Von der Pflicht zur Kür:
Vollautomatische Erstellung
barrierefreier Dokumente
bei der ERGO Group

Der Countdown lief:

Der European Accessibility Act setzte einen klaren Stichtag – und die ITERGO Informationstechnologie GmbH, der zentrale IT-Dienstleister der ERGO Group AG, musste in kürzester Zeit sicherstellen, dass Millionen von Dokumenten barrierefrei, gesetzeskonform bereitgestellt werden. Doch am Markt gab es kein Produkt, das mit der Vielfalt der ERGO-Dokumente umgehen konnte. Eines war klar: Ohne eine geeignete, skalierbare Lösung wären rechtliche Konsequenzen, enormer operativer Aufwand und massiver Reputationsverlust zu befürchten gewesen.

Gemeinsam mit ITERGO wurde die bestehende Compart-Lösung innerhalb von zwölf Monaten um einen skriptbasierten Prozess erweitert, der die gesamte Bandbreite der ERGO-Dokumente verarbeitet – vollständig automatisiert, skalierbar und ohne manuellen Aufwand im Betrieb. Das Projekt übertraf dabei die gesetzlichen Anforderungen deutlich: Statt nur das Minimum zu erfüllen, entstand eine Lösung, die allen Nutzenden zugutekommt. Das Ergebnis sind klar strukturierte, automatisierte Prozesse und eine nachhaltige Architektur, die ohne zusätzlichen Betriebsaufwand funktioniert.

ITERGO produziert jedes Jahr Millionen von Dokumenten – komplexe, völlig unterschiedliche Layouts inklusive Tabellen, Grafiken und variablen Inhalten. Viele davon waren für Screenreader nicht zugänglich: fehlende Alternativtexte, unklare Lesereihenfolgen, geringe Kontraste oder vollständig als Grafik eingebettete Textpassagen. Dennoch sollten ausnahmslos alle diese Dokumente ohne manuelle Nacharbeit vollautomatisch in PDF/UA-konforme, barrierefreie Dateien umgewandelt werden. Bis zum Projektbeginn war Barrierefreiheit nur punktuell ein Thema und wurde individuell gelöst.

Mit dem näher rückenden Stichtag des European Accessibility Act war klar: Eine nachhaltige, ganzheitliche Lösung musste her – und zwar schnell.
Doch am Markt existierte keine Technologie, die diese Anforderungen auf breiter Basis abbilden konnte. Für ITERGO war klar, dass es nicht um ein Minimum gehen konnte. Stattdessen sah das Unternehmen die gesetzliche Pflicht als eine echte Chance, Barrierefreiheit strategisch in die gesamte Dokumentenproduktion zu integrieren und Inklusion und effiziente Kommunikation zu vereinen.

Compart war als langjähriger Partner bereits fest etabliert: Mit der DocBridge® Mill Plus verarbeitet ITERGO seit Jahren rund 120 Millionen PDF-Seiten jährlich. Außerdem bot Compart mit dem Accessibility Designer bereits eine Standardlösung, die bestehende Dokumente per Workflow klassifiziert und anhand definierter Regelwerke automatisch taggt. Dieser Ansatz eignet sich besonders für große Mengen standardisierter Dokumente mit festen Layouts. Die erforderliche Kompetenz war also vorhanden. Als das Thema Barrierefreiheit auf die Agenda kam, war das Vertrauen groß – und die Vision klar: Barrierefreiheit sollte vollständig automatisiert und ohne manuelle Nacharbeit realisiert werden.

Ein neuer Ansatz für heterogene Dokumente

Die große Vielfalt und Komplexität der Dokumente machte den Einsatz des bestehenden templatebasierten Standardverfahrens unmöglich. ITERGO und Compart entschieden sich daher für einen Ansatz zur dynamischen Erstellung individueller Regelwerke für die PDF/UA-Erzeugung.

Der dynamische Ansatz ist skriptbasiert und umfasst drei vollkommen automatisierte Stufen:

Durch eine optionale Vorkonvertierung können praktisch alle Dokumenttypen zu barrierefreien PDFs gewandelt werden. Damit können selbst Formate verarbeitet werden, die für klassische PDF/UA-Prozesse ungeeignet sind.

Besonders leistungsstark - die automatisierte Behandlung aller Grafiken. Die Lösung erkennt sämtliche Grafiken zuverlässig und versieht sie automatisch mit einem zuvor einmalig konfigurierten Alternativtext. Dieser Schritt erfordert lediglich eine initiale Fachkonfiguration – danach übernimmt der Prozess die vollständige Zuordnung selbstständig und ohne weiteren manuellen Aufwand. Erst diese automatische Behandlung aller grafischen Inhalte macht die Lösung tatsächlich vollständig barrierefrei und zugleich massentauglich. Damit entsteht eine tatsächlich vollautomatisierte PDF/UA-Erzeugung – ohne Nacharbeit.

Agil und praxisnah zur Produktionsreife

Die Entwicklung verlief in kurzen, iterativen Zyklen. Schritt für Schritt wurde die Lösung getestet, angepasst und optimiert, bis sie stabil und produktionsreif war. Besonders herausfordernd war der Umgang mit Dokumenten, die gestalterisch komplex aufgebaut waren. Manche Vorlagen enthielten zahlreiche eingebettete Bilder oder nutzten Buchstaben als grafische Elemente – Strukturen, die sich nur schwer für barrierefreie Aufbereitung eignen.

ITERGO nutzte die Erkenntnisse, um gemeinsam mit Agenturen und Fachbereichen klare Designrichtlinien für barrierefreundliche Dokumente zu definieren, sodass künftige Layouts von Beginn an barrierearm entstehen. Ein weiterer Schwerpunkt war die Integration in die Online-Abschlussstrecken. Dort spielt vor allem die Geschwindigkeit eine zentrale Rolle: Auch bei hoher Auslastung müssen Dokumente innerhalb weniger Sekunden transformiert werden, damit Endkunden den Abschlussprozess ohne Verzögerung durchlaufen können. Die Lösung wurde so optimiert, dass selbst komplexe Dokumente zuverlässig innerhalb dieses Zeitfensters erzeugt werden.

Die Zusammenarbeit zwischen Ergo, Compart und Canon – bei diesem Projekt verantwortlich für Projektleitung, Infrastruktur und die Anbindung aller liefernden Systeme – erwies sich dabei als Schlüssel zum Erfolg. „Sehr schöne Zusammenarbeit, sehr zielorientiertes Miteinander zwischen internen und externen Mitarbeitern“, beschreibt Michael Adamitzki. „Das liegt an den Menschen und am gemeinsamen Interesse am Ergebnis.“ So entstand in weniger als zwölf Monaten eine Lösung, die vollautomatisch funktioniert, keinerlei Nacharbeit erfordert und sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur einfügt.

„Selten erlebt man ein Projekt, bei dem Technik, Haltung und Tempo so perfekt zusammenpassen. In weniger als einem Jahr wurde aus einer gesetzlichen Pflicht ein Leuchtturmprojekt für digitale Inklusion.“
Arno Vullhorst Projektleiter, Canon Deutschland GmbH

ITERGO betrachtet Barrierefreiheit nicht als abgeschlossenes Projekt, sondern als fortlaufenden Prozess.

Die nächsten Schritte sind bereits definiert:

• Monitoring: Kontinuierliche Qualitätskontrolle und Messbarkeit der Ergebnisse.
• Mehrsprachigkeit: Ausbau für internationale Märkte.
• Versionierung: Künftige Varianten für unterschiedliche Zielgruppen – etwa eigene Versionen für sehende und blinde Nutzende im Marketing, um gestalterische Kompromisse zu vermeiden.

Darüber hinaus denkt ITERGO über kreative Erweiterungen nach, etwa den Einsatz von Tonsequenzen als zusätzliche Ebene der Barrierefreiheit.

„Das war für uns ein echter No-Brainer“, so Adamitzki. „Mit Compart haben wir nicht nur die Grundlage für barrierefreie Dokumente geschaffen, sondern eine Lösung etabliert, die einfach funktioniert: vollautomatisch, wartungsfrei und ohne Nacharbeit – für alle Dokumente, in allen Bereichen.“