Respect de la charte graphique de l’entrepise dans la production des documents
Les logicielles informatiques d’assurance qualité garantissent à 100% le respect des règles et la conformité aux spécifications graphiques des documents quel que soit leur type
Qui supervise la conformité de vos documents à la charte graphique de l’entreprise?
En traitement batch, les organisations maitrisent généralement bien le respect des documents à la charte graphique. Mais qu’en est il lorsque l’on s’écarte du processus standard, par exemple pour la gestion des réclamation depuis le poste local d’un utilisateur? Qui vérifie que cette correspondance décentralisée respecte la police, les emplacements du texte, les couleurs, les logos et les adresses utilisées par l’entreprise? Qui vérifie le respect de la charte graphique de l’entreprise et prévient la violation des règles?
En moyenne 30% des documents d’une entreprise sont générés individuellement — et tous ne respectent pas les règles de conformité de l’entreprise. Les violations de conformité sont multiples — une police incorrecte, un libellé prohibé, un logo obsolète. Il existe aussi des contraintes légales que les documents doivent respecter. Compte tenu de la complexité croissante de la communication client, vérifier le respect de toutes les règles s’avère de plus en plus difficile, surtout si le processus est manuel.
Règles de conformité : vérifiez de manière fiable tous vos documents
Les solutions logicielles permettent de vérifier tous les documents par rapport à un ensemble de règles prédéfinies —des documents transactionnels, en masse (facture, préavis de résiliation , bons de livraison) et même des documents décentralisés. Les critères de qualités sont entièrement configurables pour respecter la conformité à la charte graphique de l’entreprise (mise en page, libellé...) la diffusion (exactitude des adresses, espace pour l’affranchissement électronique (data matrix) et la mise sous plis) aussi bien que la conformité aux contraintes légales en termes d’archivage, de reporting et de sécurisation des données.
De plus, ces solutions logicielles collectent et regroupent les documents créés de manière décentralisée et les transfèrent au hub documentaire central indépendamment de leur format, du programme les ayant générés (composés), ou de la chaîne de distribution (électronique ou physique). Quand un(e) employé(e) envoie un document de son poste de travail, celui-ci sera simultanément stocké de manière centralisée. Cela permet un suivi sans interruption de l’ensemble des processus, puisque tous les documents sont compilés dans un dossier électronique qu’ils soient générés de manière automatique en traitement par lots ou individuellement depuis un poste utilisateur local.
Une fiabilité et une traçabilité optimales pour votre communication client grâce aux solutions Compart
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Des contrôles fiables
Les solutions DocBridge sont capables de vérifier de manière fiable tout type de document (traitement batch ou courriers égrenés) automatiquement par rapport à divers critères, telles que les règles spécifiques liées à la charte graphique de l’entreprise. Les solutions fonctionnent pour tous les formats de documents et prennent en charge ces traitements pour des volumétries basse comme haute.
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Hautement transparentes
Les solutions DocBridge regroupent dans un même “hub documentaire“ tous les documents qu’ils soient générés de manière centralisée ou décentralisée. L’intégralité de la communication client peut donc être suivie sans interruption.
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Flexibles et évolutives
Les solutions DocBridge peuvent être intégrées aisément dans tout environnement informatique existant. Leur technologie de pointe et leur perfectionnement permanent garantissent un solide retour sur investissement.
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