Entrevista con Harald Grumser, CEO Compart

Un tratamiento de los documentos mucho más fácil

Entrevista con Harald Grumser, fundador y CEO de Compart

 

Automatización de los procesos, diseño de documentos universales, servicios centrales de ejecución, etc, a Compart se le conoce por su espíritu innovador el cual queda reflejado nuevamente en sus recientes soluciones escalables y consistentes. La clave del éxito de Compart radica en hacer más fácil a las compañías el manejo del procesamiento de los documentos, algo cada vez más complejo. Este año, el evento internacional Comparting organizado por Compart, presentará el próximo mes de noviembre una gran variedad de nuevas soluciones

 


1.  ¿Cuál es actualmente el punto crítico para las empresas con respecto a la gestión de documentos y resultados?a

Harald Grumser

Harald Grumser: Realmente hoy las cosas están mejor. Por ejemplo, tomemos la impresión a color: memorias eficientes y un hardware más rápido han hecho un gran trabajo resolviendo el problema de los archivos de impresión que cada vez son más grandes. Además, la transparencia del color y el problema de la gestión se ha resuelto hace mucho tiempo al deshacerse del hardware antiguo y manejar las cargas máximas de trabajo de fin de trimestre o de año a través de contenedores Docker y servicios en la nube, como por ejemplo con Amazon. La mayoría de los usuarios habitualmente han implementado esta opción en el último trimestre a través de soluciones de software con entrada de voz para conversión automática de aplicaciones heredadas.

La monitorización automática de los procesos prácticamente se ejecuta sola debido a que los fabricantes han adoptado estándares uniformes. En cuanto a la utilización de caracteres especiales como en los nombres de Europa del Este, la emisión de caras sonrientes y la reproducción de emails de clientes en AFP, se creó un taller nacional que garantizó el éxito antes de Semana Santa en Alemania. Actualmente existe un proyecto integral de código abierto para incorporar ZUGFeRD y XRechnung (procesamiento electrónico de facturas).  Y por último, pero no por ello menos importante, se está progresando en la modificación de diseños de impresión antiguos para una visualización receptiva en la Web. Existe una nueva solución muy buena basada en métodos de Inteligencia Artificial que puede convertir a más de mil formas de la noche a la mañana. No obstante, los requisitos están creciendo y el tiovivo se está volviendo cada vez más y más rápido.

2.  ¿Continuan apareciendo los "viejos" problemas, como la conversión?

Harald Grumser: Bueno, los procesos digitales requieren acceso al contenido de los documentos, e incluso la Inteligencia Artificial necesita ojos y oidos. ¿Qué significa esto? Si los documentos se generan interna o externamente, un formato estandarizado como puede ser PDF/A o mejor aún PDF/UA, está alcanzando una relevancia cada vez mayor para documentos generalmente accesibles y sin barreras. Muchos más clientes están desplegando soluciones escalables de conversión centralizada (también conocido como servicios de ejecución) para resolver este problema. La conversión de páginas escaneadas y de formatos office en el extremo de entrada es tan buscado como generar datos de impresión en el extremo de salida.

3.  Entonces Compart se está involucrando cada vez más en la comunicación entrante. ¿Es esta una nueva área?

Harald Grumser: Realmente no. Depues de considerar todos los aspectos, no existe mucha diferencia entre el interfaz para archivos y la gestión de metadatos en la comunicación de entrada y salida. El escaneo de papel es prácticamente un producto a granel hoy en día y no tiene sentido que se reinvente el reconocimiento de texto a través de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Hemos estado lidiando con ello durante bastante tiempo, y en ocasiones nos hemos sorprendido de ver como hemos completado muchos proyectos en este área en los últimos años.

Sin ir más lejos, una de las mayores compañías de seguros convierte cerca de 100.000 emails de entrada con elementos adjuntos cada día para reenviar a los empleados de procesamiento. La gente tiene tantas ideas sobre los tipos de formatos que pueden ser enviados que se debería poner orden en esta „jaula de grillos“. Algunos requieren una respuesta automática por correo electrónico pidiéndole al remitente que vuelva a enviar la misiva en un formato que se acerque al estándar, en este caso, la digitalización se lleva a cabo silenciosamente; La comunicación de entrada electrónica ha superado por mucho el correo tradicional en muchas compañías. 

4.  Entonces, ¿no sería necesario que haya algún tipo de instancia que orqueste y supervise todo?

Harald Grumser: En el último Comparting, nuestro foro profesional internacional que se celebra todos los años, un miembro de la audiencia preguntó cuál debía ser el „la siguiente gran cosa“ para Compart y mi respuesta fue prudente, no debería sorprender que no haya una respuesta explícita venidera en este aspecto. Durante los últimos años hemos trabajado principalmente en proyectos de grandes compañías con casi todos los workflow y herramientas de automatización de procesos que hay en el mundo. Además, nuestros anteriores productos ya cubrían algunas de estas funciones.

Ello no significa que podamos construir mejores soluciones genéricas que otras. Sin embargo sabemos por experiencia que en el procesamiento de los documentos se necesitan ciertas funciones específicas. Pensemos en la separación de direcciones, en la aplicación de códigos de barras, en añadir metadatos a archivos PDF o en agrupar documentos individuales en correos postales optimizados. Existen muchas funciones específicas que amenudo son extremadamente caras o que están asociadas a enormes déficits de resultados. Por eso tratamos de entender bien a nuestros clientes y al mercado; sabemos lo que ya tenemos y lo que aún necesitamos. Y aveces es hora de nuevas grandes cosas. Así es exactamente como se creó nuestro software para la creación universal de documentos, DocBridge Impress. Prometo que este año visitar Comparting el próximo mes de Noviembre merecerá la pena.

5.  A propósito de DocBridge Impress, ¿cuál es su actual situación?

Harald Grumser: Cuando decidimos desarrollar nuestro producto hace cuatro años, primero solo tuvimos un formateador de alto rendimiento para XSL / FO, junto con muchas ideas. Teníamos plena conciencia de que necesitábamos priorizar los canales digitales y aun así lograr crear una pequeña copia impresa. Sabíamos que casi nadie migraría al próximo sistema propietario. Es por eso que consideramos solo estándares abiertos y establecidos sobre los cuales basar el nuevo producto. También sabíamos que la nube y los servicios web debían tomarse en serio.

Honestamente, estamos sorprendidos de la buena respuesta que DocBridge Impress ha tenido. Los clientes iniciales están en producción usando la nueva solución y mientras tanto estamos trabajando en nuevas pruebas de concepto prácticamente cada dos semanas. De hecho, los tres escenarios de aplicación que teníamos en mente desde el principio demostraron ser los más solicitados. Primero, los clientes que ejecutan DocBridge Impress en paralelo a sus sistemas de creación de documentos existentes querían funciones específicas como salida a Web, diseño accesible y en el caso de Europa del Este caracteres especiales.

Estábamos seguros de que este enfoque guerrillero funcionaría. Luego, hubo empresas que querían reemplazar sus viejos sistemas heredados por una solución completamente nueva y moderna. Estos proyectos llevaron un poco más de tiempo. Incluso entonces, se puede progresar en unos pocos meses si las condiciones en el sitio son las correctas. Finalmente, se están llevando a cabo implementaciones que usan DocBridge Impress como una tecnología pura, especialmente para aplicaciones móviles.

En base a nuestra experiencia hasta el momento, estamos convencidos de que los proyectos de "Big Bang" realmente pueden funcionar, con pocas excepciones. Es por eso que le damos tanto valor a la introducción gradual de nuevos sistemas. Al final, lo que ofrecemos a nuestros clientes no es solo tecnología, es también suficiente tiempo para hacer las cosas de la forma correcta y en el tiempo justo. Es como el buen vino: algunas cosas necesitan madurar lo suficiente para que se desarrolle toda su fuerza.

6.  ¿Trabaja Compart en otras cosas?

Harald Grumser: Por supuesto. Por ejemplo en Francia hemos trabajado con muchos clientes en un fuerte sistema de trazado y seguimiento de documentos durante todo el ciclo de producción. Esta nueva solución admite el seguimiento sin interrupciones de un documento desde la creación hasta el envío. Si tiene que enviarse un documento físico, entonces el "supuesto hardware habitual" entra en juego, como impresoras o máquinas ensobradoras. Esta solución también estará disponible fuera de Francia a lo largo de este año.

Igualmente hemos continuado innovando en otras áreas. Estamos trabajando en Inglaterra con múltiples proveedores de impresión en un prototipo de portal para la carga de autoservicio de documentos, mediante el cual los propios clientes pueden ejecutar la garantía de calidad usando reglas predefinidas. Nuestros portales de lanzamiento para envíos individuales y bobinas de impresión, que hasta ahora estaban incorporados en diferentes soluciones de proyectos, están siendo estandarizados actualmente.

Hemos trabajado conjuntamente con la mayor compañía de seguros de Europa como cliente Beta para desarrollar, con un equipo desarrollador intermediario, una nueva herramienta de administración de recursos que muestra la dependencia recursiva de todos los recursos de impresión y realiza el control de versiones. En un futuro esta herramienta será un componente de otros productos.

Actualmente trabajamos en la integración de componentes de DocBridge Suite en ecosistemas cloud establecidos. Además del negocio de conversión, hay muchas otras cosas que nos mantienen trabajando todos los días con entusiasmo.

 

7.  ¿Qué hace además que Compart haga del mundo de la gestión documental y de salida un poquito mejor?

Harald Grumser: Nosotros queremos hacer que el tratamiento de los documentos sea tan fácil como conducir un coche. El mundo ha conducido vehículos de motor durante más de 120 años y todavía lo está mejorando. Hoy la conducción autónoma es el siguiente gran tema. Por el contrario, ni siquiera hemos tenido la mitad del tiempo con TI. Lo que queremos es que nuestros clientes puedan centrarse en las cosas que hacen avanzar sus negocios. No deberían preocuparse por temas como el mencionado de los caracteres especiales de Europa del Este.

Para decirlo claramente, en nuestra industria, estamos trabajando en máquinas especializadas, figurativamente hablando y no en la línea de ensamblaje de producción de los 30 millones de VW Golf, Y no construimos en la complejidad no porque no tenemos nada mejor que hacer, sino porque ya estaba allí en dos mil máquinas especializadas en primer lugar. Nuestro trabajo radica en hacer la producción de los documentos lo más fácil posible para nuestros clientes. Sin embargo, estoy lejos de estar satisfecho con lo que hemos logrado hasta ahora. Soy bastante impaciente en este aspecto. Pero eso no significa que no estoy satisfecho en general. Estamos creciendo, somos rentables y nuestra liquidez es alta. En general, eso me ayuda a descansar tranquilo.

Comparting, el foro internacional para la gestión multicanal de los documentos, tendrá lugar en Noviembre los días 15–16 en el palacio de congresos de Böblingen.

 
Origen: BIT, 3-2018 (Alemania)

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