Automatisierter Dokumentenversand mit Vorsortierung und Portooptimierung bei Nordrhein-Westfalens größtem Druckdienstleister

"Die Umsetzung war sehr komplex, sodass wir zu Projektbeginn die Unterstützung von Compart benötigten."

 

Dirk Niemeyer
Dirk Niemeyer
krz Minden

Eine Frage des Standards: Automatisierter Dokumentenversand mit Vorsortierung

Aller Digitalisierung zum Trotz: In Deutschlands Kommunen gibt Papier immer noch den Ton an. Das Kommunale Rechenzentrum Minden – Ravensberg/Lippe verschickt im Auftrag der Landkreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe jährlich acht Millionen Sendungen auf dem klassischen Postweg. Die Aufbereitung der Dokumente für den Druck und Versand erfolgt mit DocBridge® Pilot standardisiert und automatisiert.  

8 Millionen Sendungen jährlich auf dem klassischen Postweg

Weniger Porto durch Vorsortierung und Sendungsbündelung

HoheProzess-
sicherheit
Fehlerrisiko gleich Null

Ausgefeilte Dokumenten-
analyse

Gesamte Kundenreferenz anzeigen

Auch wenn seit Januar 2018 De-Mail für Deutschlands Verwaltungen gesetzlich vorgeschrieben ist: Es bleibt abzuwarten, ob und wie sich dieser elektronische Kanal als Alternative zum klassischen Postversand in der Kommunikation zwischen Bürger und Behörden durchsetzen wird. Dirk Niemeyer vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe glaubt nicht, dass über Nacht „der Schalter umgelegt“ wird. „Secure-Mail-Lösungen wie E-Post und De-Mail wurden zwar intensiv und lange beworben, spielen aber heute nach wie vor keine große Rolle. Ob diese formatabhängigen Medien überhaupt geeignet sind, einen Umschwung hin zum elektronischen Versand zu erreichen, scheint fraglich. Stattdessen scheint der Weg hin zu formatunabhängigen bzw. inhaltsorientierten Medien wie HTML5 erfolgversprechender zu sein.“

Der Leiter des Geschäftsbereiches Produktion beim in Lemgo ansässigen Rechenzentrum ist sich sicher, dass die weitgreifende Umstellung auf digitale Kommunikation im öffentlichen Sektor noch einige Zeit in Anspruch nimmt. Dass sie kommt, daran zweifelt er nicht – schließlich verpflichtet das E-Government-Gesetz (EGovG) alle Städte und Kommunen ab 2020, von der papiergebunden auf die digitale Aktenführung umzusteigen.

Druckvolumen steigt – der Aufwand auch


Noch aber dominiert Papier das Output-Management im öffentlichen Sektor. So wie beim krz, das Dokumente überwiegend physisch versendet – auch wenn die Kommunikation über De-Mail und E-Post möglich ist. Rund 30 Millionen Dokumentseiten werden im hauseigenen Druck- und Versandzentrum jährlich produziert und zu acht Millionen Sendungen gebündelt und anschließend kuvertiert: Sozialhilfebescheide, Wahlbenachrichtigungen, Bußgeldbescheide, Verbrauchsabrechnungen, Grundbesitzabgabenbescheide, Rechnungen, Anmeldebestätigungen etc. Den größten Anteil machen Gehaltsbescheide aus. Mehr als 180.000 Angestellte in Behörden und öffentlichen Einrichtungen bekommen ihre Lohnabrechnung heute aus Lemgo. Damit ist das krz der größte kommunale Druckdienstleister in Nordrhein-Westfalen.

Und das Druckvolumen steigt weiter. Vor allem bei den Entgeltbescheiden ist ein deutlicher Zuwachs zu verzeichnen. Doch was zunächst erfreulich klingt, erwies sich in der Vergangenheit zunehmend als Hindernis. Auf Grund der Vielzahl an unterschiedlichen Kunden, die das Rechenzentrum bedient, nahm die Sortierung der Dokumente immer mehr Zeit in Anspruch. Es existierten sehr viele kleine Drucklisten pro Mandant, die sich für den Versand nur schwer zusammenführen ließen.

Gesucht: Software für die automatisierte Sortierung


Was fehlte, war eine Technologie zur automatisierten Bündelung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Sinne eines optimalen Druck-Handlings. Deshalb entschlossen sich Dirk Niemeyer und seine Mitarbeiter, die Software DocBridge Pilot einzuführen. Mit dem von Compart entwickelten Tool ist es heute möglich, die Entgeltbescheide nach Mandanten zu sortieren und mit ihren jeweiligen Untermandanten zu einem Druckstapel, versehen mit einem Deck- und einem Schlussblatt, zusammenzuführen. Zusätzlich prüft DocBridge Pilot, ob einem einzelnen Personalfall weitere Dokumente zugeordnet werden können, die vielleicht nur einmal im Jahr erzeugt werden (zum Beispiel Jahresentgeltnachweise und DUEV-Bescheinigung). Diese Schriftstücke wurden bisher separat gedruckt, kuvertiert und versendet. Mit der neuen Lösung von Compart spart das krz dagegen beträchtliche Briefumschläge und Portokosten.

Diese Bündelung ist ein großer Vorteil von DocBridge® Pilot, denn dadurch konnten durch den Wegfall der manuellen Sortierung zwei volle Arbeitstage eingespart werden.

Doch die mandantenbezogene Stapelverarbeitung für Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist nur ein Aspekt. Richtig spannend wird es beim Einsatz von DocBridge® Pilot im Bereich der Standarddokumente. Ziel ist es hier, alle Dokumente zu analysieren und für den elektronischen und physikalischen Versand automatisiert aufzubereiten. Dabei spielt es keine Rolle, aus welchen Applikationen bzw. in welchem Format sie angeliefert werden. Kein leichtes Unterfangen, wie sich Dirk Niemeyer erinnert. „Die Umsetzung war sehr komplex, so dass wir zu Projektbeginn die Unterstützung von Compart benötigten.“

Die Schwierigkeit zeigte sich zum Beispiel darin, dass ein Workflow etabliert werden musste, mit dem eine zuverlässige Dokumentenanalyse möglich ist. Heute ist sie Realität. Das Grundprinzip: Jedes Schriftstück erhält einen sogenannten Dokumentenschlüssel (ID), der alle für die automatisierte Verarbeitung notwendigen Daten enthält. Dabei geht es um Fragen wie: Worum handelt es sich bei dem Schriftstück (Bußgeldbescheid, Kindergartenbeitrag, Sozialhilfebescheid etc.)? Was soll damit gemacht werden (z. B. Archivierung, physischer oder elektronischer Versand)? Welche Referenzen sind enthalten (z. B. Auftrags-/Bestellnummer, Aktenzeichen, Matchcode)? Über eine entsprechende Konfiguration analysiert DocBridge® Pilot zunächst die aus den Fachanwendungen kommenden Dateien.

DocBridge® Pilot vergleicht also die Dokumenten-ID mit einer hinterlegten Steuerungstabelle: Je nach Schlüssel wird dann die weitere Verarbeitung festgelegt. Gleichzeitig erzeugt das System einen entsprechenden Report mit den zugehörigen Datensätzen. Im Falle eines digitalen Versands wird dabei auch geprüft, ob der Empfänger überhaupt ein Konto für die elektronische Zustellung besitzt. Wenn ja, dann muss außerdem validiert werden, ob im jeweiligen Fachverfahren das Aktenzeichen mit dem Namen und der Mailadresse übereinstimmt. Erst danach wird sicher elektronisch zugestellt.

Gemessen: Fehlerrisiko gegen Null


Dirk Niemeyer und seine Mitarbeiter sind zufrieden mit den neu etablierten Abläufen. Das Hauptziel, die Optimierung und Standardisierung bestehender manueller Prozesse, wurde erreicht. Zudem profitiere man von deutlich geringeren Kosten, so der Manager. So habe man beispielsweise allein durch den Wegfall der manuellen Sortierung zwei Arbeitstage eingespart. Gleichzeitig ist die Prozesssicherheit gestiegen. „Dank DocBridge® Pilot sind menschliche Fehler bei der Verarbeitung heute nahezu ausgeschlossen“, bringt es Jan Tümce, verantwortlicher Output-Manager, auf den Punkt.

An der Compart-Lösung gefällt ihm vor allem der hohe Automatisierungsgrad bei den Abläufen. Jeder physikalische und elektronische Ausgabekanal kann je nach Wunsch „bestückt“ werden. Hinzu kommen die ausgefeilten Möglichkeiten für ein detailliertes Monitoring. „Eine der größten Stärken von DocBridge® Pilot ist die Fähigkeit zur Komprimierung von großen Ausgangsdateien.“ Auch das auf einer relationalen Datenbank beruhende Prinzip der Compart-Software schätze man. Damit sei es ein Leichtes, Objekte und Felder in einem Dokument nach Belieben anzuordnen und zu recherchieren bzw. auszulesen, so Jan Tümce weiter.

Geplant: Noch bessere Nutzung von Portorabatten


Die Einführung selbst verlief reibungslos, wie Jan Tümce betont. „Dank der kompetenten Unterstützung von Compart konnten wir Probleme frühzeitig erkennen und beheben. Es zeigte sich, dass Compart über ein exzellentes Know-how zu den Abläufen im Dokumenten- und Output-Management besitzt.“ Das Unternehmen sei eine bekannte Größe auf dem Markt mit entsprechender Reputation. Zudem besitze es ein kompetentes Entwicklerteam und einen äußerst professionellen Support.

Angesichts dieser Erfolgsgeschichte entschloss man sich, eine weitere Software von Compart einzusetzen: DocBridge® FileCab – eine Anwendung, mit der sich individuell erstellte Dokumente (Außendienstmitarbeiter, PC-Arbeitsplätze in Filialen, externe Dienstleister, Partner und angeschlossene Organisationen) in das zentrale Output-Management einbetten lassen. Kunden versprechen sich eine deutliche Arbeitserleichterung durch den Wegfall manueller Tätigkeiten sowie eine deutliche Kostenreduzierung durch die optimale Ausschöpfung von Portorabatten.

© Kommunales Rechenzentrum Minden - Ravensberg/Lippe (krz)

Kommunales Rechenzentrum Minden – Ravensberg/Lippe (krz)

Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts in der Form eines Zweckverbandes. Dessen Träger sind die drei Kreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe sowie alle 36 Städte und Gemeinden aus diesen Kreisgebieten. Sitz des 1971 gegründeten krz ist Lemgo. Zu seinen Kernaufgaben gehören die Entwicklung, Einführung und Wartung von Fachanwendungen für die hiesigen Kommunalverwaltungen sowie der professionelle Betrieb des Rechenzentrums einschließlich der Bereitstellung von Netzwerktechnologie und Hardware sowie des Erbringens von Dienstleistungen wie Beratung, Schulung, Installation, Wartung und Support.

Das krz beschäftigt mehr als 270 Mitarbeiter und ist bekannt für seinen ausgeprägten Datenschutz. Es war der erste kommunale Service-Provider in Deutschland, der durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert wurde. In den Kommunalverwaltungen des zugehörigen Verbandsgebietes werden derzeit rund 8.000 PC-Arbeitsplätze mit etwa 10.500 Endgeräten durch das krz unterstützt. Die Datenverfügbarkeit liegt bei nahezu 100 Prozent, der Zugriff durch Kunden ist ganzjährig rund um die Uhr gewährleistet. Heute setzen Städte und Gemeinden mit einem Einzugsgebiet von mehr als 11,5 Millionen Einwohnern die Anwendungen und Technologien des krz ein bzw. greifen auf dessen Dienstleistungen zurück.

Im hauseigenen Druck- und Versandzentrum werden jährlich etwa 30 Millionen Dokumentseiten gedruckt, zu acht Millionen Sendungen gebündelt und kuvertiert und an rund 550 Kunden in ganz Deutschland verschickt. Zuständig sind dafür 17 Mitarbeiter.

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