Le contrôle documentaire sans centralisation n’a pas de sens

L'assurance qualité peut être effectuée à tout moment au cours de la production de documents. En fin de compte, ce sont les processus définis qui déterminent quel document est vérifié, quand et par qui. Cependant, un phénomène fréquent dans la communication client, est la création décentralisée de documents ; ceux-ci échappent à la procédure de traitement industriel et à tous les automatismes mis en place. Un centre d'appels ou une agence produisent et envoient un grand nombre de communications en toute autonomie. Des informations commerciales importantes se perdent dans le processus. Par conséquent l'assurance qualité dans le traitement des documents est également liée à la centralisation. Tout le courrier considéré comme de la communication client doit être collecté et transmis à un système central, quel que soit le service, le format et le canal (physique ou numérique) utilisé pour la création et la distribution.

Même si un employé imprime de son poste de travail ou envoie un PDF en pièce jointe d’un e-mail, le document peut être indexé et archivé dans le même temps. Il s’agit d’un système intégré. Idéalement, l’ajout d’une règle de vérification doit être spécifié : respect de l'identité de marque -libellé, logo, mise en page, polices, etc., obligations légales, archivage, Reporting, protection des données... Les banques, les assurances ou encore les fournisseurs de télécommunications sont particulièrement confrontés à des exigences réglementaires nombreuses et changeantes. Comment pourraient-ils assurer cette conformité sans une procédure de contrôle informatisée fiable et centralisée?

Pour maximiser la fiabilité, pensez à réaliser une analyse documentaire

L’assurance qualité englobe une multitude de paramètres comme le contrôle du contenu (les données sont-elles correctes et complètes? Toutes les règles de conformité sont-elles respectées?), le contrôle technique de la production (tous les codes de contrôle pour la mise sous pli, l’affranchissement,… sont-ils présents?), la validation informatique (les modifications et mises à jour impactent-elles le SI, les autres applications ou le document? Si les documents sont convertis, le contenu de la version originale correspond-elle au document de sortie? Etc.).
Pour l’ensemble de ces raisons, un contrôle de qualité minutieux est toujours lié à un processus d’analyse. Plusieurs questions cruciales doivent être posées : y a-t-il des goulots d'étranglement dans la production? Quels sont les risques de violations des règles ? Les données sont-elles cohérentes? Quels sont les systèmes soumis à des mises à jour fréquentes? Ces modifications n’affectent-elles pas la création de documents? Les réponses déterminent le type et le moment où doit avoir lieu le contrôle. Un travail collaboratif et transverse doit être effectué par les informaticiens, la logistique de l’information et les utilisateurs car c’est le cycle complet du document qui doit être examiné pour détecter d’éventuels points faibles.

Contrôle qualité dans le traitement documentaire:

Tests de régression

Toutes les modifications et mises à jour des logiciels qui génèrent des documents sont testés et comparées aux applications existantes.

Tests d’itération

La création d'un document nécessite de multiples étapes de programmation et des tests ultérieurs. Les modifications apportées à des modèles de documents existants nécessitent également des tests approfondis.

Tests de conversion

Souvent les documents doivent être convertis dans d'autres formats pour la production et la distribution (par exemple, de l’AFP en PDF). Il est absolument essentiel de comparer l'original avec les fichiers de sortie.

Validation de l’archive

Les données enregistrées dans les documents archivés sont vérifiées pour la lisibilité technique.
Contrôle du bon respect des règles (CI, conformité)

Contrôle de documents chez Compart: Deux mondes combinés

L’assurance qualité a toujours été une priorité chez Compart. L’éditeur international propose des solutions et des outils qui couvrent tous les domaines et les processus de vérifi-cation des documents, y compris le contrôle de conformité, la comparaison directe des documents au niveau des objets et du texte, et différentes procédures de tests (régression, itération et test de conversion).

Pour une plus grande souplesse, les outils sont modulaires ; ils peuvent être combinés et intégrés à n’importe quel stade du processus de production. L’un des avantages de ces solutions est que les critères de contrôle propres à chaque pays peuvent être enregistrés en tant que règles et certaines zones d'un document (champs variables tels que l'adresse, numéro de client, etc.) peuvent être exclues de la vérification (masquage). Les solutions permettent également un critère de tolérance élevée sans négliger la précision absolue du contenu, l’identité visuelle et le respect des obligations juridiques. Les paramètres de tolérance peuvent être définis selon le besoin.
Les solutions sont conçues pour une utilisation et une automatisation forte ; elles peuvent être personnalisées en fonction des besoins des utilisateurs (service, développement/IT, production). L’utilisation intuitive rend les tests les plus complexes relativement faciles à configurer.