Dokumenten-Management
Unter Dokumenten-Management versteht man die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Als elektronische Dokumente bezeichnet man nicht nur eingescannte, papiergebundene Schriftstücke, sondern vielmehr alle Arten von schwach- bzw. unstrukturierten Informationen, die innerhalb eines EDV-Systems als geschlossene Einheit vorliegen. Diese Definition umfasst, neben gescannten Schriftstücken, beispielsweise auch digital übermittelte Schriftstücke/Faxe, Dateien aus Office-Programmen, XML-Textdateien, Datenbanktabellen, Bilder und Grafiken - bis hin zu Multimedia-Daten wie Sound- oder Videodateien.
Aufgabe des Dokumenten-Management ist es, diese Vielzahl an unterschiedlichen Informationen und Dokument-Einheiten sinnvoll zu verwalten und für die Erledigung von Geschäftsprozessen bereit zu stellen, so dass die Durchführung der Aufgaben innerhalb dieser Prozesse logisch und im zeitlichen Ablauf unterstützt wird.
Neben Funktionen wie dem Ein- und Auschecken und der Versionierung von Dokumenten, sind hierbei eine Vielzahl anderer Verwaltungsfunktionen von Nöten, wie zum Beispiel die Bereitstellung von Metadaten für eine datenbankgestützte Dokumentensuche, das Zusammenführen zusammengehöriger Informationen aus unterschiedlichen Quellen, oder die automatisierte elektronische Archivierung.