Rechnungsversand – per Brief oder E-Mail bzw. im Web-Portal

Sie führen ein neues Telekommunikationsprodukt ein. Aufgrund des hohen Wettbewerbsdrucks ist ein physischer Versand der Rechnung nicht oder nur mit einem Aufpreis rentabel. Ihr Unternehmen legt fest, dass der Kunde selbst entscheiden soll, auf wel­chem Weg er die Rechnung erhalten möchte: Als Brief, per E-Mail oder als PDF im Web-Portal. Beim Generieren der Rechnung sollen diese auch gleich als PDF/A für die revisionssichere Langzeitarchivierung zur Verfügung gestellt werden.

Die Lösung

Die Compart Lösung nimmt den Rechnungsdatenstrom aus Ihrem Billing-System entgegen und erstellt aus diesem einzelne Rechnungen. Anhand des Kriteriums, in welcher Form Ihr Kunde die Rechnung zugestellt bekommen möchte, veranlasst die Compart Lösung den Druck der Rechnung oder erstellt die Rechnung im PDF-Format und verschickt dieses per E-Mail oder stellt dieses Ihren Kunden zum Download im Web-Portal zur Verfügung. Im gleichen Schritt werden PDF/A-Dokumente zur revisionssicheren Langzeitarchivierung erstellt und Ihrem Archivsystem hinzugefügt.

Selbstverständlich lassen sich auch komplexere Vorgänge mit unserer Lösung abbilden:
Ist beispielsweise die E-Mail-Adresse des Empfängers ungültig, kann die entsprechende Fehlermeldung von der Compart Lösung verarbeitet werden und der Druck sowie der optimierte Versand der Rechnung veranlasst werden.

Ihr Nutzen

  • Integration mit vorhandenen Anwendungen und Systemen, wie beispielsweise Billing oder CRM
  • Die Dokumente werden über den vom Kunden präferierten Weg zugestellt
  • Die Konfiguration der Dokumentenerstellung und –auslieferung erfolgt zentral an einer Stelle
  • Leichtes Abbilden auch von komplexen Verarbeitungsregeln

 

Ihr Callcenter benötigt sofortigen Zugriff auf die an Kunden verschickten Dokumente

Ihre Marketingabteilung hat durch ein Mailing Ihre Kunden auf ein neues Telekommunikationsprodukt hingewiesen. Am Tag darauf erhält Ihr Callcenter viele Nachfragen zu diesem neuen und innovativen Produkt, hat aber keinen Zugriff auf die Schreiben, die als Briefe an die Kunden geschickt wurden.

Der AFP-Druckdatenstrom ist zwar auf einem Fileserver verfügbar, allerdings für Ihr Callcenter nicht nutzbar.

Die Lösung

Die Compart Lösung kann den Druckdatenstrom „on-the-fly“ nach der Kundennummer des Anrufers im Callcenter durchsuchen und aus diesem das an den Kunden geschickte Schreiben extrahieren und in der gewohnten Applikation für den Callcenteragenten darstellen. Für ihn macht es keinen Unterschied, ob er auf PDF/A-Dateien aus dem Archiv zugreift oder ob Dokumente bei Bedarf aus Druckdatenströmen extrahiert werden können – er ist in der Lage, Kundenanfragen zeitnah und kompetent zu beantworten.

Ihr Nutzen

  • Kundenanfragen können zeitnah und kompetent beantwortet werden – die Zufriedenheit Ihrer Kunden steigt messbar
  • Kundenrelevante Informationen können jederzeit aufgerufen werden – unabhängig davon, ob die Dokumente bereits aufbereitet im Archiv liegen oder sich in einem Druckdatenstrom befinden
  • Sehr leichte Integration in vorhandene Umgebungen und Abläufe

Sprechen Sie uns an, um zu erfahren, wie sich auch in Ihrem Unternehmen mit den Lösungen von Compart neue Wege beschreiten lassen.