Siemens Business Services (SBS)
Wie aus einer Anfrage zu einem einfachen Konverter ein komplexes Output-Management-Projekt wurde
Die Anfrage von ADOP-Services der Siemens Business Services (SBS) aus Fürth nach einem Konverter, mit dem sich PCL-Dokumente nach AFP wandeln lassen, ist aus Sicht von Compart nichts Spektakuläres und die daraus sich ergebende Lösung wäre sicherlich nicht hinreichend interessant gewesen, um als größere Fallstudie den Weg in unser Magazin zu finden. In diesem Fall war es aber nur der Auftakt für ein sehr viel umfangreicheres Projekt, das insbesondere für den vorgegebenen Zeitrahmen durchaus als sehr ambitioniert bezeichnet werden kann.
Der Ausgangspunkt des Projekts
Als am 18. März 2005 auf einen Tipp hin der zuständige Techniker von SBS nach einem Konverter für PCL nach AFP mit Compart System Integration (s. Kasten) in Verbindung kam, hatte er eine klare und eng umrissene Aufgabe vor Augen: Sein zuständiger Abteilungsleiter, Robert Fleming, hatte ein Projekt aufgesetzt, in dem PCL-Dokumente eines Kunden auf einem AFP-Rollendrucker ausgedruckt werden sollten. Daher musste für die Umwandlung der PCL-Datenströme nach AFP eine Lösung gefunden werden.
Diese Konvertierung gehört zu einem Projekt, in dem jeden Monat zwischen 500.000 und 1,5 Millionen Seiten aus dem Bereich Personalwesen verarbeitet werden sollen, die im PCL-Format aus dem SAP-Modul HR in wechselnden Zeiträumen in Dateien unterschiedlicher Größeangeliefert werden.
Diese Dokumente müssen mit weiteren Dokumenten der gleichen Personalnummer zusammengeführt werden. Die zuzuführenden Dokumente kommen aus anderen Quellen und sind zudem nicht im PCL-Format verfügbar. Als verbindende Größe für die Zuordnung ist die Personalnummer aus diesen Dokumenten herauszulesen.
Die Dokumente sollen – in Abhängigkeit von Informationen, die in SAP-Steuerzeilen enthalten sind – in unterschiedliche Ausgabemedien ausgegeben werden. Ein Großteil der Dokumente muss im AFP-Format auf IPDS-Rolle-zu-Rolle-Produktionsdruckern von Xerox im 2-up-Verfahren gedruckt werden. Aber auch Listen für den internen Gebrauch werden auf Produktionsdruckern von Xerox ausgegeben.
Die gedruckten Dokumente werden anschließend mit Maschinen von Böwe mit hohem Durchsatz kuvertiert. Da von einem Gesamtvolumen von bis zu 400.000 Sendungen ausgegangen wurde, war von vornherein unterstellt, dass diese Sendungen porto-optimiert und DV-freigemacht werden müssen.
Die kuvertierten Sendungen werden per Post versandt: Mit der gelben Post bei Inland-Adressen, mit einem alternativen Versender bei Ausland-Adressen oder in bestimmten Fällen über die Hauspost des Kunden. Eine weitere Anforderung von SBS war, diese Dokumente zukünftig in zunehmendem Maße per E-Mail zu verschicken, um so die Kosten für die Produktion und den Versand der Dokumente deutlich zu reduzieren. Derzeit erhalten bereits 35.000 Pilotanwender ihre Dokumente als PDF-Datei – angehängt in einer E-Mail und versandt von einer modernen, automatisch geregelten Anwendung.
Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass zum Gesamtprozess der Verarbeitung auch die Schritte Logging, Messaging, Accounting, Indexierung, Sortierung und Reprint bzw. automatisierter Resend gehören und zu realisieren waren.
Die Voraussetzungen
Sehr bald war der Projektgruppe klar, dass die im Anforderungskatalog aufgelisteten Aufgaben mit einer auf dem Markt angebotenen Produktsuite nicht zu bewältigen waren, sondern eine offene, produktive und flexible Lösung gefragt war. Man entschied sich daher für eine modulare Lösung, die mit den folgenden vorgegebenen Komponenten möglichst optimal zusammenpassen sollte:
- Xerox-Drucker in allen möglichen Ausprägungen inkl. Einzelblatt- und Endlosdruck sowie Vollfarbe
- Böwe-Kuvertierungsanlagen
- OMS-Spooler von ProfiForms
- Diverse Eigenentwicklungen von SBS
Diese Komponenten bildeten also die Eckpunkte für das Projekt. Als Betriebssystem- Plattform wurde seitens SBS ADOP-Services Windows 2000 vorgegeben. Für die oben genannten Prozessschritte wurden Produkte gesucht, die mit diesen vorausgesetzten Komponenten möglichst gut harmonieren.
Die unversehens ausgeweitete Projektaufgabe
Nach der ersten Kontaktaufnahme wurden die Anforderungen von SBS ADOP-Services mit der Service-Tochter von Compart, der Compart System Integration, im Detail besprochen und mit dem Funktionsprofil der von Compart für diesen Bereich angebotenen Produkte verglichen. Es dauerte gerade mal einen Monat, bis aus dem ursprünglich andiskutierten Konverter zur PCL-Konvertierung eine komplexe Output-Management-Lösung mit dem Produkt DocBridge Pilot von Compart und der in dem Produkt eingebunden DV-Freimachung von ABIS wurde (Einzelheiten s. Unterpunkt „Der Lösungsweg mit DocBridge Pilot“).
Bereits am 19. April 2005 entschied sich SBS ADOP-Services für den Einsatz dieses Produkts und die Implementierung durch Compart System Integration, ein Projekt, das einen weitaus umfangreicheren Funktionsbereich abzudecken hatte, wie sich an den realisierten Anforderungen zeigte. Das eigentliche Projekt begann am 10.05.2005 mit einem Workshop. Bereits kaum fünf Monate später – in der zweiten September-Hälfte 2005 – konnte der erste produktive Lauf, unter tatkräftiger Mithilfe aller Beteiligten, erfolgreich abgewickelt werden.
Insgesamt ca. 400.000 sensible Dokumente gelangen inzwischen auf unterschiedlichem Wege sicher zu ihren Empfängern. Nach diesem Gewaltmarsch und unter dem Eindruck der ersten Produktion bekannte Robert Fleming: „Output-Management ist, wie sich an diesem Projekt schön nachvollziehen lässt, ein sehr komplexes und sensibles Thema. Ein solch ehrgeiziger Zeitplan lässt sich in der Tat nur durchhalten, wenn alle Beteiligten mit sehr hohem Engagement am gleichen Strang ziehen. Das Ergebnis hat überzeugt und uns letztendlich Recht gegeben.“
Der Lösungsweg mit DocBridge Pilot
Eingangsverarbeitung
Pro Monatslauf müssen Druckdatenströme verarbeitet werden, die aus mehreren tausend PCL- und PDF-Dateien bestehen, die jede für sich zwischen 1 KB und 500 MB groß sind und insgesamt ein Volumen von bis zu 10 GB haben. Das Eingangsverarbeitungsmodul von DocBridge Pilot kann auf Grund seiner Multiformat- und Analysefähigkeiten diese Datenströme einlesen und aus ihnen Metadaten extrahieren. Viele der Eingangs-Spooldateien enthalten eine als nicht druckbarer HP GLKommentar verpackte Dateisteuerleiste. Die Informationen in dieser Leiste bestimmen die weitere Eingangsverarbeitung:
- Listen werden als ganzes Dokument in die Datenbank übernommen.
- Bei Einzelsendungen wird eine im Seitenkopf jeder Seite sichtbar aufgebrachte Steuerzeile ausgewertet und anschließend entfernt.
Die ausgelesenen Steuerdaten sowie andere verarbeitungsseitig wesentlichen Metainformationen werden für jedes Dokument von DocBridge Pilot in einer den gesamten Modulen des Produkts verfügbaren relationalen Datenbank abgelegt. Teile dieser Steuerdaten wie die Personalnummer werden z.B. für die spätere ausgabekanalspezifische Aufbereitung benötigt. Für die Dokumente, die später als E-Mail versendet werden sollen, werden zusätzlich die Adressdaten aus dem Mitarbeiter-Anschreiben extrahiert, die für eine individuelle Ansprache im E-Mail-Anschreiben zur Verfügung stehen sollen.
Auf Basis dieser Metadaten kann mit DocBridge Pilot auch eine Vielzahl von Funktionen zur Versandoptimierung genutzt werden. Sie lassen sich per selbstdefinierter SQL-Anweisungen anpassen und erweitern und schaffen damit die in diesem Bereich nötige Flexibilität.
Prozesssteuerung
Mit dem in DocBridge Pilot integrierten Modul zur Bündelungs- und Sendungszusammenstellung werden nun zunächst unter Portooptimierungsgesichtspunkten mit sehr hohem Durchsatz die Dokumenten-Datensätze in Pakete je Ausgabekanal aufgeteilt, zu Sendungen an jeweils eine Abteilung bzw. an die Mitarbeiter gebündelt und in die für den Ausgabekanal benötigte Reihenfolge und Paketgröße für die Massenerzeugung gebracht: Inlandspost, Hausversand, Spezialdruck Etiketten, E-Mail an Mitarbeiter, E-Mail an Sachbearbeiter, Listen für internen Versand etc. Immerhin müssen in diesem Projekt mehr als 10 Ausgabekanäle bedient werden, die jeweils unterschiedlich zu gestalten sind! Wenn zuzuführende Dokumente (z. B. Anhänge oder Tätigkeitsnachweise) vorhanden sind, werden diese dem passenden Hauptdokument zugeordnet. Es muss je Empfänger jeweils ein einzelversandfähiges Dokument sowie ein Adressblatt vorhanden sein, sonst werden die Dokumente zurückgestellt.
Für den Versand mit der Deutschen Post wird die DV-Freimachung mit Hilfe der integrierten und von der Deutschen Post zertifizierten Lösung von ABIS für die Vertragsart „Teilleistung“ mit maximalen Rabatten erledigt.
Ausgangsverarbeitung
Das Modul zur Mehrkanalverarbeitung von DocBridge Pilot sorgt anschließend für kanalweise Aufbereitung der so vorbereiteten Daten:
Zur Steuerung der Böwe-Kuvertieranlagen erhalten Dokumentenseiten einer Sendung über das OMR-/Barcode-Aufbereitungsmodul von DocBridge Pilot einen Barcode. Dabei werden für C4-Kuvertierungen von 9 bis 60 Blatt andere Barcodes erstellt, als für C6- Sendungen mit bis 8 Blatt. C6-Sendungen werden in einem nachgelagerten Schritt von Z nach A umsortiert.
Über die Steuerung der Kuvertieranlagen hinaus muss der Barcode eine Sendungs-ID und die Ausgangsspool-Trackingnummer enthalten. An der Kuvertieranlage werden alle nicht korrekt produzierten Briefe registriert. Das Reprint-Modul von DocBridge Pilot gibt diese Informationen an das Sendungsverfolgungsmodul zurück, das die betroffenen Sendungen nochmals in einer neuen Nachdruck-Spooldatei erstellt. Das Operating trägt diese Sendungen dann per Barcode-Scanner nach erfolgreicher Produktion aus dem Tracking-System aus. Große Druckdateien werden über das Konvertierungsmodul von DocBridge Pilot in einen 2-up-AFP-Job umgewandelt und von Rolle auf Rolle gedruckt sowie anschließend von der Rolle kuvertiert. Kleinere Jobs können über das Web-GUI von DocBridge Pilot vom Operating auch als Einzelblatt-Job in AFP oder PCL auf entsprechend geeignete Drucker ausgegeben werden.
Die Listen werden wie die zu kuvertierenden Sendungsseiten meist in AFP ausgegeben allerdings auf Cutsheet-Druckern. Per Trennblatt, welches das Druckaufbereitungsmodul von DocBridge Pilot dem Datenstrom hinzufügt, wird bei Wechsel der Versandadresse der Stapel zur Seite versetzt, so dass das Operating hier die Pakete leicht voneinander trennen kann. Falls die Blätter doch einmal zusammengeschoben wurden, hilft eine kleine am Rand aufgebrachte Versandinformation beim Teilen des Stapels weiter.
Über das Mehrkanalverarbeitungsmodul von DocBridge Pilot werden die in einer Sendung enthaltenden Dokumente für den E-Mail- Versand als Einzeldateien nach PDF konvertiert. Zusätzlich wird eine Text-Steuerdatei für den E-Mail- und Kommunikationsserver TopCall generiert. Neben Betreff, persönlicher Anrede und dem Anschreiben-Text enthält diese Steuerdatei auch eine Personal-ID, über die das E-Mail vom Kommunikationserver per PKI sicher verschlüsselt werden kann. Mit weiteren Kennfeldern wird eine DocBridge Pilot-spezifische Sendungsnummer mitgegeben. Nach erfolgreichem Versand bzw. nach jedem Fehler liefert der TopCall-Server eine Textdatei mit einem entsprechenden Sendeergebnis zurück. Über das Reprintmodul werden diese Tausende von Eingangsdateien ausgewertet und in die vollautomatische Sendungsverfolgung von DocBridge Pilot überführt. Der in DocBridge Pilot integrierten Scheduler prüft alle zwei Stunden, ob E-Mails als nicht zustellba zurückgeschickt wurden. In diesem Fall wird die E-Mail automatisch nochmals produziert. Nach einer konfigurierbaren Zeit werden die dann noch als fehlerhaft gekennzeichneten Mails in einen Fehlerjob verschoben. Für jede dieser nicht versendbaren Mails erzeugt das Reprint-Modul von DocBridge Pilot eine neue Druck-Sendung, die mit der Deutschen Post an den Adressaten verschickt wird.
Diese Abläufe werden in DocBridge Pilot in XML-Profilen konfiguriert. Komplexere Teilabläufe werden mit Hilfe von einfachen Java- Scripts, wie man sie aus der HTML-Programmierung kennt, automatisiert.
Compart System Integration als Projektpartner
Das SBS-Projekt wurde von Compart System Integration realisiert, einer Tochter der Compart Systemhaus GmbH. Die Mutter versteht sich als reine Entwicklungsgesellschaft und hat mit der Gründung dieser Tochter Anfang des Jahres 2005 auch die restlichen direkt betreuten Kunden an sie weitergegeben. Als Vertriebs- und Servicegesellschaft mit ausschließlichem Betätigungsfeld Deutschland und Sitz in den Räumen der Muttergesellschaft vertreibt und implementiert sie die Produktpalette der Mutter ebenso, wie sie Projekte größeren Zuschnitts abwickelt, in denen auch Produkte anderer Anbieter integriert werden. Diese Ausrichtung sowie die Nähe zum Hersteller waren – neben der sehr engagierten Leistung aller im Projekt beteiligten Mitarbeiter – sicherlich für den sehr raschen Implementierungserfolg ausschlaggebend.
Siemens Business Services (SBS)
Siemens Business Services ist ein international führender IT-Service-Anbieter. Der Siemens-Bereich bietet Leistungen entlang der gesamten IT-Dienstleistungskette aus einer Hand - vom Consulting über die Systemintegration bis zum Management von IT-Infrastrukturen. Mit umfassendem Know-how und spezifischem Branchenwissen schafft das Unternehmen messbaren Mehrwert für seine Kunden. Beim Outsourcing und der IT-Wartung zählt Siemens Business Services zu den Top-ten-Anbietern weltweit. Im vergangenen Geschäftsjahr (30. September 2005) betrug der Umsatz rund 5,4 Mrd. Euro – 75 Prozent wurden außerhalb des Siemens-Konzerns erzielt. Derzeit beschäftigt das Unternehmen weltweit ca. 39.000 Mitarbeiter.