Traitement des e-mails entrants

Traitement automatique des e-mails entrants et archivage en lecture seule

Pouvez-vous traiter, afficher et archiver les e-mails entrants de manière automatique?

De plus en plus de documents sont envoyés sous forme de pièces jointes d’emails. Ce constat est valable pour tout type de correspondance clients : déclaration de sinistres, constat d’accident, rapport de réparation, préavis de résialiation, offres de taux d’intérêts, police d’assurance, attestation, certificat, changement d’adresse, etc. Comment préparer l’e-mail et ses pièces jointes pour obtenir une haute qualité d’affichage et d’édition de ces documents par le destinataire?

Autre chose importante: comment le destinataire convertit-il l’email et ses pièces jointes, indépendemment de leurs formats, pour l’affichage en lecture seule et l’archivage à long terme?

Beaucoup d’organisations utilisent des systèmes de traitement d’e-mails entrants limités dans leur capacité à convertir les e-mails au format exigé par le traitement en aval. Comment êtes vous supposé ouvrir une pièce jointe possédant un format très spécifique, tel que InDesign, si vous ne possédez pas vous même le programme associé ?

Les employés sont souvent contraints d’imprimer les mails et leurs pièces jointes afin de les lire. Mais cela engendre des coûts car de nos jours les mails peuvent être très complexes et comporter une structure sans pagination. Ne serait-ils pas agréable de les convertir en fichier PDF couleur de haute résolution? Cela eliminerait non seulement la nécessité de les imprimer, mais cela pourrait aussi servir de base pour une architecture sécurisée– après tout, convertir un PDF en PDF/A n’est qu’une petite étape. Ne serait-il pas également agréable de numériser et automatiser l’identification d’un e-mail, sa préparation, et son suivi de manière universelle?

Traitement des e-mails: Travaillez-vous à la manière d’une boîte noire ou de façon interractive?

Une multitude de formats peuvent être utilisés pour les pièces jointes des e-mails et peuvent parfois contenir des variantes rares. Cela devient réellement compliqué lorsqu’un e-mail contient plusieurs formats différents (TIFF, JPG, PDF, et autres).

Ainsi l’identification, la conversion, et le regroupement de ces différentes pièces jointes en un seul fichier (fichier clients électronique) s’avèrent coûteux et enclin aux erreurs. Les systèmes informatiques sont plus efficace dans la reconnaissance et en traitement automatique. Ils archivent tout type d’email entrant. Cela rend le travail des personnes chargées de ces traitements plus fiable et plus faciles.

Il existe deux méthodes classiques de traitement des e-mails:

Le traitement à la manière d’une “boîte noire“ (conversion centrale)

Généralement tous les mails entrants et leurs pièces jointes associées sont convertis en PDF/A, transmis pour un traitement ultérieur puis archivés.

Traitement interactif

Cela implique la compilation “intelligente“ des documents d’e-mails, de différents formats en un dossier électronique par client et instance. L’employé en charge du traitement ouvre d’abord le mail et les pièces jointes depuis sa messagerie électronique (Outlook Lotus, Notes, etc.) et décide des actions à effectuer par la suite. Ensuite le procédé de boîte noire standard prend le relais: “conversion – traitement – archivage“.

Le traitement interactif est notamment pratique lorsque tous les documents ne nécessitent pas d’être archivés. Les solutions Compart de traitement du courrier entrant sont conçues pour reconnaitre et traiter automatiquement tous les formats courants des pièces jointes. De plus elles sont capables de les regrouper et les archiver en PDF/A indéxés spécifiquement pour le client ou le processus spécifique.

Le traitement automatique des e-mails et fax entrants et l’archivage en lecture seule améliorent la sécurité et libèrent des ressources humaines et financières

Diverses methodes

Les solutions Compart permettent aussi bien le traitement intéractif que le traitements central des courriers entrants et ce quel que soient les formats utilisées. Elles sont également aisément intégrables dans l’environnement informatique existant et conçues pour supporter des traitements de haut volume.
Diversité des canaux de distribution

Les solutions Compart ne permettent non seulement le traitement des e-mails entrants mais aussi des fax.Les fichier, qui généralement arrivent au format TIFF, sont préparés automatiquement pour le traitement ultérieur et convertis en PDF/A.
Des formats variés

Compart possède plus de 20 ans d’expérience en conversion et en modification des flux de données. Cette expertise se vérifie avec la gamme des solutions DocBridge qui possèdent la plus grande matrice de formats pris en charge du marché.