Control de calidad en la gestión de entrada

Comprobación de documentos de entrada basada en reglas soportadas por soluciones TI

¡No confíe ciegamente en cualquier documento! Asegure un control de calidad estricto en los documentos entrantes.

Se pierde demasiado tiempo cuando un documento entrante carece de la información necesaria para el procesamiento automático posterior y tiene que ser devuelto al remitente.

Sería ingenuo pensar que todos los documentos entrantes pueden ser abiertos inmediatamente y que los metadatos requeridos para un procesamiento posterior sean leídos automáticamente. La realidad nos dice que muchas empresas no procesan el correo entrante bajo un control de calidad. Creen que son correctos y simplemente detectan al azar algunos errores o mucho más tarde dentro del proceso.

Confiar exclusivamente en una comprobación manual es algo negligente; cuesta tiempo, dinero y paciencia.

Un centinela para garantizar la calidad de los documentos entrantes

Cuando surge el debate sobre la garantía de calidad en la gestión documental, la mayoría de la gente se refiere principalmente a su propia correspondencia. Muy pocos piensan en el procesamiento de los documentos entrantes. Sin embargo, la gestión de entrada tiene capacidad para las mismas tecnologías de control de calidad y métodos que la gestión de salida.

Aquí también las soluciones de software de alto rendimiento soportan eficazmente las pruebas de documentos de cualquier tipo y formato basadas en un conjunto de reglas definidas. Se pueden aplicar criterios técnicos como el tamaño de la página y dimensión, así como parámetros formales como son la exactitud (fuentes, ficheros adjuntos) y el archivo.

Estos son criterios individuales. Por ejemplo, una empresa puede permitir sólo la aceptación de documentos de un formato específico que puedan procesarse de forma automática posteriormente. En definitiva, el alcance de dichas reglas no conoce límites.

Ventajas con Compart

  1. Amplio espectro de pruebas

    Las soluciones de Compart soportan pruebas automáticas de los documentos en la gestión de entrada basadas en reglas, según varios criterios.

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