C’est son portefeuille de services complet qui a permis à Data-Mail Inc. de maintenir sa position de leader dans l’industrie du marketing et du publipostage pendant quarante ans. Data-Mail attribue son succès à la coordination interne transparente des services proposés aux clients.

La précision et la responsabilité sont vitales pour Data-Mail. Cette société de publipostage basée à Newington, dans le Connecticut, qui offre des services complets, expédie plus de 1,5 milliards de correspondances par an, dont un grand nombre avec des données variables et client personnalisées. Les modifications de contenu et de logique associées aux volumes élevés de documents personnalisés rendent les méthodes de vérification classiques coûteuses, laborieuses et sujettes aux erreurs.

Les clients de Data-Mail - de grandes entreprises de la finance, de l’assurance, des services publics et de la santé - font appel à des données variables complexes dans leurs efforts d’acquisition de nouveaux clients. L’image de marque des sociétés est reflétée dans ces documents. En outre, une exposition croissante aux réglementations fait que la précision est devenue la priorité numéro un. Dans la mesure où ces documents sont régulièrement modifiés, s’assurer que chaque modification est effectuée correctement représente un défi vital. Le processus de validation doit dépasser les vérifications de base telles que les dates, noms et adresses, pour vérifier des points aussi subtils que des différences dans la construction, le placement et les données intégrées.

Pour améliorer les procédures de contrôle qualité déjà très complètes de Data-Mail, Bennett souhaitait une flexibilité qui permettrait de relever les défis communs à la gestion des changements dans les projets complexes d’impression de données variables. Il cherchait à comparer les mots et les polices, parfois indépendamment l’un de l’autre, et à réaliser des comparaisons contextuelles du contenu. Mais les outils disponibles ne permettaient pas ce niveau de détail.

« La plupart des outils logiciels sont capables de comparer un caractère à un autre, » souligne Bennett. « Mais lorsqu’un client veut modifier la police d’une section importante d’un document, ou apporter des modifications reposant sur des variables dans les données, et qu’il nous confie la tâche d’exécuter ces modifications de manière fiable et correcte, ces outils ne nous servent à rien. »

Delta, synonyme de changement

Data-Mail Inc. Bennett savait qu’en grec « changement » se dit « delta » , et que ses processus devaient également changer. Le logiciel DocBridge Delta de Compart s’avérait prometteur, il a donc effectué des tests pour voir son fonctionnement.

« Nous avons comparé plusieurs documents et Compart nous a guidé dans les résultats, ce qui nous a aidé à voir ce que leur logiciel était capable de réaliser sur de vrais documents, » explique Bennett. « Nous avons pu nous rendre compte immédiatement que ce logiciel pouvait rendre le processus de vérification des changements plus rapide, précis et efficace. »

Une fois les tests terminés, Compart a travaillé avec Data-Mail pour s’assurer d’une mise en œuvre harmonieuse de DocBridge. « Lorsque nous avons commencé à utiliser DocBridge Delta, environ 80% des documents comparés s’exécutaient à une vitesse acceptable, ce qui constituait une amélioration considérable, » nous confie Bennett. « Puis Compart nous a montré comment optimiser les PDF créés pour accélérer encore davantage le processus. »

« Compart nous offre la réactivité et le service client d’une petite entreprise agile avec un produit digne d’une entreprise de premier plan. »

Un impact positif

DocBridge Delta fait désormais partie intégrante du centre informatique de Data-Mail. Lorsque les documents sont produits, DocBridge les compare à une version originale pour identifier rapidement les changements. Lorsque l’équipe de Data-Mail travaille sur une épreuve comportant un grand nombre de pages, ils produisent une épreuve de contrôle qualité en interne. S’ils trouvent des changements ou si le client veut faire des modifications, ils produisent une autre épreuve et font appel à DocBridge Delta pour s’assurer que les changements voulus sont effectués.

Parmi les principaux avantages, citons:

• La possibilité de « masquer » des parties d’un document pour les exclure de la comparaison, accélérant ainsi la comparaison, qui se limite aux sections contenant des changements.
• La possibilité d’effectuer des comparaisons contextuelles, afin de comparer des termes individuels sans qu’il soit nécessaire d’avoir également une correspondance au niveau des polices.
• La possibilité d’examiner les zones avec une police différente pour s’assurer qu’elles tiennent sur la page et que le texte s’enchaîne correctement.
• La possibilité de comparer les caractères et leur espacement au niveau pixel pour s’assurer qu’une police, son espacement et l’enchaînement des autres textes sont exacts.

Compart DocBridge Delta a eu une incidence positive sur la productivité et la qualité au sein de Data-Mail. « Nous pouvons vérifier davantage de pages et effectuer des audits plus précis et plus rapidement qu’avec les méthodes classiques, » affirme Bennett. « Et nous pouvons être certains que nos épreuves sont précises lorsque nous les confions à nos clients. »

Bien que les clients de Data-Mail n’aient pas nécessairement conscience que ce sont les fonctions de vérification de DocBridge Delta qui garantissent la précision et l’efficacité, ils en reconnaissent cependant les résultats. « Récemment, nous avons participé à un événement sur le site d’un client, où plusieurs autres fournisseurs, concurrents et agences de marketing étaient présents, » note Bennett. « Le client a reconnu publiquement que Data-Mail représentait la norme en matière qualité. »

Data-Mail, qui se fait un point d’honneur de recommander des outils logiciels efficaces auprès de ses clients, a recommandé DocBridge Delta à l’une des principales institution financières et continuera de recommander la solution. « Les responsables produit voulaient savoir ce qui nous permettait de faire un travail de cette qualité et nous leur avons parlé de DocBridge. »

« Nous cherchons constamment à ajouter de nouvelles technologies qui nous permettent d’en faire plus et mieux, mais trouver des solutions qui ont une véritable incidence sur la production constitue un défi considérable. Compart DocBridge Delta est un produit qui a eu un impact positif sur la production. »