Gestión de documentos
Por gestión de documentos se entiende la administración de documentos electrónicos utilizando bases de datos de apoyo. Un documento electrónico no es sólo un escrito en papel escaneado, sino cualquier clase de dato poco sólido o sin estructurar que constituye una unidad cerrada dentro de un sistema de procesamiento electrónico de datos. Además de los escritos escaneados, esta definición engloba también, por ejemplo, escritos/faxes transmitidos digitalmente, archivos de programas de Office, archivos de texto XML, tablas de base de datos, imágenes y gráficos, e incluso datos multimedia, como archivos de audio o de vídeo.
La tarea de la gestión de documentos consiste en administrar esta gran cantidad de unidades documentales y datos distintos de forma lógica, y prepararlos para llevar a cabo procesos empresariales, como apoyo lógico y cronológico para la realización de las tareas que forman parte de estos procesos.
Además de funciones como el check in (alta en un registro) y el check out (baja de un registro), y la creación de versiones de documentos, cabe destacar otras muchas funciones de gestión, como por ejemplo la preparación de metadatos para buscar documentos con ayuda de bases de datos, la combinación de datos procedentes de distintas fuentes que estén relacionados entre sí, o el archivo electrónico automatizado.