseño gráfico, etc.) y el correo (precisión de la dirección, espacio para el franqueo TI (código data matrix y ensobrado) así como el cumplimiento de las normas legales sobre archivo, informes y seguridad de datos.

Además, estas soluciones de software recogen y agrupan los documentos creados descentralizados y los transfieren a un archivo central sin importar el formato, el programa en el que fueron creados o qué canal físico o electrónico se usó para darles salida. Cuando un empleado envía un documento desde su workstation, al mismo tiempo se almacena automáticamente de forma centralizada. Esto significa un seguimiento continuo de cualquier proceso, ya que todos los documentos se compilan en un registro electrónico sin importar de si fueron generados automáticamente en un proceso por lotes o de forma individual en una ubicación remota.

Soluciones Compart para correspondencia conforme y localizable

  1. Tests fiables

    La familia de soluciones DocBridge es capaz de chequear automáticamente de forma fiable cualquier tipo de documento (sin importar si fueron creados en lotes o individualmente) acorde con varios criterios, como las guías de diseño corporativo. Las soluciones trabajan con  cualquier formato de documento y están diseñadas tanto para alto como bajo rendimiento de documentos.

  2. Gran transparencia

    Las soluciones DocBridge agrupan los documentos generados tanto central como individualmente en una instancia consistente. Toda la amplitud de la correspondencia puede rastrearse perfectamente.

  3. Flexible y a prueba de futuro

    La familia de soluciones DocBridge pueden integrarse perfectamente en las estructuras de gestión documental y output management existentes, y sus tecnologías de vanguardia y continuo desarrollo hacen de ellas una inversión segura.

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