De l’obligation à l’opportunité :
production 100 % automatisée
de documents accessibles
au sein du groupe ERGO

Le compte à rebours était lancé :

l’Acte européen sur l’accessibilité (European Accessibility Act – EAA) fixait une date butoir claire. ITERGO Informationstechnologie GmbH, prestataire IT central du groupe ERGO, devait garantir en un temps record que des millions de documents seraient fournis dans un format accessible et conforme, notamment au standard PDF/UA. Or, aucune solution du marché ne pouvait absorber la diversité des documents ERGO. Une chose était certaine : sans solution adaptée et évolutive, les risques étaient majeurs – exposition réglementaire, charge opérationnelle considérable, et atteinte potentielle à l’image de marque.

Avec ITERGO, la solution Compart existante a été enrichie en moins de douze mois par un processus piloté par scripts, capable de traiter l’ensemble du spectre documentaire ERGO : entièrement automatisé, industrialisable, et sans effort supplémentaire en exploitation. Le projet est allé bien au-delà du strict minimum : au lieu de “cocher une case”, il a permis de produire des documents réellement utilisables par tous les publics. Résultat : des processus clairs et automatisés, et une architecture durable qui fonctionne sans surcharge d’exploitation.

Chaque année, ITERGO produit des millions de documents – avec des mises en page complexes et très hétérogènes, incluant tableaux, graphiques et contenus variables. Beaucoup n’étaient pas interprétables par les lecteurs d’écran : absence de textes alternatifs, ordre de lecture incertain, contrastes insuffisants, ou passages de texte intégrés sous forme d’images. L’objectif était pourtant clair : convertir l’intégralité de ces documents en fichiers accessibles et conformes PDF/UA, en “zéro reprise manuelle”, de façon totalement automatisée. Avant le lancement du projet, l’accessibilité était traitée au cas par cas, ponctuellement.

À mesure que la date d’application de l’EAA approchait, il devenait évident qu’il fallait une réponse pérenne, globale – et rapide.
Mais aucune technologie du marché ne permettait de répondre à ces exigences à grande échelle. Pour ITERGO, il n’était pas question de viser le minimum : l’obligation réglementaire devait devenir une opportunité d’intégrer l’accessibilité au cœur de la chaîne de production documentaire, en conciliant inclusion et efficacité de communication.

Partenaire de longue date, Compart était déjà solidement implanté : avec DocBridge® Mill Plus, ITERGO traite depuis des années environ 120 millions de pages PDF par an. Compart proposait également, avec Accessibility Designer, une solution standard capable de classifier des documents via un workflow et de les taguer automatiquement à partir de jeux de règles. Cette approche fonctionne particulièrement bien sur des volumes importants de documents standardisés, à mises en page stables. Les compétences et la confiance étaient donc au rendez-vous.
Lorsque l’accessibilité est devenue un enjeu prioritaire, la vision était claire : atteindre une accessibilité complète, sans reprise manuelle – et sans alourdir l’exploitation.

Une approche inédite pour des documents hétérogènes

La variété et la complexité des documents rendaient impossible l’utilisation de la méthode standard basée sur des modèles (templates). ITERGO et Compart ont donc opté pour une approche dynamique, capable de créer automatiquement des jeux de règles individualisés pour la production PDF/UA.

Cette approche, pilotée par scripts, s’articule en trois étapes entièrement automatisées :

Grâce à une préconversion optionnelle, pratiquement tous les types de documents peuvent être transformés en PDF accessibles – y compris des formats traditionnellement difficiles à traiter dans des chaînes PDF/UA classiques.

Point particulièrement déterminant : le traitement automatisé des images. La solution détecte les éléments graphiques de manière fiable et leur associe automatiquement un texte alternatif préconfiguré. Une configuration fonctionnelle initiale suffit ; ensuite, l’affectation s’effectue seule, sans intervention humaine. C’est cette automatisation du contenu graphique qui rend la démarche pleinement accessible et viable en production de masse – autrement dit une génération PDF/UA réellement automatisée, sans reprise manuelle..

De l’agilité à la mise en production

Le développement s’est déroulé en cycles courts et itératifs. À chaque étape, la solution a été testée, ajustée et optimisée jusqu’à atteindre la stabilité requise pour l’industrialisation. Le défi le plus délicat concernait certains documents très “design”, comportant de nombreuses images intégrées ou utilisant des lettres comme éléments graphiques – des structures difficiles à restituer proprement en accessibilité.

ITERGO a mis à profit ces retours d’expérience pour définir, avec ses agences et métiers, des règles de conception visant à produire dès l’origine des documents plus “accessibility-friendly”, afin de réduire les frictions et la reprise à l’avenir. Autre point clé : l’intégration dans les parcours de souscription en ligne. La performance est essentielle : même en charge, les documents doivent être transformés en quelques secondes pour ne pas ralentir l’expérience client. La solution a été optimisée afin que même des documents complexes soient générés de manière fiable dans cette fenêtre de temps.

La collaboration entre ERGO, Compart et Canon – en charge de la direction de projet, de l’infrastructure et du raccordement des systèmes sources – a été un facteur déterminant. « Une collaboration vraiment constructive, avec un objectif partagé entre équipes internes et externes », souligne Michael Adamitzki. « Cela tient aux personnes et à l’intérêt commun pour le résultat. »
En moins de douze mois, une solution totalement automatisée, sans reprise manuelle, et parfaitement intégrée à l’infrastructure existante était en production.

« Rarement on voit un projet où la technologie, l’état d’esprit et la vitesse d’exécution s’alignent à ce point. En moins d’un an, une obligation réglementaire est devenue un projet vitrine pour l’inclusion numérique. »
Arno Vullhorst, Chef de projet, Canon Deutschland GmbH

Pour ITERGO, l’accessibilité n’est pas un projet “terminé” : c’est une démarche continue.

Les prochaines étapes sont déjà définies :

• Monitoring : contrôle qualité continu et mesure des résultats.
  
• Multilinguisme : extension pour les marchés internationaux.
  
• Versioning : variantes dédiées à différents publics – par exemple des versions distinctes pour publics voyants et non-voyants en marketing, afin d’éviter des compromis graphiques.
  

Au-delà, ITERGO explore des extensions créatives, comme l’usage de séquences audio en complément, pour renforcer encore l’accessibilité.

« Pour nous, c’était une évidence », conclut Adamitzki. « Avec Compart, nous n’avons pas seulement posé les bases de documents accessibles : nous avons mis en place une solution qui “tourne” toute seule – 100 % automatique, sans maintenance, sans reprise manuelle – pour tous les documents, partout. »