Ein komplexes Zusammenspiel vieler unterschiedlicher Programme, das nicht immer reibungslos funktioniert und bei jeder Veränderung aufwändig wieder konfiguriert werden muss. Nicht so, wenn man die Abläufe mit einer übergeordneten Software automatisiert und steuert.

Die Vorteile für den Nutzer:

• Flexible Abarbeitung aller Arbeitsschritte im Rahmen der Vorgaben
• Parallele Bearbeitung mehrerer Aufträge
• Vorrangige Bearbeitung zeitkritischer Aufträge
• Frei definierbare Stopps für manuelle Eingriffe und Freigaben
• Optimale standortübergreifende Ausnutzung aller Soft- und Hardwareressourcen
• Programmübergreifende Logfile-Analyse zur schnellen Fehlersuche
• Modularer Aufbau für die Anpassung an bestehende Prozesse
• Einfache Erstellung neuer Workflows

Kennzahlen für Produktionskontrolle und Produktionsoptimierung in Echtzeit und auf einen Blick.

Warum Monitoring?

Schluss mit dem Stochern im Nebel! Statt manueller Stichproben und Schätzungen greift man auf professionelle Softwarewerkzeuge für die Überwachung und Nachverfolgung der gesamten Dokumentenproduktion zurück. Sie liefern statistische Auswertungen und detaillierte Reports inklusive aussagekräftiger Kennzahlen (Durchsatz, Papierverbrauch, Portokosten, Fehlerhäufigkeit/-art, Durchlaufzeit etc.).

Diese Kennzahlen (KPI) sind für Unternehmen eine grundlegende Entscheidungshilfe, um die Dokumentenproduktion permanent zu optimieren, beispielsweise für die Einsparung von Papier und Porto.

Und: Sie liefern wichtige Hinweise für die frühzeitige Erkennung von Trends. Gleichzeitig sind sie eine wichtige Größe für die Produktionsplanung, da sich Spitzen- und Niedrigzeiten für eine optimale Maschinenauslastung besser erkennen lassen.

Daten - das "Erdöl" der Kundenkommunikation

Die semantische Qualität von Dokumenten spielt auch unabhängig von gesetzlichen Vorgaben eine wichtige Rolle. Zum Beispiel bei Omnichannel. Heute bestimmt der Empfänger den Kommunikationskanal. Das heißt, Dokumentenerstellung und –versand im Unternehmen müssen nicht nur entkoppelt sein, sondern sich von einer bestimmten Seitengröße („A4-Metapher“) lösen, damit die Inhalte auch für andere Medien komfortabel zur Verfügung gestellt werden können. Das geht aber nicht ohne detaillierte Informationen, die dem Dokument auf dem Weg zur Ausgabe beigegeben werden.

Big Data und künstliche Intelligenz

Mehr noch: Angesichts von Big Data, künstlicher Intelligenz (KI) und anderer aktueller Technologien rücken verwertbare Daten und der Umgang mit ihnen ohnehin in den Fokus jeder ernstzunehmenden digitalen Transformation. Man braucht nicht über Standardisierung und Automatisierung im Dokumenten- und Output-Management zu reden, wenn die dafür notwendigen Daten nicht zur Verfügung stehen.

Dabei geht es darum, nicht nur den Text an sich, sondern auch den Inhalt als Daten so zur Verfügung zu haben, dass sie automatisch in Korrelation zueinander gesetzt werden können.

Dadurch wird eine über mehrere Ebenen verlaufende Informationsrecherche überhaupt erst möglich. Statt ein Dokument manuell nach einer konkreten Info zu durchsuchen, liefert das Web die Antwort gleich selbst. Dabei geht es nicht um einfache Suchergebnisse, sondern um komplexe, die sich nur aus der Verknüpfung verschiedener Daten generieren lassen.

Moderne Druckspool-Systeme mit diversen Funktionen für die Weiterverarbeitung sorgen für eine höhere Produktivität und niedrige Kosten im Produktionsdruck

Wo liegen die Schwachstellen?

Unterschiedliche Druckjobs effizient zu steuern und unter bestmöglicher Ausnutzung vorhandener Ressourcen zu verarbeiten, geht nur mit einem leistungsfähigen Spool-System.

Doch häufig funktioniert das Zusammenspiel zwischen Spooler und Drucker nicht - vor allem dann nicht, wenn beide Systeme von unterschiedlichen Herstellern stammen. Was fehlt, ist eine Spooling-Lösung, die mit allen Druckern gleichermaßen gut und zuverlässig kommuniziert.

Ein Spooler für alle Fälle: Universell, integrativ und zuverlässig

Will man bei der Anschaffung neuer Drucker auf Nummer Sicher gehen, kauft man in der Regel das Spool-System vom selben Hersteller. Auf diese Weise bleibt das Risiko gering, dass Spooler und Drucker nicht miteinander harmonieren. Doch selten finden sich im Unternehmen nur Drucker von ein- und demselben Hersteller. Die Druckerwelt ist typischerweise heterogen und damit auch das Spooling.

Nur – muss das sein? Warum bei jedem neuen Drucker immer wieder einen dafür passenden Spooler kaufen? Warum nicht ein universelles Spool-System einsetzen, das mit allen Druckern zuverlässig kommuniziert?

Mehr noch: Moderne Druckpool-Lösungen bieten Funktionen, die weit über das hinausgehen, was Spooling an sich können muss. Dazu gehören neben Konvertierung und DV-Freimachung auch verschiedene Features für den Farbdruck und die Archivierung.