La production automatisée des documents d’aujourd’hui: Laissez tomber le papier, allez droit au contenu

L’usine de production automatisée de document  = Automated Document Factory (ADF)

L’usine de production automatisée de document  = Automated Document Factory (ADF) est un modèle développé par Gartner dans les années 90 et seulement appliquée au départ à l’impression en masse. Les canaux de distribution alternatifs, le numérique par exemple, n’étaient pas pris en compte. À ce moment-là le but était uniquement  de créer des documents papier en grande quantité le plus rapidement possible. Les experts ont nommé celà ADF 1.0. Au coeur de ce modèle ADF se trouve une séquence automatisée, précisémment définie, des étapes du traitement des documents ne nécessitant aucune intervention manuelle: on reçoit les documents finis, qui sont ensuite modifiés, convertis, regroupés, on leurs ajoute éventuellement des encarts, des marques, et ils sont envoyés.

Avec l’avènement des e-mails, des portails web, et des supports mobiles dans le monde de l’entreprise, la diffusion électronique (ADF 2.0) est également passé en première ligne. À ce moment là, seule la dernière étape du processus diffère. Aujourd’hui c’est le destinataire qui décide quels documents recevoir et de quelle manière.

L’ADF – toujours d’actualité?

Aujourd’hui l’ADF 2.0 rencontre un obsatcle sérieux: il est basé sur un format de page fixe, tel que l’A4 en Europe, qui peut rendre difficile l’affichage et la diffusion sur un smartphone, une tablette etc. La production doit donc se détacher du format page et préparer le contenu pour l’ensemble des canaux de diffusion. Les documents préalablement destinés uniquement à l’impression doivent désormais être capables de répondre à une distribution multicanale. À cette fin, ils sont “enrichis“ pour leur transition vers la forme finale avec autant d’informations que possible tels des métadonnées, des liens hypertextes et des informations pour la structuration du texte.

Idéallement la création, le formatage et la diffusion sont séparés et une instance principale de production des documents sortants est créée pour déterminer comment le document est envoyé et dans quel(le) format/taille. C’est pour cela que le formatage est vu comme un composant essentiel de l’ADF.

Pour ces raisons (émancipation du A4, séparation de la création et de la production, intégration des chaînes électroniques), le terme “Usine de production automatisée de documents” pourrait devenir à terme défavorable, puisque la plupart des personnes associent usine à impression et machines.