Gestion électronique des documents

Création, collection, sauvegarde et gestion, par des moyens informatiques, de documents de tout type et format

GED – Gestion efficace et transversale des documents

La gestion électronique des documents concerne la création, la collection, la sauvegarde et le contrôle, par des moyens informatiques, de documents de tout type et format. Cela ne concerne pas uniquement les écrits scannés, mais aussi tous les types d’informations structurées ou non, qui sont gérées au sein de systèmes informatiques (entre autres les documents/fax transmis numériquement, les fichiers issus d’application office, fichiers XML, fichiers tabulateurs, images, graphiques, données multimédia).

L’objectif de la GED est de gérer efficacement une multitude de données et de fichiers et de les mettre à la disposition de divers processus métier, afin que l’accomplissement de leurs tâches se déroule de façon ordonnée à l’intérieur des temps requis.

Parallèlement aux fonctions de validation en entrée et en sortie (checkin/checkout) et de versionnement, une multitude d’autres fonctionnalités admistratives sont nécessaires pour assurer la mise à disposition de métadonnées pour la recherche dans une base de donnée, la réunion d’informations liées provenant de sources différentes, ou l’archivage électronique automatisé. Les experts font une distinction entre GED au sens strict et au sens élargi. Dans le cas strict, il s’agit surtout de la gestion efficace de grosses collections de fichiers – un cas classique étant le dossier de gestion électronique dans lequel des informations provenant de sources hétérogènes sont fusionnées. Dans le sens plus large du terme, la GED concerne l’interaction de plusieurs champs comme:

La GED au sens strict
La communication office
La numérisation par scanner
Computer Output to Laser Disk (COLD)
La gestion des workflows
L’archivage électronique
Les sorties éditiques via des canaux physiques ou dématérialisés (Output Management)

Compart: La norme pour un système de gestion documentaire multicanal

Les attentes face à la communication client croissent sans cesse et deviennent de plus en plus complexes et exigeantes. Les contraintes légales augmentent, auxquelles s’ajoutent des SLA de plus en plus rigoureuses qui doivent être respectées. Les clients exigent d’être informés en tout temps, et ce, via le médium de leur choix, lequel a toutefois tendance à changer souvent.

Dans plusieurs entreprises cohabitent divers systèmes et applications dédiés à la création, la production, l’archivage et la sauvegarde des documents. Les projets qui ne prennent en compte qu’un seul de ces processus sont hautement à risque, ce qui rend difficile tout calcul de ROI.

De plus, les documents issus du courrier égrené sont aujourd’hui souvent gérés de manière incomplète et avec moins de rigueur. Autrement dit, ceux-ci sont moins aptes à exaucer les normes corporatives au même niveau que les documents créés centralement. En conséquence, les contraintes légales ne sont pas respectées, rendant difficile la gestion du risque et de la sécurité.

En somme, des processus métier inefficaces associés à la création et la validation des documents ralentissent la mise en oeuvre des nouvelles attentes au niveau de la communication client. En même temps, l’introduction de solutions informatiques modernes est rendue difficile voire impossible lorsque celles-ci doivent être compatibles avec ces applications existantes. Il devient alors impossible d’intégrer toutes les applications nécessaires à l’ensemble de l’infrastructure éditique pour établir des processus universels avec sécurité transactionelle. Il en résulte une communication inefficace et opaque entre les unités métier et les centres éditiques de post-traitement.
Or cette situation n’a pas de raison d’être. Sur la base d’une solide expertise en gestion documentaire multicanal avec l’atout d’une technologie d’avant-garde, Compart offre un soutien complet lui permettant d’être à la hauteur des exigences de la communication client moderne.

Les solutions de Compart permettent aux entreprises de prendre en compte les données et les flux de diverses applications, de les traiter et les archiver de façon sécuritaire, de les produire et de les diffuser via le canal préféré du client. Compart établit ainsi une norme pour tout système de GED multicanal.