Aujourd’hui, les échanges d’information s’effectuent simultanément et en tous lieux. Cela a, par conséquent, conduit les entreprises à s’adapter à une nouvelle expérience client: réponse instantanée, cohérente et personnalisée selon les préférences clients, et à appréhender une nouvelle communication interentreprises. Les sources d’informations, les flux documentaires et les canaux de distribution sont non seulement en constante augmentation mais se complexifient encore et toujours.

La laissée pour compte dans l’histoire? La production documentaire!

Contraints à satisfaire les exigences réglementaires et les directives des divers services internes: de la communication au juridique en passant par la comptabilité, etc., les experts se concentrent sur le résultat et négligent souvent la perception de la production documentaire dans son ensemble. Ainsi à chaque nouveau besoin exprimé, comme par exemple la création d’un nouveau canal de communication, un nouveau processus documentaire est créé. Agir de la sorte s’explique par la volonté de garder constamment le contrôle. Néanmoins le manque de vision globale entraine un manque de cohérence et de traçabilité.

En conséquence, du fait de l’empilement d’outils hétérogènes qui répondent chacun aux nouveaux besoins, la réutilisation des outils existants s’avère de moins en moins possible. Il s’ensuit également une dépendance de chaque application métier vis-à-vis de l’outil employé lors du processus. La production documentaire, bâtie en silos, s’expose dans ce cadre à la remise en question de sa pérennité.

La solution?

La mise en place de briques fonctionnelles (composition, archivage,…) indépendantes les unes des autres et s’appuyant sur des interfaces de communication standardisées. Cette architecture permet la réutilisation des composants de la production documentaire et l’emploi de la même infrastructure de services documentaires rend désormais possible la communication des composants entre eux, et ainsi, l’enchainement de différentes tâches. L’amélioration de la traçabilité et de l’exécution des processus documentaires est garantie!

La production documentaire fait face non seulement à un défi d’urbanisation mais va encore plus loin…

La valeur ajoutée réside dans le processus de conversion. Fonctionnant aussi de manière isolée, l’alternative consiste en un processus de conversion universel capable d’accepter l’ensemble des formats en entrée et de pouvoir les diffuser sur n’importe quel canal de distribution en sortie. Ce ne sont désormais plus des processus mais des scenarii uniques de traitement qui sont établis.

• Résultat?
• Gain de temps
• Simplicité
• Meilleure gouvernance
• Traçabilité améliorée …

Pour plus d'informations : Livre blanc "L'urbanisation de la production documentaire"