Gestion des documents et des contenus

Au delà de l’archivage classique: la capture et la gestion des documents deviennent un facteur critique pour les entreprises

 

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La gestion moderne des documents d’entreprise permet d’optimiser les process métier et dans beaucoup de cas de supprimer les échanges papier

Les fonctionnalités de la GED et de l’ECM sont de capturer, gérer, stocker, conserver, et diffuser les documents tout en séquençant leur contenu.

La question de quand déplacer un document de “Stocker” à “Archiver” est l’objet de débats actuels et la réponse diffère certainement d’une industrie à l’autre. Si le client d’une banque appelle son institution bancaire et lui demande une copie de son relevé bancaire datant de six mois, ce sera certainement plus facile si ledit document se situe dans un dossier de stockage temporaire. Beaucoup de banques archivent seulement les données sous “Archiver” (quelle transaction a eu lieu le jour X, quel était l’état du compte à la date d’échéance), mais pas la mise en page du document. Finalement il est impossible de sauvegarder toutes les informations comme pour les pages imprimées.

Pour commencer, une opération bancaire est un ensemble de données et le relevé de compte juste une des différentes vues possibles de celui-ci. Si nous essayions de conserver toutes les représentations possibles des données nous atteindrions rapidement les limites de la technologie.

L’ECM devient un facteur de succès crucial

La gestion du contenu des entreprises est donc plus que le simple acte d’archivage et de conservation des données et des documents, même si ce sont ses origines. Aujourd’hui le modèle contient les processus suivant:

  • Le système de gestion des documents
    “Vague” désignation pour le gestion des documents électroniques depuis la base de donnée.
  • Collaboration
    (documents interactifs) Traitement des documents dans les groupes de travail, incluant les rejets, les autorisations, les signatures, et les annexes.
  • Système de gestion de contenu web (WCMS)
    Interaction avec des destinataires/clients via des portails web (Web 2.0).
  • La gestion des documents d’archive (Records Management)
    La gestion des documents orientée sur les données à proprement parler (exemple: état des comptes).
  • La gestion du flux de travail ou la gestion des processus métiers
    La définition des processus et des règles pour les traitements par lots et pour les traitements des documents interactifs. Exemple: Quels documents et quand doivent-ils être communiqués? À quel moment une facture devrait-elle être traitée pour le paiement? Quelles sont les restrictions pour les différents destinataires?

En somme, l’ECM devient un facteur clé des entreprises offrant, idéalement avec l’ADF 2.0 (automatisation des processus), un potentiel d’optimisation considérable.

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Lier l’ECM et l’ADF et bénéficier de flux de travail universels dans l’ensemble du traitement des documents

Domtrac: une référence pour la gestion intégrée des processus documentaires

Domtrac est une solution de gestion des processus qui unit, technologiquement et organisationnellement, les communications entrantes et sortantes dans une même instance. Cette plateforme d’intégration est conçue pour relier les applications et les solutions de traitement des documents, et en ajouter de nouvelles sans interruption (capture, formate, convertie, archive, regroupe, et envoie les documents). Il est également possible de communiquer avec des prestataires de services externes.

Un des principaux avantages de la solution est de prendre en charge les flux de travail entrants et sortants (rejet, traitement automatique des documents entrants, données à distance), dans les processus de traitement par lot (batch) aussi bien que de façon interactive. Contrairement aux outils d’automatisation classiques, Domtrac peut être profondemment intégré dans la production des documents à proprement parler.

En combinant ECM et ADF en un seul système, l’utilisateur dispose d’une vue de bout-en-bout de tous les processus liés aux documents et peut identifier aisément les potentiels d’optimisation. L’entreprise bénéficie également d’une plus grande fiabilité de production : les documents générés sont davantage conformes aux modèles règlementaires existants et spécifiques à l’entreprise puisque l’ensemble du workflow peut être facilement suivi et surveillé sans interruption.

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