La gestion moderne des documents d’entreprise permet d’optimiser les process métier et dans beaucoup de cas de supprimer les échanges papier

Les fonctionnalités de la GED et de l’ECM sont de capturer, gérer, stocker, conserver, et diffuser les documents tout en séquençant leur contenu.

La question de quand déplacer un document de “Stocker” à “Archiver” est l’objet de débats actuels et la réponse diffère certainement d’une industrie à l’autre. Si le client d’une banque appelle son institution bancaire et lui demande une copie de son relevé bancaire datant de six mois, ce sera certainement plus facile si ledit document se situe dans un dossier de stockage temporaire. Beaucoup de banques archivent seulement les données sous “Archiver” (quelle transaction a eu lieu le jour X, quel était l’état du compte à la date d’échéance), mais pas la mise en page du document. Finalement il est impossible de sauvegarder toutes les informations comme pour les pages imprimées.

Pour commencer, une opération bancaire est un ensemble de données et le relevé de compte juste une des différentes vues possibles de celui-ci. Si nous essayions de conserver toutes les représentations possibles des données nous atteindrions rapidement les limites de la technologie.

L’ECM devient un facteur de succès crucial

La gestion du contenu des entreprises est donc plus que le simple acte d’archivage et de conservation des données et des documents, même si ce sont ses origines. Aujourd’hui le modèle contient les processus suivant:

• Le système de gestion des documents
  “Vague” désignation pour le gestion des documents électroniques depuis la base de donnée.
• Collaboration
  (documents interactifs) Traitement des documents dans les groupes de travail, incluant les rejets, les autorisations, les signatures, et les annexes.
• Système de gestion de contenu web (WCMS)
  Interaction avec des destinataires/clients via des portails web (Web 2.0).
• La gestion des documents d’archive (Records Management)
  La gestion des documents orientée sur les données à proprement parler (exemple: état des comptes).
• La gestion du flux de travail ou la gestion des processus métiers
  La définition des processus et des règles pour les traitements par lots et pour les traitements des documents interactifs. Exemple: Quels documents et quand doivent-ils être communiqués? À quel moment une facture devrait-elle être traitée pour le paiement? Quelles sont les restrictions pour les différents destinataires?

En somme, l’ECM devient un facteur clé des entreprises offrant, idéalement avec l’ADF 2.0 (automatisation des processus), un potentiel d’optimisation considérable.