DocBridge Pilot Arvato

"L’évolutivité de DocBridge Pilot est quasiment sans limites et permet de faire face sans soucis aux demandes des clients"

Oliver Simon

Arvato

Arvato relève le défi de l'évolutivité

Comment faire face à un accroissement soudain du volume de documents à produire dans un délai identique ? Cette situation délicate est un défi relevé quotidiennement par les équipes d’Arvato Direct Services.

Scalabilité illimitée

Quatre fois le volume régulier dans le même espace de temps

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Fournisseur de services documentaires, Arvato Direct Services s’est appuyée sur DocBridge Pilot pour faire évoluer dans le même temps son infrastructure et satisfaire l’un de ses clients qui souhaitait quadrupler le volume de sa production documentaire

Il y a deux ans, l’un des plus gros clients de la société de services lui demande inopinément de réaliser, dans un même délai, quatre fois le volume de travail initialement prévu. « Pour répondre à cette demande, il nous a fallu réexaminer complètement notre infrastructure de production documentaire. Ajouter des processeurs et de la mémoire n’aurait servi à rien si le système de production documentaire n’était pas lui aussi capable de monter en performance illico », se souvient Oliver Simon, Directeur des opérations IT chez Arvato. Le prestataire de services décide de pousser l’analyse au delà du périmètre initial de l’outil de production documentaire pour prendre en compte l’ensemble des composants informatiques potentiellement concernés (bases de données, systèmes d’exploitation, réseau, stockage, …). C’est ainsi que l’ensemble de la chaîne de production a été revue, en amont comme en aval: traitement des fichiers au fil de l’eau ou par lot, répartition optimale de la charge lors de la création des mailings, paramètres clés d’amélioration des performances, etc.

Avec cette approche holistique, l’équipe d’Oliver Simon cherchait à répondre à une question majeure: est-ce que la plateforme dont ils disposaient, DocBridge Pilot version 2.9 de Compart, pouvait évoluer afin de répondre aux nouvelles exigences de leur client. La première étape a consisté à démontrer qu’en utilisant un procédé d’allocation directe, la performance de l’outil de conversion DocBridge Mill pouvait être optimisée en ajoutant des processeurs et de la mémoire vive. Mais si cette approche permettait d’optimiser les temps de production, la performance de traitement ne s’en trouvait pas améliorée. Le choix de processeurs plus rapides n’aurait rien changé non plus. « Ce genre d’approche trouve rapidement ses limites. La seule solution consistait à définir une architecture permettant le traitement batch en parallèles des flux documentaires à produire et ceci quel que soit le nombre ou la nature des travaux déjà en cours chez le prestataire. »

Analyser les composants IT

En définitive, l’analyse fonctionnelle de la nouvelle version de DocBridge Pilot a révélé qu’une simple mise à jour suffisait pour répondre aux nouvelles contraintes et répondait également à l’une des principales exigences d’Arvato : étendre son infrastructure existante sans avoir à tout reprogrammer.
Pour Oliver Simon, toute entreprise confrontée au défi d’optimisation des performances de son environnement de production doit d’abord prendre le temps d’une analyse approfondie de l’ensemble de son infrastructure IT. « L’optimisation des performances du point de vue matériel est une solution à court terme. Il est préférable de rechercher au préalable toutes les autres pistes d’amélioration », assure-t-il. L’analyse a révélé que la nouvelle version de DocBridge Pilot dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour faire face à l’évolution de l’activité et aux montées en charge. « L’évolutivité de DocBridge Pilot est quasiment sans limites et permet de faire face sans soucis aux demandes des clients ».

A l’occasion de ce projet, Compart a non seulement démontré sa capacité à élaborer des solutions évolutives anticipant les besoins de ses clients, mais aussi à en assurer efficacement la migration.

L’assurance qualité, une obligation incontournable

Même si la production de documents au format papier demeure majeure chez Arvato, le prestataire se positionne activement sur le numérique. « La proportion de documents électroniques dans la production s’accroît rapidement. Mais l’email n’est pas forcément le meilleur outil pour optimiser le ROI d’une campagne marketing. De nombreuses offres ont besoin d’un média plus qualitatif ». Les documents imprimés sont de plus en plus importants pour les clients et leur qualité devient critique. C’est ce qui motive un nouveau projet de mise en œuvre de la plateforme DocBridge Delta, la solution d’assurance qualité automatisée de Compart. Elle permettra de garantir que rien dans le contenu (graphismes, textes, etc.) n’est modifié de manière involontaire par la mise à jour de la plateforme de composition.

Arvato AG

Arvato AG est l’un des principaux fournisseurs européens de solutions d’externalisation des processus (BPO). Comptant plus de 63 000 personnes, la société conçoit, met en œuvre et exploite des solutions personnalisées de processus externalisés partout dans le monde. Les services Arvato concernent notamment la gestion des données, le support et la relation client, la chaîne logistique, la distribution numérique, les services financiers et informatiques, la production et la distribution de documents imprimés ou digitaux.

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